Onboarding Digital: principais desafios e como enfrentá-los

Saiba qual é o melhor caminho para o RH promover uma experiência positiva nos primeiros dias de trabalho com o Onboarding digital

Com a necessidade do trabalho remoto (home office), os processos de recrutamento e seleção passaram a ser 100% online. Por isso,  a transformação digital que era apenas uma tendência, virou realidade e ainda permanece mesmo após a diminuição de casos da pandemia. Com isso, o processo de Onboarding digital é a regra para os processos seletivos online.

Antes de mais nada, é fundamental a realização de uma adaptação 360º para o setor de RH. Atendendo assim, todas as etapas dos processos de seleção e a integração a distância. Ou seja, aproveitar as oportunidades do mundo digital, não somente durante o processo seletivo. Mas também, para proporcionar boas experiências aos colaboradores.

Sendo assim, o Onboarding digital e personalizado é uma das etapas fundamentais, a fim de viabilizar uma integração única e eficiente.

Iniciar em uma nova empresa é sempre um momento de novidades. Tudo gira em torno das principais expectativas:

• Conhecer a equipe;
• Entender os processos;
• Se adequar a rotina;
• Se sentir parte da corporação.

Além disso, é nesse momento que o novo colaborador entende como tudo funciona na prática. Por isso, é um processo fundamental para o seu desenvolvimento.

Contudo, com o trabalho remoto e com as novidades para o setor e para o profissional de RH, a integração de novos colaboradores acabou se tornando um desafio. Afinal, é fundamental que o Onboarding desperte o sentimento de pertencimento e engajamento. Por isso, o profissional de RH precisa promover uma integração digital eficiente.

Então, é fundamental entender que o Onboarding precisa se adequar à essa nova realidade de admissões remotas e ao Home Office. Muitas empresas precisaram se adequar a essa realidade e para muitas delas, acabou compensando muito mais do que os processos físicos e manuais de forma presencial. 

Nesse artigo, vamos apresentar as melhores estratégias para aplicar o Onboarding digital e promover uma boa experiência com apoio da tecnologia, seja para a integração ou para os treinamentos.

Por que de investir no processo de Onboarding digital?

Tratando-se de recursos humanos, Onboarding é o processo de integração para profissionais recém-contratados. Ou seja, ações com o objetivo de capacitar, treinar e socializar com os demais colaboradores. Tendo como objetivo principal diminuir o tempo de adaptação.

Por isso, é tão importante que o Onboarding digital seja eficiente. A fim de:

• Melhorar a interação com a equipe;
• Capacitar o novo profissional;
• Alinhar informações importantes;
• Estimular a motivação e engajamento.

É durante o Onboarding que o colaborador tem o contato com a cultura, valores e objetivos da empresa. No Onboarding também é onde acontece o treinamento das ferramentas de uso constante, a integração com os demais colaboradores e conhecimento das atividades a serem desenvolvidas.

Observando tais pontos podemos perceber que o Onboarding digital, ou presencial, não se trata apenas de uma apresentação da empresa. Mas sim, de um acompanhamento com orientação e monitoramento nas primeiras semanas de trabalho.

E por isso, o Onboarding digital pode gerar dúvidas e dificuldades para o profissional de RH, uma vez que o contato presencial às vezes não será possível. Isso porque com as contratações para Home Office acabaram se estendendo para funcionários de outros estados ou até países, distantes da empresa e que não conseguem se locomover até o local. 

De fato, algumas possibilidades são eliminadas, mas é justamente para isso que o processo de Onboarding digital foi criado e aprimorado, para tirar as complicações do tema em questão e trazer mais facilidade para o novo dia a dia do profissional de RH.

A digitalização tornou-se uma realidade em muitas empresas. Embora não substitua o contato pessoal, essa é uma realidade que pode ser um grande diferencial. Uma vez que o Onboarding digital, agrega novas experiências.

Assim, o RH deve estruturar cada etapa do Onboarding pensando nas necessidades dos setores e possíveis dificuldades do novo colaborador. Ou seja, se o Onboarding digital é a única possibilidade desse momento, é necessário se adaptar.

Então, é preciso criar estratégias para que os colaboradores conheçam a cultura da empresa e possam exercer suas atribuições com assertividade.

Além disso, todos os processos acabaram entrando na nova era do digital, onde o recrutamento e seleção, e até mesmo a contratação, já é possível realizar de forma 100% online através de sistemas específicos para essas ações.

Como promover o Onboarding digital?

Aqui, temos dois cenários que colocam o Onboarding digital como a ação mais adequada para a integração de novos profissionais.

• No primeiro, está o trabalho home office e as medidas de distanciamento, sendo o Onboarding digital a única possibilidade;
• O segundo, se relaciona com a necessidade de experiências digitais que o mercado e as novas gerações estão buscando.

Em ambas as realidades, a tecnologia é um aliado para um Onboarding dinâmico e eficiente. Por isso, trouxemos aqui algumas dicas para aproveitar da melhor forma as oportunidades do mundo tecnológico e promover um Onboarding digital de qualidade.

Onboarding digital na prática

Linguagem

Com a digitalização, a linguagem adotada em e-mails e conteúdos informativos é um dos pontos que transmitem o fit cultural da empresa. Então, pense no perfil do seu colaborador e converse diretamente com ele. Aqui, é importante promover uma integração amigável, e solucionar as dificuldades do novo colaborador.

Para deixar a comunicação mais próxima e empática no Onboarding digital, aposte em vídeos que transmitam a cultura organizacional. Por exemplo, cada gestor pode explicar um pouco sobre a sua área, contar as funções e objetivos. Já a equipe que o novo colaborador ingressar, podem propor uma reunião por vídeo chamada junto com o profissional de RH, para todos se conhecerem.

Outra iniciativa bem bacana, principalmente para grandes empresas, é ter um programa de acolhida, que apresente o novo funcionário, suas habilidades e hobbies. Para otimizar o tempo e contar com a tecnologia, o conteúdo pode ser por e-mail, sendo por texto ou por vídeo. Ou em uma página online que todos os colaboradores possuam acesso.

Interatividade

Uma forma dinâmica e interessante que utiliza recursos digitais são os games. O RH, junto com a equipe de comunicação, pode desenvolver uma forma de interatividade para apresentar a empresa ao novo colaborador. Por exemplo, uma trilha do conhecimento que apresenta curiosidades e diferenciais da corporação. Dessa forma o Onboarding digital se torna mais dinâmico e instigante.

Algumas empresas podem contar também com a realidade virtual para apresentar a sede e outros locais físicos que o funcionário não tem acesso imediato. Essa pode ser uma solução interessante para o Onboarding digital.

Treinamento

Esse é um ponto fundamental para o Onboarding digital eficiente. É preciso apresentar as ferramentas, processos e a cultura da empresa, sem deixar nenhum dado importante de fora. Contar com uma plataforma de treinamento e desenvolvimento é uma maneira de não deixar passar nenhuma informação e manter um padrão na integração.

Além disso, treinamentos que são disponibilizados em vídeos permitem que o novo colaborador acesse o material sempre que tiver alguma dúvida. E assim consegue aprofundar os seus conhecimentos para melhorar o desempenho.

Suporte

A troca de experiências e informações com colaboradores mais antigos é fundamental para que os novos funcionários entendam os processos. Além disso, é uma forma de:

• Aproximar os colaboradores;
• Quebrar a timidez;
• Aumentar o sentimento de pertencimento;
• Garantir segurança para realizar os processos.

Esse formato de mentoria, que vai além do superior direto, proporciona um Onboarding digital de melhor qualidade. Uma vez que, o contato e suporte é personalizado nessa realidade.

A assistência é muito importante no Onboarding digital. Dessa forma, o novo colaborador pode contar com alguém mais experiente para tirar dúvidas e conhecer melhor a empresa. Hoje, diversas ferramentas permitem a formação de grupos virtuais. E esse pode ser um ótimo canal para o RH apresentar os funcionários que estão disponíveis para ajudar na integração e acompanhar o Onboarding.

Conclusão

De forma geral, o Onboarding é o momento de recepcionar, engajar, treinar e dar o suporte inicial para os colaboradores novatos.

Com o Onboarding digital, os desafios parecem ser maiores do que com o presencial, porém, a tecnologia apresenta infinitas possibilidades para colocar em prática nas empresas. Logo, usar essas dicas e com o apoio da tecnologia, o profissional de RH, em conjunto com as lideranças, são capazes de desenvolver as etapas da integração que possibilitem a melhor orientação profissional.

Além disso, durante o Onboarding digital é importante sempre pensar como o colaborador se sente em relação a tudo que está acontecendo. Por isso os feedbacks são importantes. Não se esqueça também de informar o cronograma de integração para esses profissionais e documentar cada etapa para manter um padrão.