NOM-037 | Guía sobre la norma de seguridad en el home office

El 8 de junio de 2023, se publicó en el Diario Oficial de la Federación, la NOM-037-STPS-2023 mejor conocida como NOM-037, la cual establece las condiciones de seguridad y salud en el teletrabajo.

Listas de verificación, políticas, reversibilidad y desconexión, son algunos de los conceptos con los que las empresas deberán familiarizarse. 

Por ello, te invitamos a seguir leyendo y conocer todo lo que debes saber si tienes trabajadores desempeñándose en lugar diferente al centro de trabajo.

Norma Oficial Mexicana 037, todo lo que debes saber

¿Qué es la norma 037? ¿Cuál es su objetivo? ¿Para quién aplica esta nueva norma oficial? ¿Cuándo entra en vigor? En esta guía vamos a aclarar todo lo que necesitas saber sobre la llamada norma del teletrabajo.

¿Qué es la NOM-037?

La NOM-037 es la Norma Oficial Mexicana que establece las condiciones de seguridad y salud en los lugares en donde las personas bajo la modalidad de Teletrabajo realicen sus actividades. 

Su objetivo es el de prevenir accidentes y enfermedades, así como promover un medioambiente seguro y saludable en su entorno laboral, por ello distingue y hace recomendaciones para evitar riesgos físicos, ergonómicos y psicosociales durante el desempeño de labores en teletrabajo.

¿Cuándo entró en vigor la NOM-037 para el home office?

En el Diario Oficial de la Federación se estableció que la norma entraría en vigor a los 180 días naturales posteriores, mismos que se cumplieron el 5 de diciembre de 2023. 

¿Para quién es obligatoria la NOM-037-STPS-2023?

La NOM-037 rige en toda la República Mexicana y aplica a todos los centros de trabajo que tengan personas teletrabajadoras.

Se considera que una persona labora en esta modalidad cuando trabaja más del 40% de su jornada en un sitio distinto al centro de trabajo. 

Desde 2021, la LFT regula el esquema de teletrabajo en términos de obligatoriedad para establecer contratos por escrito, igualdad de salarios y prestaciones, respeto a la desconexión y pago proporcional de servicio. Conoce más sobre esto en «Nueva Ley del Teletrabajo en México: todo lo que debes sabes»

¿Cómo cumplir las obligaciones de la norma del teletrabajo?

Obligaciones para los empleadores 

La versión final que se publicó sobre esta norma, contempla 14 principales obligaciones para las empresas. A continuación te compartimos un resumen de ellos:

1. Contar con un listado actualizado de los teletrabajadores que, al menos, incluya:

• Datos personales (nombre, género, estado civil, domicilio y número telefónico).
• Datos del puesto (actividades a desarrollar, nombre y perfil ).
• Datos de la empresa (Razón social y domicilio del centro de trabajo).
• Porcentaje de tiempo para realizar teletrabajo.
• Listado del equipo de cómputo y ergonómico otorgado a la persona trabajadora.
• Lugares de trabajo convenidos. Deberán disponer de conexión a internet y buen estado de las instalaciones eléctricas; iluminación, ventilación y condiciones ergonómicas. Estos deberán ser fijos, siempre que se garantice que cuentan con lo requerido.

Nota: La confidencialidad de los datos contenidos en este listado es responsabilidad del patrón

2. Establecer por escrito, implantar, mantener y difundir una Política de Teletrabajo

Esta política deberá cumplir con las disposiciones del contrato colectivo de trabajo o del reglamento interior de trabajo, según aplique.

De manera general, deberá promover la prevención de riesgos, la perspectiva de género y la conciliación de la vida personal; evitar el aislamiento; señalar obligaciones e igualdad de derechos y establecer mecánicas para informar cambios, entre otros.

La versión publicada ahora también menciona que en la política de teletrabajo se deberá considerar la duración y distribución del horario pactado, el derecho a las pausas para descanso, la desconexión y las pausas de lactancia, si es que corresponde. 

3. Informar sobre los riesgos

Informar a los teletrabajadores y a la comisión de seguridad e higiene del centro de trabajo, sobre los riesgos relacionados con esta modalidad, y de la posible exposición a agentes y a factores de riesgo ergonómico y psicosocial.

4. Contar con la lista de verificación de las condiciones de seguridad y salud

A fin de que se cumpla con las condiciones en el teletrabajo, para evitar riesgos provocados por agentes físicos, factores de riesgo ergonómico o factores de riesgo psicosocial, así como cumplir con las medidas de seguridad e higiene establecidas por la Comisión Seguridad e Higiene.

5. Otorgar las facilidades para validar la información

Otorgar las facilidades para que la Comisión de Seguridad e Higiene valide la lista de las condiciones y la evaluación de los posibles riesgos, incluidas evidencias fotográficas o de video. Se puede optar por hacerlo mediante una visita previa autorización o proporcionar al colaborador la lista para su autoaplicación (la cual no significa el traslado de la responsabilidad, ni de la adecuación a cargo de su patrimonio).

Para corroborar la información se podrá solicitar al aspirante o teletrabajador, una comprobación a distancia por medio digitales.

5.1 La norma publicada contempla una segunda versión de la lista de verificación que servirá para aplicarla periódicamente y constatar la continuidad de las condiciones.

Recuerda. En caso de que el lugar propuesto por el aspirante a teletrabajador no cuente con las condiciones de seguridad y salud, no se podrá realizar teletrabajo.

6. Establecer y documentar el proceso de implementación del teletrabajo

Establecer y documentar el proceso de implementación de la modalidad presencial a teletrabajo y viceversa, que al menos, contemple: medios de comunicación entre ambas partes, condiciones en las que el teletrabajador asistirá al centro de trabajo, forma en que se supervisará el trabajo y manera en que se dará mantenimiento al equipo de cómputo o herramientas.

7. Proporcionar ciertos elementos para desarrollar las actividades fuera del centro de trabajo

El empleador, deberá porporcionar al teletrabajador silla ergonómica o apropiada, insumos necesarios para su adecuado desempeño, aditamentos que garanticen condiciones ergonómicas o posturales.

8. Establecer y documentar programas, y cómo proporcionar mantenimiento

Establecer y documentar programas, y la manera de proporcionar mantenimiento, en condiciones de seguridad, a los equipos para el manejo de la tecnología que se les proporcione a los teletrabajadores para el desempeño de sus actividades.

9. Proporcionar capacitación

Proporcionar capacitación al menos una vez al año a los trabajadores bajo la modalidad de teletrabajo, sobre las condiciones de seguridad y salud que deben tener y mantener en su lugar de trabajo.

10. Establecer mecanismos para la reversibilidad

Establecer mecanismos para la reversibilidad del teletrabajo a la presencialidad, cuando se informe de alguna condición, o alteración de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo, que justifique el regreso al trabajo presencial, o porque así convenga a sus intereses laborales.

11. Practicar los exámenes médicos que correspondan según lo previsto por la NOM-030

Practicar los exámenes médicos que corresponda a los teletrabajadores de conformidad con lo previsto por la NOM-030 y dar seguimiento a los avisos de accidente de trabajo reportados, cuando se hayan sufrido en el lugar de trabajo, con motivo o en ejercicio de sus actividades, siempre observando los protocolos establecidos por las instituciones de seguridad social.

12. Compartir la documentación que resulte con la Comisión de Seguridad e Higiene

Compartir la documentación que resulte del cumplimiento de norma a la Comisión de Seguridad e Higiene, incluyendo según aplique: la lista de verificación de las condiciones; la validación de ésta; la evidencia fotográfica o de video; los listados que comprueben los bienes y equipo de cómputo proporcionados.

13. Contar con mecanismos de atención para casos de violencia familiar

Estos deberán considerar, entre otras cosas, el retorno a la modalidad presencial de manera temporal o permanente.

14. Brindar el apoyo y las facilidades para que los teletrabajadores participen en la Comisión de Seguridad e Higiene o en la Comisión mixta de capacitación, adiestramiento y productividad.

Obligaciones para los teletrabajadores que marca la nom 037

La NOM-037 no solo pretende proteger las condiciones de seguridad y salud en el home office de cara a los colaboradores, sino que también establece sus obligaciones, lo que resulta de gran ayuda para las organizaciones.

• Brindar por escrito las facilidades para la comprobación física de las condiciones de seguridad y salud en el lugar de trabajo acordado con el patrón o aplicar la lista de verificación.

• Cumplir con la Política de Teletrabajo que establezca el patrón.

• Informar alteraciones de las condiciones o situaciones que impidan el desarrollo del teletrabajo en el lugar acordado, incluidos Acontecimientos Traumáticos Severos que hubiere presenciado o sufrido, con motivo o en ejercicio de su trabajo.

• Resguardar y conservar en buen estado los equipos, materiales, útiles y mobiliario ergonómico recibido. 

• Observar las disposiciones en materia de seguridad y salud en el trabajo, y someterse a exámenes médicos, de acuerdo a lo que establezca la NOM-030.

• Atender las políticas y mecanismos de protección de datos e información establecidos por el patrón, así como las restricciones sobre su uso y almacenamiento. 

• Informar por escrito y con antelación sobre cualquier cambio de domicilio definitivo o temporal, desde donde teletrabaja, a fin de comprobar que el nuevo lugar satisface los requerimientos. 

• Participar en los procesos de información de riesgos relacionados con sus actividades y de la capacitación, así como en las reuniones presenciales o virtuales para evitar el aislamiento social.

• Avisar de los riesgos que sufra en el lugar de trabajo en el ejercicio de sus actividades como persona teletrabajadora, en un formato con cierta información mínima. 

Si tu empresa alterna colaboradores en teletrabajo y presenciales, recuerda que deberás atender también la NOM-035

Riesgos de trabajo que contempla la NOM-037

La norma contempla los siguientes factores a considerar en el trabajo: 

• Agentes físicos (iluminación, ventilación, temperatura) agentes mecánicos y agentes químicos
• Factores de riesgo ergonómico
• Factores de riesgo psicosocial

La NOM 037 incluye además una serie de recomendaciones para evitar lesiones musculares, articulares o de circulación, así como para seleccionar una silla ergonómica y posiciones para evitar lesiones.

Recomendaciones para mitigar riesgos por agentes físicos

La NOM 037 indica que el trabajador debe tener una área de trabajo que responda a las siguientes características:

• Que esté limpia y ordenada, sin objetos no necesarios, colocando cerca los elementos más utilizados y alejados los de uso ocasional.
• Que disponga de iluminación natural o artificial, sin que provoque deslumbramiento la pantalla de la computadora. Que no haya ni exceso de iluminación, ni fatiga visual por poca iluminación.
• Un lugar con temperatura y ventilación agradable para el tipo de actividad que realice en la jornada laboral.
• También determina que el nivel de ruido no debe impedir la concentración para realizar el trabajo, salvo el ruido ambiental que pudiera estar bajo el control de terceros.

Indicaciones para evitar riesgos de trabajo por factores ergonómicos

Se deberá disponer de un lugar cómodo que evite que espalda, hombros o cuello acumulen tensión. Ese lugar de trabajo al menos debe contar con:

• Escritorio o mesa de trabajo donde el teletrabajador pueda apoyar de manera cómoda los brazos, sin obstáculos bajo la mesa que impidan la colocación de las piernas y sin salientes que generen un riesgo de trabajo.
• Silla apropiada a las actividades a desarrollar.
• Aditamentos ergonómicos que apoyen el uso de equipos de cómputo móviles.

Maneras de evitar riesgos por factores psicosociales

Para evitar riesgos por factores de riesgos psicosocial, la NOM 037 determina que se deberá garantizar: 

• Privacidad durante la jornada de trabajo, sin interferencias ni interrupciones de cualquier persona ajena y que pueda afectar su desempeño.
• Perspectiva de género que permita conciliar el trabajo con la vida familiar y personal.
• Mecanismos de comunicación sobre casos de violencia familiar.
• Se cuente con pausas y tiempos de descanso adecuados.
• Se respete el derecho a la desconexión al término de la jornada, durante las pausas convenidas, en horarios no laborables, vacaciones, permisos y licencias.

Recurso Extra: Checklist descargable

Descarga esta lista y revisa todas las obligaciones que marca la nueva NOM-037:

¿Cómo podemos mejorar la gestión del home office?

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