Com a obrigatoriedade do eSocial na admissão digital, o processo de contratação exige ainda mais atenção: agora, tudo precisa estar alinhado com as exigências legais e enviado corretamente ao sistema do governo.
Se você trabalha com RH, sabe que o prazo, a organização dos documentos e o envio correto das informações são fatores que podem evitar muitos problemas. Neste artigo, você vai entender:
- O que significa usar o eSocial na admissão digital;
- Quais são os prazos e documentos exigidos;
- Por que essa integração é tão importante;
- Passo a passo para garantir a conformidade;
- Dúvidas mais frequentes no uso do esocial na admissão digital;
- Os benefícios de contar com um software de recrutamento e seleção com admissão digital integrada, como o Pandapé.
O que é o eSocial na admissão digital?
A admissão digital é o processo de contratação realizado de forma totalmente online: desde o envio de documentos e dados pessoais até a assinatura eletrônica do contrato.
O eSocial, por sua vez, é o sistema do governo federal que centraliza o envio de todas as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas. Isso inclui eventos como admissões, desligamentos, afastamentos, alterações contratuais e muito mais.
Ou seja, unir digitalização + conformidade é o caminho para um RH mais moderno, eficiente e seguro.
Para isso, é essencial que o RH:
✅ Organize os documentos do novo contratado com antecedência;
✅ Garanta a consistência dos dados cadastrais;
✅ Envie os eventos de admissão dentro do prazo via sistema de folha de pagamento.
Principais eventos de admissão no eSocial e seus prazos:
| Evento | Descrição | Prazo de envio |
| S-2190 | Registro preliminar de trabalhador | Opcional. Pode ser enviado até o dia anterior ao início das atividades do trabalhador. |
| S-2200 | Cadastramento inicial do vínculo e admissão do trabalhador | Caso o S-2190 não tenha sido enviado, o prazo é até o dia anterior ao início das atividades. Se o S-2190 foi enviado, o prazo é até o dia 15 do mês subsequente ao início das atividades. |
| S-2300 | Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário | Deve ser enviado até o dia 15 do mês seguinte à admissão, desde dos leiautes de remuneração.que não ultrapasse a data do envio |
Benefícios da admissão digital integrada ao eSocial
Ao integrar a admissão digital ao eSocial, as empresas ganham agilidade, segurança jurídica e uma melhor experiência para o candidato. Confira os principais ganhos:
Redução de erros e inconsistências
Ao permitir que o próprio candidato preencha seus dados online, as chances de erro diminuem drasticamente. Informações como CPF, dados bancários e endereço vêm direto da fonte, seu futuro colaborador.
Mais agilidade no processo de contratação
A digitalização elimina o vai e vem de papelada e reduz etapas manuais. Resultado: menos tempo entre a aprovação do candidato e a formalização da contratação.
Conformidade legal automática
Ao realizar a admissão digital integrada ao eSocial, os dados coletados já seguem o layout e os requisitos exigidos pelo governo. Isso evita erros que poderiam gerar rejeições ou multas.
Melhor experiência para o candidato
Um processo 100% online passa mais modernidade e transparência para os novos colaboradores, fortalecendo a marca empregadora.
Como o eSocial funciona na prática: etapas e impacto na rotina do RH
Se você ainda tem dúvidas sobre como o eSocial impacta o processo de admissão digital, é importante entender como esse sistema opera no dia a dia das empresas.
Veja abaixo como funciona o fluxo da admissão digital com foco no eSocial e o que o RH precisa fazer para garantir a conformidade:
1. Coleta e organização dos dados do colaborador
O primeiro passo é reunir todas as informações exigidas pelo eSocial, como:
- Tipo de contrato e jornada de trabalho;
- Cargo e função;
- Dados de contribuições previdenciárias;
- Informações da folha de pagamento;
- Registro de riscos ocupacionais (se houver);
- Outras obrigações, como aviso prévio (em casos de desligamento futuro).
Dica: se sua empresa usa um software de recrutamento e seleção que oferece admissão digital, muitos desses dados já podem ser captados de forma automática durante o processo seletivo, reduzindo o retrabalho.
2. Qualificação Social: validação prévia dos dados cadastrais
Antes de enviar qualquer evento ao eSocial, é preciso garantir que os dados cadastrais do novo colaborador estejam corretos e consistentes. Esse processo, chamado de qualificação social, é importante porque, caso haja divergências no cadastro do eSocial, o trabalhador pode ter dificuldades para acessar benefícios, como o FGTS, por exemplo.
Funciona como uma checagem cruzada com as bases de dados do governo (Receita Federal, INSS, Justiça Eleitoral e Caixa Econômica Federal) e é feita na própria ferramenta de Qualificação Cadastral disponível no portal do eSocial. Saiba mais aqui.
3. Preenchimento e envio dos eventos obrigatórios
Com os dados organizados e validados, chega o momento de preencher os eventos de admissão no sistema de folha de pagamento (o mais indicado) ou diretamente no portal do governo, seguindo o passo a passo:
- Acesse o portal do eSocial;
- Clique na opção “Empregador Doméstico” ou “Empresas”;
- Preencha os dados solicitados (CNPJ ou CPF, senha de acesso, etc.);
- Clique em “Gestão de Trabalhadores” ou “Admissão”;
- Informe os dados do novo funcionário nos campos indicados;
- Confirme e envie.
4. Validação pelo sistema do governo
Após o envio, o próprio eSocial realiza uma checagem automática para validar se as informações estão completas e corretas. Se houver algum erro, o retorno costuma ser imediato, e a empresa deve fazer as correções o quanto antes.
5. Distribuição das informações aos órgãos competentes
Com os dados validados, o eSocial faz o envio automático das informações para os órgãos responsáveis:
| Órgão | Função |
| Receita Federal | Fiscalização de tributos |
| INSS | Controle das contribuições previdenciárias |
| Ministério do Trabalho | Fiscalização das normas trabalhistas |
6. Armazenamento e consulta das informações
Após o processamento, todos os dados ficam disponíveis no sistema do eSocial, acessíveis tanto para os órgãos públicos quanto para a própria empresa, facilitando futuras consultas, auditorias ou correções.
E se minha empresa não se adequar ao eSocial na admissão digital?
Quando a empresa não se adequa às exigências do sistema, as consequências custam caro:
- Multas automáticas: o eSocial gera multas por atraso ou informações incorretas, de forma automática;
- Passivos trabalhistas: dados inconsistentes podem prejudicar os direitos do trabalhador e gerar ações judiciais;
- Retrabalho e perda de produtividade: sem um processo digital e integrado, os erros e correções são frequentes e custosos;
- Prejuízo na imagem da empresa: um processo de admissão errado impacta negativamente a experiência do candidato e a reputação da sua empresa como empregadora.
Mudanças recentes no eSocial: o que o RH precisa saber em 2024
O eSocial passou por atualizações importantes com a entrada em vigor do Leiaute S-1.2, em 2024. Veja as principais mudanças:
- Novo leiaute (S-1.2): adaptação obrigatória nos sistemas de folha e admissão, com novos campos e ajustes em eventos como o S-1210 (pagamentos);
- PIS/PASEP: o cálculo passou a ser informado via o evento S-5011, exigindo atenção na reabertura da folha de pagamento, quando necessário;
- Eventos de processos trabalhistas: os novos eventos S-2500 e S-2501 exigem envio de dados sobre processos judiciais, pensões alimentícias e IRRF;
- FGTS Digital: o novo Totalizador 5503 passou a centralizar os valores de FGTS, facilitando o recolhimento por meio de guias digitais;
- Fim da DIRF: as informações de rendimentos e deduções agora são reportadas diretamente nos eventos S-1210 e S-2501, eliminando a obrigatoriedade da DIRF.
Perguntas frequentes sobre eSocial na admissão digital
É obrigatório usar o eSocial na admissão?
– Sim. Toda empresa contratante precisa informar ao eSocial as admissões antes do início das atividades dos colaboradores.
Ainda posso fazer a admissão por papel e depois lançar no sistema?
– Não é recomendado. A prática aumenta os riscos de erro e perda de prazo. A digitalização garante conformidade e agilidade.
Preciso de um software específico para isso?
– Embora o envio possa ser feito manualmente, utilizar um software como o Pandapé facilita muito o processo e evita erros críticos.
É permitido fazer o registro retroativo?
– Não, a prática de registro retroativo não é permitida e indicada. A admissão deve sempre ser registrada com a data real de início, cumprindo rigorosamente os prazos exigidos para evitar passivos trabalhistas e autuações
O empregador que mantiver o empregado trabalhando não registrado paga multa?
– Sim, caso se trate de um trabalhador com vínculo CLT. De acordo com o artigo 47 da Consolidação das Leis do Trabalho, o empregador que mantiver um funcionário em atividade sem o devido registro na carteira de trabalho está sujeito a multa administrativa por infração.
Para mais informações ou possíveis dúvidas, acesse o portal de dúvidas do governo.
Como o Pandapé ajuda o RH a garantir agilidade e compliance no eSocial?
O Pandapé é o software de recrutamento e seleção usado por mais de 10.000 empresas para garantir:
✔️ Integração total entre recrutamento, admissão digital e folha de pagamento;
✔️ Validação automática de documentos com tecnologia OCR;
✔️ Exportação fácil dos dados para o eSocial;
✔️ Histórico completo de cada admissão para auditorias e compliance.
Com um processo estruturado, tecnologia adequada e uma plataforma como o Pandapé, seu RH ganha tempo, reduz erros e garante a conformidade legal com o eSocial na admissão digital.
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