Onboarding: o que é, qual a importância e como realizar?

Saiba como promover uma boa experiência de onboarding ao agregar tecnologia à integração de novos colaboradores na sua empresa

Ingressar em uma empresa é sempre um momento repleto de novidades: conhecer a equipe, os processos e se adequar à rotina. Por isso, o onboarding é tão importante.

A evolução digital acelerada nos últimos anos, juntamente com a pandemia, fizeram com que os processos de recrutamento e seleção tornassem 100% digitais, e com o onboarding isso não seria diferente.

Nesse cenário, o setor de recursos humanos se adequou para aproveitar as oportunidades do mundo digital, proporcionando boas experiências aos candidatos e desenvolvendo um onboarding digital e personalizado.

Mas você sabe como o onboarding e treinamentos se adaptam à realidade de admissões remotas, sem comprometer a qualidade da integração? 

Neste artigo, vamos apresentar as melhores estratégias para implementar o onboarding digital e promover uma boa experiência. Continue a leitura e saiba mais!

O que é onboarding?

De forma geral, onboarding é um termo em inglês que significa “embarque”, ou seja, imersão à algo. Ou seja, pensando na área de recursos humanos, é o processo de integração para profissionais recém-contratados. 

Nesse momento, são aplicadas uma série de ações com o objetivo de capacitar, treinar e socializar com os colaboradores, e assim diminuir o tempo de adaptação e acelerar o engajamento do novo funcionário.

O onboarding é ainda uma atividade promovida pela área de recursos humanos, junto aos líderes de cada setor para alinhar as rotinas e valores entre funcionário e empresa. Assim, é possível dizer que essa é a etapa que ajudará o novo colaborador a se sentir parte da instituição.

Por que o onboarding é importante?

O momento em que o funcionário está ingressando em uma empresa é também aquele em que ele está mais motivado e engajado com as ações e atividades apresentadas.

Segundo a SHRM, 54% das empresas com programas de onboarding reportam maior taxa de engajamento dos profissionais.

De forma geral, essa é uma etapa importante para a experiência do colaborador, e impacta em diversos aspectos, como por exemplo:

• Diminuição da rotatividade;
• Melhor interação com as equipes;
• Sentimento de pertencimento;
• Capacitação para a atividade;
• Alinhamento de informações e expectativas;
• Motivação do profissional.
  

Observando todos esses pontos, podemos perceber que o onboarding não se trata apenas de uma apresentação da empresa, e sim de um acompanhamento com orientação e supervisão nas primeiras semanas de trabalho.

Ser bem recebido em um novo desafio, faz com que o colaborador se sinta mais à vontade para desenvolver o seu trabalho, e isso muda a sua trajetória e a percepção em relação à empresa. 

Dessa forma, muito mais do que uma recepção, o onboarding é também uma maneira de trabalhar a marca empregadora da empresa.

Quanto tempo deve durar um onboarding?

A definição de tempo certo depende de diversos fatores, como o nicho de mercado, a atividade a ser executada e o tipo de empresa. No geral, esse período dura de 3 a 15 dias.

Entretanto, para que o onboarding seja mais completo, o ideal é que esse processo dure o tempo de experiência de um funcionário, ou seja, três meses. É importante lembrar que a integração deve se dinâmica e interativa.

Afinal, quando o departamento de RH começa a recepção logo nos primeiros dias, o colaborador se sente acolhido e inicia os treinamentos sabendo mais sobre o contexto da empresa. 

Por outro lado, se o onboarding demora a ser realizado, é provável que as pessoas percam o engajamento, e isso tende a afetar a produtividade e até mesmo a vontade de permanecer na empresa.

Quanto maior a dedicação por parte da empresa no onboarding, maiores são as chances daquele talento permanecer nela.

Segundo a Wespire USA, 86% dos novos talentos decidem se continuam na empresa nos primeiros seis meses.

Os 4C’s do onboarding

Existem quatro termos que tornam a jornada do onboarding mais simples e objetiva para as empresas aplicarem, norteando essa ação. Esses conceitos, que começam “C’s”, são basicamente os níveis que todo bom programa de boas-vindas deve conter. São eles:

Conformidade

A conformidade corresponde a ensinar e orientar em relação à estrutura dos processos burocráticos, como regras, valores, políticas internas, código de ética e outras obrigações.

Clarificação

Trata-se da etapa que esclarece os pontos da função do novo colaborador, como a hierarquia, atribuições, entregas, ferramentas e outros. Ou seja, esse também é o momento de passar ao colaborador o que se espera dele em relação a metas e objetivos.

Cultura

A cultura organizacional também deve ser apresentada ao colaborador, pois a partir disso, ele entenderá como funcionam as dinâmicas da empresa. De forma geral, esse é um ponto importante para o alinhamento de perfil e expectativas.

Conexão

Esse passo tem a ver com a criação de um elo com as lideranças, colegas de setor e de empresa como um todo. Para isso, é necessário orientar também a receptividade por parte dos funcionários antigos.

Como fazer o onboarding?

Depois de finalizar o processo de contratação e sinalizar o colaborador à respeito da cultura da empresa, é hora de iniciar a integração do profissional com os processos.

Para isso, uma sugestão é enviar um Manual do Colaborador para que o contratado esteja ainda mais contextualizado em seu primeiro dia.

Além disso, também é necessário:

• Preparar a equipe para receber o novo funcionário, deixando todos cientes da sua chegada e funções;
• Organizar os materiais de trabalho como: computador, mouse, teclado, bloco de notas e entre outros;
• Deixar os acessos necessários liberados como: conta de e-mail, pasta de documentos e softwares específicos para sua função;
• Escolha alguém da equipe para guiá-lo nesse processo. Além do superior imediato, esse outro colaborador poderá ser o mentor do recém-chegado;
• Se possível, dê boas-vindas com brindes como: caneca, caderno ou chaveiro, por exemplo. Vale até um bilhete escrito à mão! Além de fazer com que o novo colaborador se sinta especial, ele pode compartilhar isso em suas redes sociais;
• Certifique-se de que o superior imediato esteja presente no primeiro dia.

Bônus:

Além das dicas anteriores, indique ao líder direto do contratado que separe as atividades iniciais ao longo dos primeiros meses. O ideal é que, no início, o gestor de RH apresente o panorama geral da empresa.

É importante também se certificar de que o colaborador tenha esse cronograma em mãos e se sinta seguro sobre o que o esperar nas próximas semanas.

A empresa também precisa oferecer feedbacks para checar se o desempenho do novo colaborador condiz com o que foi combinado. Além disso, esses momentos também servem para ouvir o que o colaborador tem a dizer.

Como fazer o onboarding remoto?

De forma geral, os passo do onboarding presencial e remoto são bastante parecidos. Entretanto, é importante garantir que quando feito de maneira remota, essa recepção também seja dinâmica e ainda eficiente.

Pensando nisso, trouxemos aqui algumas dicas para implementar ou melhorar o onboarding digital:

1. Contratação 

O processo do onboarding se inicia a partir do momento que o candidato é aprovado para preencher a vaga. 

Com a ajuda da tecnologia, o RH e o departamento pessoal podem digitalizar a entrega de documentos e preenchimento de formulários, otimizando o tempo das equipes, fazendo uma admissão digital.

2. Linguagem

Com a digitalização da contratação, a linguagem adotada em e-mails e conteúdos informativos é fundamental para transmitir a cultura da empresa.

Quando o onboarding for feito online, é importante apresentar vídeos de apresentações da cultura organizacional da empresa para o novo colaborador. Assim, você consegue deixar a comunicação mais próxima e empática.

A princípio, cada gestor pode explicar um pouco sobre a sua área, funções e objetivos. Já a equipe que o novo colaborador vai ingressar, pode propor uma vídeo chamada juntamente com o RH.

Outra iniciativa interessante, principalmente para grandes empresas, é ter um programa de acolhimento e integração, que apresenta o novo funcionário, suas habilidades e hobbies.

3. Interatividade

Para tornar o onboarding mais interativo e descontraído, o RH pode contar com o recurso de gamificação, a fim de apresentar a empresa e as atividades ao novo colaborador em formato de trilha do conhecimento ou quiz.

Além disso, algumas empresas contam também com a realidade virtual para mostrar locais físicos que o funcionário não possui acesso imediato por conta do trabalho remoto.

4. Treinamento

O treinamento é um passo essencial na entrada do novo funcionário, e há diversas maneiras de fazê-lo. Contar com uma plataforma de treinamento e desenvolvimento é uma forma de não perder nenhuma informação importante e manter um padrão de integração.

Além disso, treinamentos gravados permitem que o novo colaborador acesse o material sempre que tiver uma dúvida, como também aprofunde seus conhecimentos para melhorar seu desempenho.

5. Suporte

A troca de experiências e informações com colaboradores mais antigos é fundamental para que os novos funcionários entendam os processos e promovam uma boa relação com o time.

No cenário de integração à distância esse contato é ainda mais importante para tirar dúvidas e conhecer mais sobre a instituição. Atualmente, existem diversas ferramentas que permitem a formação de grupos virtuais e essa é uma excelente opção para melhorar o seu onboarding.

Tecnologia para o onborading

Toda contratação passa por um processo de recrutamento e seleção, que hoje em dia, é comumente realizado de forma digital a fim de melhorar a rotina do RH e a experiência dos candidatos.

Para facilitar todas essas atividades, existem os softwares de recrutamento e seleção que, em alguns casos, oferecem também o onboarding, como é o caso do Pandapé HCM. 

Com essa ferramenta, é possível contar com opções como o envio de documentos e os boas-vindas tudo em um só lugar. Nesse módulo é possível personalizar a integração definindo as etapas, e acompanhar de perto a evolução do funcionário.

Falando especificamente do onboarding, o recurso facilita a integração, economizando tempo e evitando possíveis erros, além de fazer os novos funcionários se apaixonarem pela empresa já no primeiro dia.

Exemplo de onboarding: a prática do Google

O Google é a sexta melhor empregadora dos Estados Unidos, segundo a opinião dos próprios funcionários.

E esse resultado não surgiu do nada: os gestores do Google recebem um e-mail com sugestões de metas que vão ajudar o novo colaborador em seu início na empresa.

Nesse sentido, o e-mail faz algumas solicitações simples e que podem mudar completamente a visão do profissional em relação à empresa. 

Sob o mesmo ponto de vista, o onboarding do Google podem ajudar a guiar a sua empresa a promover uma boa experiência ao contratado. Veja:

• Defina os papéis e responsabilidades do novo colaborador;
• Escolha um colega para guiar o profissional;
• Insira o contratado nos bate-papos da equipe e o ajude a se sentir à vontade;
• Planeje um acompanhamento mensal (ou semanal) para esclarecer dúvidas e alinhar processos;
• Incentive o diálogo aberto entre os times.

Onboarding antes mesmo da contratação

Para tornar os candidatos mais engajados com a sua empresa, é necessário promover uma comunicação transparente em todas as etapas do processo seletivo.

Por isso, você deve apresentar mais sobre a cultura da sua empresa para o profissional antes mesmo dele ser contratado. Esse contato pode ser feito a partir de um vídeo institucional, e-mails ou dinâmicas online simples.

Como vimos, o onboarding é o momento de recepcionar, engajar, treinar e dar o suporte inicial para os colaboradores novatos, e trazer a cultura organizacional desde o primeiro contato pode fazer a diferença na escolha do candidato. 

Com esses pilares em mente e com o apoio da tecnologia o RH, juntamente com as lideranças, são capazes de desenvolver as etapas da integração possibilitando a melhor orientação profissional.

Dessa maneira, é possível enviar conteúdos sobre a empresa e como é trabalhar lá, de acordo com o avanço do profissional nas etapas.

Assim, antes mesmo do onboarding oficial, a pessoa conhecerá uma parte da instituição e poderá se sentir mais seguro para iniciar as atividades.