eSocial na admissão digital: como garantir conformidade e agilidade no RH

Com a obrigatoriedade do eSocial na admissão digital, o processo de contratação exige ainda mais atenção: agora, tudo precisa estar alinhado com as exigências legais e enviado corretamente ao sistema do governo.

Se você trabalha com RH, sabe que o prazo, a organização dos documentos e o envio correto das informações são fatores que podem evitar muitos problemas. Neste artigo, você vai entender:

• O que significa usar o eSocial na admissão digital;
• Quais são os prazos e documentos exigidos;
• Por que essa integração é tão importante;
• Passo a passo para garantir a conformidade;
• Dúvidas mais frequentes no uso do esocial na admissão digital;
• Os benefícios de contar com um software de recrutamento e seleção com admissão digital integrada, como o Pandapé.

O que é o eSocial na admissão digital?

A admissão digital é o processo de contratação realizado de forma totalmente online: desde o envio de documentos e dados pessoais até a assinatura eletrônica do contrato. 

O eSocial, por sua vez, é o sistema do governo federal que centraliza o envio de todas as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas. Isso inclui eventos como admissões, desligamentos, afastamentos, alterações contratuais e muito mais.

Ou seja, unir digitalização + conformidade é o caminho para um RH mais moderno, eficiente e seguro.

Para isso, é essencial que o RH:

✅ Organize os documentos do novo contratado com antecedência;
✅ Garanta a consistência dos dados cadastrais;
✅ Envie os eventos de admissão dentro do prazo via sistema de folha de pagamento.

Principais eventos de admissão no eSocial e seus prazos:

Evento	Descrição	Prazo de envio
S-2190	Registro preliminar de trabalhador	Opcional. Pode ser enviado até o dia anterior ao início das atividades do trabalhador.
S-2200	Cadastramento inicial do vínculo e admissão do trabalhador	Caso o S-2190 não tenha sido enviado, o prazo é até o dia anterior ao início das atividades. Se o S-2190 foi enviado, o prazo é até o dia 15 do mês subsequente ao início das atividades.
S-2300	Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário	Deve ser enviado até o dia 15 do mês seguinte à admissão, desde dos leiautes de remuneração.que não ultrapasse a data do envio

Benefícios da admissão digital integrada ao eSocial

Ao integrar a admissão digital ao eSocial, as empresas ganham agilidade, segurança jurídica e uma melhor experiência para o candidato. Confira os principais ganhos:

Redução de erros e inconsistências

Ao permitir que o próprio candidato preencha seus dados online, as chances de erro diminuem drasticamente. Informações como CPF, dados bancários e endereço vêm direto da fonte, seu futuro colaborador.

Mais agilidade no processo de contratação

A digitalização elimina o vai e vem de papelada e reduz etapas manuais. Resultado: menos tempo entre a aprovação do candidato e a formalização da contratação.

Conformidade legal automática

Ao realizar a admissão digital integrada ao eSocial, os dados coletados já seguem o layout e os requisitos exigidos pelo governo. Isso evita erros que poderiam gerar rejeições ou multas.

Melhor experiência para o candidato

Um processo 100% online passa mais modernidade e transparência para os novos colaboradores, fortalecendo a marca empregadora.

Como o eSocial funciona na prática: etapas e impacto na rotina do RH

Se você ainda tem dúvidas sobre como o eSocial impacta o processo de admissão digital, é importante entender como esse sistema opera no dia a dia das empresas.

Veja abaixo como funciona o fluxo da admissão digital com foco no eSocial e o que o RH precisa fazer para garantir a conformidade:

1. Coleta e organização dos dados do colaborador

O primeiro passo é reunir todas as informações exigidas pelo eSocial, como:

• Tipo de contrato e jornada de trabalho;
• Cargo e função;
• Dados de contribuições previdenciárias;
• Informações da folha de pagamento;
• Registro de riscos ocupacionais (se houver);
• Outras obrigações, como aviso prévio (em casos de desligamento futuro).

Dica: se sua empresa usa um software de recrutamento e seleção que oferece admissão digital, muitos desses dados já podem ser captados de forma automática durante o processo seletivo, reduzindo o retrabalho.

2. Qualificação Social: validação prévia dos dados cadastrais

Antes de enviar qualquer evento ao eSocial, é preciso garantir que os dados cadastrais do novo colaborador estejam corretos e consistentes. Esse processo, chamado de qualificação social, é importante porque, caso haja divergências no cadastro do eSocial, o trabalhador pode ter dificuldades para acessar benefícios, como o FGTS, por exemplo.

Funciona como uma checagem cruzada com as bases de dados do governo (Receita Federal, INSS, Justiça Eleitoral e Caixa Econômica Federal) e é feita na própria ferramenta de Qualificação Cadastral disponível no portal do eSocial. Saiba mais aqui.

3. Preenchimento e envio dos eventos obrigatórios

Com os dados organizados e validados, chega o momento de preencher os eventos de admissão no sistema de folha de pagamento (o mais indicado) ou diretamente no portal do governo, seguindo o passo a passo:

• Acesse o portal do eSocial;
• Clique na opção “Empregador Doméstico” ou “Empresas”;
• Preencha os dados solicitados (CNPJ ou CPF, senha de acesso, etc.);
• Clique em “Gestão de Trabalhadores” ou “Admissão”;
• Informe os dados do novo funcionário nos campos indicados;
• Confirme e envie.

4. Validação pelo sistema do governo

Após o envio, o próprio eSocial realiza uma checagem automática para validar se as informações estão completas e corretas. Se houver algum erro, o retorno costuma ser imediato, e a empresa deve fazer as correções o quanto antes.

5. Distribuição das informações aos órgãos competentes

Com os dados validados, o eSocial faz o envio automático das informações para os órgãos responsáveis:

Órgão	Função
Receita Federal	Fiscalização de tributos
INSS	Controle das contribuições previdenciárias
Ministério do Trabalho	Fiscalização das normas trabalhistas

6. Armazenamento e consulta das informações

Após o processamento, todos os dados ficam disponíveis no sistema do eSocial, acessíveis tanto para os órgãos públicos quanto para a própria empresa, facilitando futuras consultas, auditorias ou correções.

E se minha empresa não se adequar ao eSocial na admissão digital?

Quando a empresa não se adequa às exigências do sistema, as consequências custam caro:

• Multas automáticas: o eSocial gera multas por atraso ou informações incorretas, de forma automática;
• Passivos trabalhistas: dados inconsistentes podem prejudicar os direitos do trabalhador e gerar ações judiciais;
• Retrabalho e perda de produtividade: sem um processo digital e integrado, os erros e correções são frequentes e custosos;
• Prejuízo na imagem da empresa: um processo de admissão errado impacta negativamente a experiência do candidato e a reputação da sua empresa como empregadora.
  

Mudanças recentes no eSocial: o que o RH precisa saber em 2024

O eSocial passou por atualizações importantes com a entrada em vigor do Leiaute S-1.2, em 2024. Veja as principais mudanças:

• Novo leiaute (S-1.2): adaptação obrigatória nos sistemas de folha e admissão, com novos campos e ajustes em eventos como o S-1210 (pagamentos);
• PIS/PASEP: o cálculo passou a ser informado via o evento S-5011, exigindo atenção na reabertura da folha de pagamento, quando necessário;
• Eventos de processos trabalhistas: os novos eventos S-2500 e S-2501 exigem envio de dados sobre processos judiciais, pensões alimentícias e IRRF;
• FGTS Digital: o novo Totalizador 5503 passou a centralizar os valores de FGTS, facilitando o recolhimento por meio de guias digitais;
• Fim da DIRF: as informações de rendimentos e deduções agora são reportadas diretamente nos eventos S-1210 e S-2501, eliminando a obrigatoriedade da DIRF.

Perguntas frequentes sobre eSocial na admissão digital

É obrigatório usar o eSocial na admissão?

– Sim. Toda empresa contratante precisa informar ao eSocial as admissões antes do início das atividades dos colaboradores.

Ainda posso fazer a admissão por papel e depois lançar no sistema?

– Não é recomendado. A prática aumenta os riscos de erro e perda de prazo. A digitalização garante conformidade e agilidade.

Preciso de um software específico para isso?

– Embora o envio possa ser feito manualmente, utilizar um software como o Pandapé facilita muito o processo e evita erros críticos.

É permitido fazer o registro retroativo?

– Não, a prática de registro retroativo não é permitida e indicada. A admissão deve sempre ser registrada com a data real de início, cumprindo rigorosamente os prazos exigidos para evitar passivos trabalhistas e autuações

O empregador que mantiver o empregado trabalhando não registrado paga multa?

– Sim, caso se trate de um trabalhador com vínculo CLT. De acordo com o artigo 47 da Consolidação das Leis do Trabalho, o empregador que mantiver um funcionário em atividade sem o devido registro na carteira de trabalho está sujeito a multa administrativa por infração.

Para mais informações ou possíveis dúvidas, acesse o portal de dúvidas do governo.

Como o Pandapé ajuda o RH a garantir agilidade e compliance no eSocial?

O Pandapé é o software de recrutamento e seleção usado por mais de 10.000 empresas para garantir:

✔️ Integração total entre recrutamento, admissão digital e folha de pagamento;
✔️ Validação automática de documentos com tecnologia OCR;
✔️ Exportação fácil dos dados para o eSocial;
✔️ Histórico completo de cada admissão para auditorias e compliance.

Com um processo estruturado, tecnologia adequada e uma plataforma como o Pandapé, seu RH ganha tempo, reduz erros e garante a conformidade legal com o eSocial na admissão digital.

Agende uma demonstração gratuita e veja na prática como o Pandapé pode simplificar o envio de admissões ao eSocial!