Entenda o que é o eSocial, para que serve e quais seus impactos para o RH

Você já se perguntou como as empresas gerenciam e reportam suas obrigações trabalhistas e previdenciárias? Com o eSocial, esse processo se tornou mais eficiente e integrado. 

Mas, afinal, o que é o eSocial e como ele funciona? Neste artigo, vamos explorar esse tema de forma simples e direta, para que você possa entender a importância e os benefícios dessa ferramenta no dia a dia da gestão de recursos humanos.

Continue a leitura para acompanhar!

O que é eSocial?

O eSocial é um sistema do governo federal que unifica o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados. Lançado em 2014, ele tem como objetivo simplificar e padronizar a transmissão de dados trabalhistas, previdenciários e tributários das empresas para o governo. 

Antes do eSocial, esses dados eram enviados de forma fragmentada e através de diferentes sistemas. Com o eSocial, todas essas informações são enviadas de maneira integrada, o que facilita o cumprimento das obrigações legais e reduz a burocracia.

Como o eSocial funciona?

O eSocial é um sistema de escrituração digital que integra e simplifica a comunicação entre empregadores e órgãos governamentais. Sua principal função é centralizar e unificar o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, proporcionando uma gestão mais eficiente e transparente dessas informações. 

Abaixo, descrevemos com mais detalhes as etapas do processo:

1. Coleta de dados

A primeira etapa no funcionamento do eSocial é a coleta de dados, onde as empresas reúnem informações essenciais sobre seus empregados. Esses dados incluem, mas não se limitam a:

• Vínculos trabalhistas: informações sobre o contrato de trabalho, cargo, salário, e jornada de trabalho;
• Contribuições previdenciárias: dados relacionados às contribuições ao INSS, como valor das contribuições e períodos de apuração;
• Folha de pagamento: informações detalhadas sobre salários, benefícios, descontos e outras variáveis da remuneração;
• Comunicações de acidentes de trabalho: relatórios sobre acidentes de trabalho e doenças ocupacionais;
• Aviso prévio: dados sobre a rescisão contratual e o aviso prévio.

Essas informações são coletadas a partir dos registros internos da empresa, como a folha de pagamento e os documentos de admissão e rescisão.

2. Envio ao sistema

Após a coleta, os dados são preparados para envio ao eSocial. As empresas podem realizar esse envio de duas maneiras:

• Software específico: utilizando um software de gestão que esteja integrado ao eSocial. Esses softwares geralmente oferecem funcionalidades adicionais, como relatórios e controle de conformidade;
• Portal do eSocial: enviando os dados diretamente através do portal web disponibilizado pelo governo. Essa opção é mais utilizada por empresas de menor porte que não possuem um sistema integrado.

O envio deve ser feito de acordo com o formato e as exigências estabelecidas pelo eSocial, garantindo que todas as informações sejam corretamente estruturadas e compreendidas pelo sistema.

3. Validação e recepção

Uma vez recebidos pelo eSocial, os dados passam por um processo de validação. O sistema realiza uma série de verificações para assegurar que as informações estejam completas e corretas. Se houver inconsistências ou erros, o eSocial retorna um aviso ao empregador para que ele possa corrigir as informações antes de um novo envio.

Após a validação, as informações são distribuídas para os órgãos governamentais competentes, incluindo:

• Receita Federal: responsável pela fiscalização das contribuições tributárias e previdenciárias;
• INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): encarregado das contribuições previdenciárias e benefícios aos trabalhadores.
• Ministério do Trabalho: focado em assegurar o cumprimento das normas trabalhistas e a fiscalização das condições de trabalho.

4. Armazenamento e acesso

Depois de validadas e distribuídas, as informações são armazenadas no banco de dados do eSocial. Esses dados ficam disponíveis para acesso pelos órgãos governamentais, que podem realizar auditorias e fiscalizações conforme necessário. 

O sistema também permite que as empresas acessem e consultem suas informações registradas, facilitando o acompanhamento e a conformidade com as obrigações legais.

O eSocial tem como objetivo principal reduzir a burocracia e os custos administrativos associados à gestão de informações trabalhistas e previdenciárias. Ao centralizar o envio e a validação de dados, o sistema contribui para uma maior transparência e eficiência na administração pública e nas empresas.

Como o eSocial impacta a gestão de RH?

O eSocial tem causado uma revolução na gestão de recursos humanos, trazendo mudanças significativas que afetam a forma como as empresas gerenciam suas obrigações trabalhistas e previdenciárias. A seguir, vamos explorar como essa ferramenta impacta diretamente a função de RH e os benefícios que ela proporciona:

Automação de processos

O eSocial facilita a automação de muitos processos manuais e repetitivos. A equipe de RH pode se concentrar em atividades mais estratégicas, já que o envio eletrônico e a validação automática de dados reduzem o tempo gasto com a papelada e diminuem a probabilidade de erros.

Eficiência na gestão da conformidade

Outra vantagem é a gestão mais eficiente da conformidade. O sistema assegura que as informações estejam alinhadas com as exigências legais, minimizando riscos e penalidades para as empresas. Dessa forma, o RH pode garantir que todas as obrigações estão sendo cumpridas sem a necessidade de múltiplas revisões manuais.

Transparência e comunicação com órgãos governamentais

O eSocial melhora a transparência e a comunicação com órgãos governamentais. Centralizando a troca de informações, o sistema facilita a fiscalização e o controle por parte dos órgãos competentes. Isso resulta em um ambiente de trabalho mais transparente e ajuda na resolução de questões relacionadas a contribuições e benefícios.

Transformação cultural na empresa

Finalmente, a implementação do eSocial pode promover uma transformação cultural dentro da empresa. Processos mais eficientes e maior visibilidade das informações permitem ao RH promover uma cultura de conformidade e responsabilidade. A equipe se torna mais proativa e engajada, contribuindo para um ambiente de trabalho mais organizado e bem gerido.

Conheça o Pandapé ATS, o software integrado ao eSocial!

Com o Pandapé, você automatiza o envio de informações ao eSocial e acessa um banco de currículos com +92 perfis cadastrados para recrutar os melhores talentos, centralizar a gestão de dados e reduzir a burocracia administrativa.

Solicite uma demonstração 100% gratuita e personalizada agora mesmo!