Un software de recursos humanos o HCM es una herramienta imprescindible para facilitar, agilizar, optimizar y documentar los procesos relacionados a la gestión del capital humano y en general a brindar soluciones al área de recursos humanos.
Descubre qué características ofrece un software de recursos humanos y cómo encontrar el que mejor se adapte a tu organización y estructura.
¿Qué es un software de recursos humanos o HCM?
HCM hace referencia a Human Capital Management, o traducido, Gestión del Capital Humano.
Un software de Recursos Humanos o un HCM podemos definirlo como aquel conjunto de funcionalidades destinadas a alcanzar objetivos estratégicos a través de la transformación digital.
Estamos hablando de software específicamente diseñados para la gestión de los diferentes aspectos entorno al capital humano.
¿Qué puede gestionar un software de RRHH o HCM?
Procesos de onboarding
Digitalizando el proceso de inducción con un software de RRHH sin duda das la bienvenida a tus nuevos colaboradores con el pie derecho. Con un sistema de recursos humanos, podrás gestionar la incorporación de tus nuevos colaboradores de forma rápida y sencilla, enviándoles correos y notificaciones sobre la documentación de deben compartir, automatizando tareas y ofreciéndole toda la información necesaria para su primer día de trabajo.
Gestor documental
Un software de RRHH te permite organizar, almacenar y compartir la documentación de los colaboradores de la forma más eficiente, dejando atrás las montañas de papeles y los archiveros. El ahorro de costos y tiempo es una de los beneficios más claros que aporta un software de RRHH que digitaliza los documentos.
Organigrama y expedientes digitalizados
Digitalizar desde el inicio el expediente de cada colaborador permite una gestión del personal mucho más eficiente. El área de RRHH tiene todos los expedientes en formato digital, actualizados y conectados con todas las incidencias e información del colaborador.
Además de tener los expedientes digitalizados, un softwsre de RH facilita la coordinación entre los equipos y el flujo de los procesos, gracias a la creación automática del organigrama, permitiendo que los colaboradores conozcan la estructura de tu empresa y a quien recurrir en determinado caso.
Comunicación interna
Si el software de RRHH que implantes dispone de un módulo de comunicación, podrás compartir con tu plantilla todas las noticias y notificaciones que sea necesario. Sin duda, mantener una buena comunicación con los colaboradores mejora su motivación e integración.
Pandapé ofrece la posibilidad de a hacerlo con mayor nivel de personalización, efectividad y control, a través de funcionalidades como una red social corporativa, un panel de noticias y un buzón de consultas y sugerencias.
Control horario
Registra la asistencia de tus colaboradores de forma sencilla, con la posibilidad de configurar la jornada por cada colaborador y recibir reportes. Lleva el control de los registros de hora. Ten en cuenta que existen softwares de recursos humanos con un sistema de reloj checador muy desarrollado, que te permiten geolocalizar la ubicación de cada marcaje, identificar con reconocimiento facial qué trabajador está marcando su asistencia o disponer de distintos tipos de dispositivo (por ejemplo, no requiere lo mismo una fábrica donde los colaboradores acuden en turnos que una empresa de comerciales o promotores, que trabajan en ruta. Lo ideal es buscar un sotfware adaptado a lo que necesita cada tipo de organización).
Análisis y extracción de informes
Toma decisiones sobre tu equipo y los proyectos en los que están involucrados de forma mucho más sencilla, teniendo toda la información en un único lugar y obteniendo reportes con indicadores clave sobre tus colaboradores.
Vacaciones
Administra las vacaciones del equipo, asegurando que todos reciben sus días de descanso, sin que se vean afectados los proyectos de la empresa. ¡Olvídate del vaivén de información entre empleado, jefe directo y manager de RH!
Encuestas de clima
Descubre cuán valorados e identificados se sienten tus colaboradores con la cultura de tu empresa, a través de encuestas de clima que se envían en sencillos pasos y asegúrate de que todos las respondan, a través de recordatorios.
Salario emocional
Comparte con tu fuerza laboral todos los beneficios que la empresa tiene para ellos e incluso incluye la forma en cómo solicitarlos.
Estas son algunas de las funcionalidades más comunes que existen entre los diferentes sistemas de recursos humanos. De todos modos, ten en cuenta que varían siempre en función del tipo de HCM y las funcionalidades contratadas.
Los aspectos esenciales que siempre encontrarás son los siguientes:
- Adquisición de talento: La atracción y retención de los mejores colaboradores es uno de los aspectos más importantes a la hora de configurar un equipo.
- Gestión del equipo: Se caracteriza por establecer una comunicación fluida e instantánea, compartir información y poder administrar con eficacia aspectos tales como el control horario o las vacaciones.
- Optimización de la fuerza laboral: Aquí podemos hablar de cómo gestionamos nuestro equipo, administramos sus aptitudes y les ayudamos a crecer.
Software de RRHH, HCM, HRMS, HRIS…
Durante la búsqueda para encontrar la mejor herramienta de RRHH, puede que te encuentres con multitud de acrónimos que desconozcas. Debes saber que los términos que aparecerán a continuación son utilizados a menudo como sinónimo.
Aunque sí es cierto que existe cierta diferencia entre ellos, incluso los expertos en materia no consiguen ponerse de acuerdo en una definición específica que los distinga.
HRMS: Human Resources Management System o traducido, sistema de gestión de recursos humanos.
HRIS: Human Resources Information System, o sistema de información de recursos humanos.
El HCM acostumbra a relacionarse con el enfoque estratégico a través del cual se gestiona la fuerza laboral, mientras que el HRMS con la automatización de los procesos de RR.HH., así como la recopilación de información sobre el equipo, incidencias y otros aspectos.
Finalmente, HRIS es el menos utilizado, y al mismo tiempo, el más similar a HRMS.
¿Cómo escoger un software para la gestión de RH?
La decisión de contratar los servicios que un software de recursos humanos pasa por diferentes etapas. Por ello, te desglosamos las diferentes fases, para que sepas que debes tener en cuenta a cada momento:
1. Detección de una necesidad:
Para tomar la decisión de compra, primero debemos percatarnos de una carencia o necesidad de cambio en cuanto a nuestra metodología empresarial.
¿Qué buscamos solventar? Identifica con claridad los focos que deseas trabajar antes de decidirte por el software o herramienta HR. De esta manera, tendrás claros tus objetivos a la hora de realizar la adquisición.
Por otro lado, no debes olvidar la manera en la que gestionas actualmente el capital humano. ¿Cómo son los procesos más utilizados en tu empresa? Todo y que las herramientas puedan modificar la metodología que has utilizado hasta ahora, es conveniente establecer qué tipo de herramientas precisas para llevar a cabo todas las funciones del departamento.
Una vez definidos estos dos puntos, podemos iniciar la búsqueda.
2. Encuentra los aspectos que mejor coincidan con tu organización:
¿Cómo escoger el nuevo software? Una vez sabemos qué requiere nuestra empresa, debemos buscar aquellos aspectos que mejor encajen.
Estos son algunos de los puntos más importantes que deberás tener en cuenta en tu búsqueda:
- Capacidad: ¿De cuántos empleados dispone, y cuántos empleados puede cubrir la plataforma?
- Tipo de industria o empresa: No es lo mismo un negocio que permita teletrabajar, un negocio donde el trabajador se esté desplazando constantemente, o uno donde existan oficinas localizadas en un lugar concreto.
- Encuestas y reportes: ¿Necesitas extraer algún tipo de reporte concreto? Muchas compañías mexicanas buscan un HCM para poder cumplir con la NOM 035 y extraer los informes obligatorios. Si este aspecto se encuentra entre tus prioridades, asegúrate que encontrar una plataforma que cumpla este aspecto rigurosamente.
- Consideraciones técnicas: Compatibilidad entre los aspectos técnicos que ofrece la plataforma, y aquellos que pueda asumir la empresa (tipo de dispositivos, desarrollo y adecuación del HCM, etc.)
- Características funcionales: Herramientas que dispondrá el equipo para llevar a cabo sus funciones. Entre ellas, aquellas que sustituirán las viejas metodologías utilizadas antes del HCM (control de ausencias mediante Excel, etc.)
3. Solicitud de demo:
Cuando hayas encontrado la opción que mejor encaje con tu empresa, no dudes en solicitar una demostración gratuita. Estas demos acostumbran a ir dirigidas por un experto, que te guiará y te mostrará la interfaz del HCM.
De esta manera, podrás ver con antelación si la plataforma cumple con tus expectativas.
Recuerda que este será el momento de solventar todas tus dudas sobre la cohesión de empresa-software.
4. Implementación y evolución:
Cada empresa emplea un proceso propio para implementar y preparar el HCM.
El soporte técnico se encargará de preparar y probar la plataforma, para así asegurar que todas las funciones están operativas y funcionen perfectamente.
Ocasionalmente, puede que la empresa ofrezca una formación para el uso del HCM a través de reuniones o videos explicativos.
A medida que pase el tiempo y tu equipo se familiarice con el software, este evolucionará. Podrás decidir qué funciones son más útiles, así como aquellas que resulten prescindibles. En determinados HCM, también podrás ampliar el abanico de funciones contratados.
¿Por qué implementar un HCM o software de recursos humanos?
Hacer uso de un HCM implica mucho más que automatizar procesos o gestionar tareas de manera agilizada. Utilizar una plataforma de gestión del talento comporta un cambio en la cultura empresarial, que empieza en el departamento de RRHH y termina en el día a día del colaborador.
De esta manera, pueden priorizarse tareas centradas en la mejora de la employee experience, así como hacerlo sentir más integrado.
Estas son algunas de las características esenciales por las que resulta beneficioso implementar un software de recursos humanos:
- Trabaja con una única herramienta: El trabajo del departamento de RRHH podrá verse reflejado a través de un único software. Esto facilitará la visualización de datos y la unificación de éstos, permitiendo que la toma de decisiones sea más fácil.
- Consigue una mayor retención del talento: Ayuda a tus empleados a crecer dentro de la empresa a través de los planes de formación. Motivar a tu equipo para superarse impulsará el crecimiento de tu empresa, y su trayectoria profesional.
- Agiliza las tareas: una de las características esenciales de los HCM es la de realizar y liderar procesos de manera mucho más sencilla y rápida. Un ejemplo de ello son los onboardings, donde el nuevo trabajador puede compartir información y descubrir aspectos esenciales de su nuevo puesto a través de la herramienta.
- Seguridad de datos: Mantener toda la información en un único lugar, protegido y en la nube, te permitirá acceder a él desde cualquier lugar. Por otro lado, evitarás la fuga de información a través de otros sistemas menos seguros.
- Consigue respuestas inmediatas: Al hacer uso de este tipo de herramientas, podrás obtener respuestas inmediatas sobre aspectos esenciales como las vacaciones, ausencias etc. Además, las herramientas como organigramas ayudarán a obtener información al instante, sin necesitar preguntar a terceros.
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