Reporte de incidencias: ¿qué información necesitas para prepararlo?

El proceso de cálculo de nómina implica una serie de pasos previos para determinar el monto del salario que se entregará a cada trabajador, considerando el total de sus percepciones y deducciones.

Entendemos percepciones como todos los ingresos a los que un trabajador tiene derecho y que forman parte de su salario. En cuanto a las deducciones, son todos los descuentos que se realizan al salario bruto.

Uno de esos pasos previos para determinar el monto del salario es el reporte de incidencias: ¿sabes qué implica? 

A continuación te explicamos a detalle en qué consiste este reporte, qué elementos lo componen, ventajas de prepararlo, errores más comunes al realizarlo y, por supuesto, formas de agilizar el proceso y reducir las probabilidades de errores.

¿En qué consiste el reporte de incidencias?

La prenómina es el conteo del tiempo trabajado y recopilación de las incidencias que pudieran haberse presentado en el caso de cada colaborador y con base en el cual se calcula la nómina final.

¿Qué son las incidencias de nómina?

Como incidencias de nómina, nos referimos a aquellos cambios o situaciones que se dieron en el transcurso del periodo a pagar y que implica la reducción o incremento de algún monto del sueldo bruto de cada colaborador,  adicionales a las retenciones de impuestos y de cuotas patronales.

Algunas de las más comunes son las siguientes:

• Faltas
• Retardos
• Incapacidades
• Horas extra
• Días festivos trabajados
• Bono de puntualidad
• Comisiones 
• Prima vacacional
• Prima dominical
• Aguinaldo
• PTU

Otras incidencias que pueden ocurrir en una organización y de las que deben considerar al momento de realizar la prenómina son:

• Nuevas altas 
• Actualizaciones de contrato (incremento de sueldos)
• Bajas de personal

Para qué sirven los reportes de nómina

Sin importar cuál sea el método para preparar el cálculo de nómina, es necesario comprobar que el monto a pagar a cada colaborador sea el correcto de acuerdo a sus particularidades, ya que una incidencia mal registrada puede implicar el incumplimiento de obligaciones laborales y requerir ajustes posteriores.

Podríamos decir que la prenómina es un “borrador” que puede ser modificado en caso de requerirse y ser validado, previo a realizarse la operación de nómina. 

Errores comunes en el proceso de prenómina

Como todo proceso humano existe una probabilidad de error, más aún si el registro de este se realiza  introduciendo información de forma manual por una sola persona que, ante una operación repetitiva y con un gran número de variables, puede omitir o intercambiar algún dato.

Otro error puede relacionarse con el almacenamiento y seguridad de los datos. Si un mismo documento se comparte a varias personas de forma subsecuente puede perderse información entre alguna de las versiones editadas. En caso de que este documento se subiera a alguna carpeta compartida, podría verse vulnerada la seguridad de estos datos que son sumamente importantes y confidenciales.  

Cuando la automatización de estos procesos no era una opción, era común que los responsables del área de recursos humanos se enfrentaran a pagos adicionales, pérdida de tiempo, trabajo doble, estrés por entregar en un tiempo estipulado e incluso en sanciones fiscales, en caso de algún error. 

Beneficios de automatizar el reporte de incidencias

Afortunadamente hoy en día existen plataformas que facilitan la recolección de la información, automatizan y almacenan el registro de las incidencias de nómina, representando enormes beneficios para los responsables de RR.HH., tales como:

• Incrementar el control de los cambios.
• Facilitar la consulta de la información en tiempo real.
• Disminuir el margen de errores y la vulnerabilidad de la información.
• Identificar los cambios realizados por cada persona con acceso.
• Ahorrar tiempo y esfuerzo.
• Asegurar la tranquilidad de los empleados, disminuyendo reclamos o malos entendidos. 

Automatiza el reporte de incidencias con Pandapé

Ahora que sabes lo importante que es realizar este proceso de forma adecuada, debes saber que hay una forma de hacerlo de forma muy sencilla, reduciendo tiempo, esfuerzo y sobre todo…errores.

Se trata del Módulo de Prenómina de Pandapé, que agrupa 4 funcionalidades para facilitar este proceso:

• Expediente digital. Para asegurarse de que se trata de contratos vigentes y para proveer de la información actual de cada uno de los colaboradores, incluyendo el salario actual, beneficios y complementos, bono en caso de aplicar, etc.

• Ausencias y vacaciones. Funcionalidad necesaria para poder monitorear las incidencias y llevar un registro de vacaciones para, en caso necesario, contemplar la prima vacacional. Además con Pandapé es posible tipificar las ausencias de acuerdo a las políticas de cada empresa.

• Reloj checador. Registrar las entradas y salidas, es fundamental en caso del pago de horas extra o retardos. Pandapé te permite configurar las jornadas laborales necesarias, de acuerdo a las políticas de tu empresa.

• Gestor documental. Realiza la carga masiva de la nómina y envía la correspondiente a cada uno de tus colaboradores, con el registro de envío, fecha y constancia de recibido.

Con este grupo de funcionalidades, podrás registrar, controlar y almacenar la incidencias. Además de llevar un registro histórico, visualizar toda la información de forma inmediata y organizada y controlar los accesos a ésta.

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