Organización inteligente, qué es y cómo crearla

La inteligencia es la capacidad de comprender y de resolver problemas, está asociada a conceptos como habilidad, destreza y experiencia.

Y al igual que las personas, las empresas también pueden presentar estas cualidades.

Una organización inteligente es entonces, aquella en la que a partir de su experiencia y las habilidades que ha logrado desarrollar, es capaz de comprender la información para enfrentar situaciones, resolver problemas y tomar decisiones de forma eficiente, lo que le permite adaptarse a los cambios con facilidad. 

Origen del concepto Organización inteligente

El concepto de “Organización Inteligente” es relativamente nuevo. Surgió en 1990, en el libro “La Quinta Disciplina: el arte y la práctica de la organización abierta al aprendizaje” de  Peter Senge.

Para este autor una organización inteligente es aquella que posee información y conocimiento: está informada, es perceptiva y clara.  Senge sostiene que toda agrupación tiene la posibilidad y deber, de aprender de sus propias experiencias, recopilando y analizando datos, para poder dar pie a la “mejora continua”, tal y como una persona. 

Para que este tipo de organizaciones pueda darse se debe tener enfoque en las personas, ya que de acuerdo con el enfoque de Senge cada miembro de la organización tiene:

• El mismo valor,  independientemente de su rol.
• La capacidad de comprometerse al 100% con la empresa.
• La libertad y responsabilidad de gestionar sus tareas o equipos como si fueran propios.
• La capacidad de aportar nuevas ideas y enriquecer la visión de la empresa.

Características de una organización inteligente

Para comprender cómo son y cuál es la importancia de procurar organizaciones inteligentes, así como para gestionarlas e incluso para trabajar en una, es necesario conocer qué es lo que las diferencia de otras de tipo convencional. 

Las organizaciones inteligentes permanecen al tanto de las innovaciones, son ágiles ante las transformaciones, tienen especial interés en el aprendizaje continuo, son transparentes con la información y promueven el trabajo en equipo.

Todo esto, se traduce en sus principales características, de las que a continuación hacemos un repaso:

Poseen una visión firme y consolidada

Las organizaciones inteligentes tienen una visión firme en la que se sustentan sus estrategias, su cultura y su propuesta de valor e  incluso las metas, indicadores y objetivos. Cuando se logra consolidar, esta visión permea hacia el exterior y al interior de la misma, orientando la gestión y la toma de decisiones.

Cuando los miembros de una organización comprenden el impacto de su trabajo y se comprometen con los objetivos, incrementa el employee engagement.

Consideran a la tecnología como su principal aliado 

La tecnología facilita la innovación, la difusión de ideas y la gestión del cambio. Es por ello que la digitalización de procesos (desde el reclutamiento y onboarding, hasta la evaluación y gestión diaria) y el uso de herramientas virtuales, son de las principales características que diferencian las empresas inteligentes, de las tradicionales.

Basan sus estrategias y decisiones en datos

Las organizaciones inteligentes mantienen el enfoque en la medición de la productividad laboral y la rentabilidad, para lo que resulta imprescindible la recopilación, preservación y análisis de datos.

Además de brindar una visión general de la empresa en determinado momento, la data permite predecir escenarios futuros y decidir a partir del reconocimiento de patrones o perfiles comunes, lo que también les permite estar un paso adelante que sus competidores.

Dan mucho valor a la retroalimentación

Las organizaciones inteligentes tienen especial interés en el aprendizaje constante y una de las mejores formas de hacerlo es a través de la retroalimentación. Esta no siempre es positiva, en lo laboral es especialmente oportuno y necesario brindar un feedback honesto, aunque pueda parecer negativo. 

Las equivocaciones son oportunidades de aprender y esto es altamente valorado como un forma de experimentar y conocer las propias capacidades o incluso, para afinar la manera de hacer las cosas.

Aquellas empresas que deseen ser inteligentes, deben alentar el recurso de brindar retroalimentación oportunidad, respetuosa y relevante, tanto cuando las tareas salgan bien, como cuando sea lo contrario.

Valoran a su talento interno

Para una empresa inteligente, la rotación es una prioridad que hay que atender, ya que conservar a sus colaboradores es considerada una premisa.

Por ello, el departamento de RR.HH. deberá contar con planes de carrera sólidos, destinados a convencer a los colaboradores de que la empresa sigue siendo su mejor opción. De manera de que sus conocimientos sigan siendo aplicados para el beneficio de la misma.

¿Cómo funcionan las organizaciones inteligentes?

Con base en los pilares antes vistos, podemos determinar que gran parte del éxito de las organizaciones inteligentes tiene que ver con el uso bien aplicado de la tecnología.

Las estrategias de RR.HH. eficientes sustentadas en infraestructura digital, facilita la recopilación y análisis de datos macro, pero también la difusión, la comunicación y la agilidad para adaptarse a escenarios cambiantes.

El Big Data y la Inteligencia Artificial son algunas de las innovaciones que se utilizan en este tipo de empresas, mismas que destacan como las principales tendencias en recursos humanos en un futuro próximo.

Pero además de la digitalización y automatización de procesos, las organizaciones inteligentes suelen tener una estructura interna diferente a la tradicionalmente vertical, siendo reconocidas por sus esquemas disruptivos como la estructura horizontal o por sentirse cómodos utilizando el trabajo flexible.

Desafíos a vencer

Establecer una cultura organizacional ágil que a la vez estimule el aprendizaje continuo, puede no ser tan sencillo como parece. En el trayecto se pueden encontrar diversos obstáculos, ya sea por falta de interés en el tema o por falta de recursos, siendo algunos de ellos:

• Falta de una estrategia clara u objetivos.
• Carencia de libertad o autonomía.
• Resistencia o desconocimiento de la tecnología. 
• Poca o nula adaptabilidad.
• Cambios vertiginosos del sector.
• Falta de cultura de la retroalimentación.
• Incapacidad para experimentar y asumir riesgos.
• Comunicación limitada o ineficiente.
• Ausencia de prácticas que favorezcan la apertura de ideas.
• Intolerancia a los errores.

¿Cuál es el rol del departamento de Recursos Humanos?

Para responder a estos desafíos, será responsabilidad de RR.HH. generar programas y planes destinados a asegurar los objetivos de la organización y eliminar los temores o resistencia, a través de capacitación, información, coordinación de los equipos, así como:

• Diseñar estrategias para disminuir la rotación, ya que ésta es enemiga del aprendizaje organizacional.
• Transmitir la necesidad de seguir aprendiendo y facilitar los medios de formación.
• Identificar las competencias necesarias para hacer frente a las demandas del mercado.
• Facilitar la interacción a través del trabajo en equipo para ampliar los conocimientos.
• Brindar y fomentar la retroalimentación constante.
• Buscar las herramientas ideales para automatizar los procesos de gestión de personal.

Convertirse en una organización inteligente no necesariamente requiere de fuertes inversiones o una compleja infraestructura, sino de un liderazgo consciente, con una visión global y la intención de priorizar la gestión del conocimiento de la mano de la tecnología.

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