¿Cómo llevar el control de asistencia en el teletrabajo y otros esquemas flexibles?

Si a inicios de 2020 nos hubieran preguntado cuál era el objetivo o beneficio del teletrabajo, diríamos simplemente que para asegurar la continuidad de la operación en las empresas y mantener seguros a los colaboradores.

Hoy es mucho más que eso, implementar esquemas de trabajo flexibles puede ayudarte a atraer y retener al talento ideal sin importar en donde se encuentren; incrementar la motivación, compromiso y productividad; reducir retardos, ausencias e incluso costos de servicios, etc. 

Pero sin duda esta transición implica muchos desafíos y adaptaciones, desde lo que a infraestructura tecnológica se refiere, organización de la plantilla y hasta de mindset. Esto último, derivado principalmente de la desconfianza de si las labores puedan seguir ejecutándose de forma adecuada y de no saber cómo evaluar o confirmar la asistencia de los colaboradores en esquemas laborales flexibles, llámese teletrabajo, esquema híbrido, horario combinado, etc. 

Descubre ¿Cómo medir el desempeño de los colaboradores en el teletrabajo?

 Y mientras algunos están adaptándose muy bien al sistema de trabajo por objetivos, hay quienes siguen prefiriendo el control de asistencia, ya sea por elección o porque así conviene a la empresa, dada la naturaleza del negocio. 

Si deseas llevar el control de asistencia en el teletrabajo de forma efectiva, te mostramos cómo puedes gestionar el control horario con éxito, compartiendo consejos para optimizar su implementación y contándote los beneficios de hacerlo con un software especializado.

¿Cómo ha cambiado la gestión del control de asistencia?

La forma en como una empresa elige llevar a cabo el registro de la hora de entrada, pausas y salida de los empleados, depende de aspectos como el tamaño de la plantilla, el presupuesto, el giro y ubicación de los colaboradores y por supuesto lo familiarizadas que estén con la tecnología.

Antes de tener que recurrir al teletrabajo, eran -hasta cierto punto- útiles las herramientas de fichaje como sistemas de control biométrico, lectores de huella digital o sistemas con tarjetas e incluso de forma manual en un libro de registro, pero está más que claro que esos métodos no son aptos o completamente adaptables para el teletrabajo u otros esquemas laborales flexibles.

¿Cómo realizar de forma efectiva el control de asistencia en el teletrabajo?

El crecimiento de la tecnología y la transformación digital en el campo de los Recursos Humanos, hacen posible contar con mecanismos más especializados, que permiten atender eficientemente las necesidades en términos de control de asistencia.

Hoy por hoy, existen softwares para la gestión de capital humano como Pandapé, cuyo registro horario multidispositivo permite gestionar a los colaboradores en esquemas laborales flexibles, tales como:

• Kiosco checador. Permite registrar entradas y salidas con un código seguro y único de 6 dígitos, directamente en un dispositivo ubicado en el centro de trabajo.
• Web. Para registrar su jornada desde una computadora, accediendo a la plataforma con sus datos de acceso.
• App Móvil con geolocalización. Con la app móvil, los colaboradores pueden checar y registrar todo tipo de ausencias desde su celular, estén donde estén. Especialmente útil para colaboradores cuyas actividades se deban llevar a cabo en diferentes ubicaciones.

La opción web y app móvil son muy útiles cuando se realiza home office, y en el caso del modelo híbrido, el kiosco checador resultaría ser la mejor opción.

Beneficios de llevar el control horario con Pandapé

Todas estas funcionalidades, permiten a las empresas otorgar a los colaboradores herramientas útiles y sencillas, que vayan acorde a la dinámica de trabajo, mientras que al HR manager le ayuda a hacer su labor de forma más eficiente al:

• Personalizar las jornadas, de acuerdo a las políticas de la empresa. 
• Configurar las jornadas por cada colaborador, equipo o centro de trabajo.
• Identificar la ubicación de los colaboradores en caso necesario.
• Alojar la información en la nube 
• Controlar los registros en tiempo real.
• Recibir notificaciones de incidencias, retardos o faltas y revisando el panel de reportes automáticos.
• Calcular las horas de trabajo, el cumplimiento de los descansos, horas extra, etc.
• Obtener reportes descargables. 

Todo esto se realiza a través de la plataforma digital a la que los administradores tienen acceso con sus usuario y contraseña, desde cualquier computadora con acceso a internet.

Cinco consejos para llevar un óptimo control de asistencia 

Trabajar en un esquema flexible requiere acordar ciertas normas, pero cuando de registro horario se trata, te recomendamos considerar algunas de las siguientes:

1. Crea una política en la que formalices las condiciones de trabajo a distancia, específicamente:

• Sobre jornadas, horario y ubicación.
• El protocolo para informar y corregir las faltas
• Cómo informar errores

2. Informa los beneficios de realizar el registro horario, tanto para la empresa y para ellos, como en términos legales. 

3. Crea recordatorios para minimizar los descuidos, durante los días de adaptación al sistema.

4. Corrobora que los colaboradores poseen los recursos tecnológicos y las habilidades necesarias para gestionar esta tecnología.

5. Toma medidas disciplinarias en caso de que no se esté utilizando el método de control horario.
No sin antes conocer el motivo por el cual no se está haciendo, ya sea por la plataforma, por desconocimiento u otra razón que requiera atención especial.

+ PLUS: Ábrete al reconocimiento de que el trabajo a distancia debe enfocarse en resultados, haciendo énfasis en la medición de la productividad a través de tareas, metas u objetivos.

Fichaje multidispositivo, reloj checador digital y mucho más, con Pandapé facilita el desarrollo de las actividades propias de la gestión de RR.HH., sin importar el esquema laboral en el que trabajen. ¡Solicita una demo gratuita de la plataforma!

Disclaimer: la información contenida en el presente sitio web no constituye asesoramiento legal de ningún tipo por parte de DGNET Ltd (Pandapé). Este artículo no puede ser considerado como un consejo o recomendación legal. Si desea asesoramiento legal específico sobre los temas tratados en el presente documento, deberá consultar a un abogado.