KPIs de recrutamento: quais acompanhar e como usar para contratar melhor

Imagine quanto seu processo seletivo pode melhorar só com o acompanhamento dos dados certos? Os KPIs de recrutamento, ou indicadores-chave de desempenho do RH, são como bússolas que mostram se sua estratégia de atração e seleção está no caminho certo.

Quando bem usados, esses dados ajudam a contratar com mais eficiência, reduzir custos, melhorar a experiência dos candidatos e, o mais importante, atrair e reter os talentos certos.

Neste guia completo, você vai entender o que são KPIs de recrutamento, por que eles são importantes, quais são os principais indicadores e como usar essas informações para atrair e manter os melhores profissionais na sua empresa.

O que são KPIs de recrutamento?

Os KPIs (Key Performance Indicators) são indicadores que medem o desempenho de diferentes áreas de uma empresa. No caso do RH, os KPIs de recrutamento servem para acompanhar a eficiência e a qualidade dos processos seletivos, desde o primeiro clique no anúncio da vaga até a contratação (e além!).

Eles ajudam o time de RH a:

• Identificar gargalos nos processos;
• Reduzir o tempo e o custo de contratação;
• Medir a efetividade das fontes de recrutamento;
• Entender por que os candidatos desistem ou são descartados;
• E, claro, melhorar a experiência e a aderência dos talentos contratados.

No fim do dia, os KPIs de recrutamento não são só números. Eles contam histórias. Mostram o que está funcionando, o que precisa de atenção e onde estão as oportunidades de melhoria.

KPIs de recrutamento: como transformar dados em ações estratégicas

Sem dados, o RH age no escuro. Com os dados certos, ele atua com precisão, como um GPS que mostra onde ajustar a rota para alcançar os melhores resultados.

E muitas empresas já entendem a importância: 61,1% dos profissionais de RH afirmam que o setor já toma decisões com base em dados, o que mostra como a área está cada vez mais estratégica. 

Porém, é importante lembrar que não basta acompanhar KPIs se os dados não estiverem conectados com a estratégia do negócio. Medir por medir vira só mais uma tarefa no meio da rotina, sem impacto real. Para que os indicadores façam sentido, é preciso analisar com frequência, entender os padrões e, principalmente, usar essas informações para tomar decisões.

Não por acaso, 46,3% dos profissionais disseram que suas empresas já tentaram mensurar dados de RH e acabaram desistindo, segundo uma pesquisa do Infojobs. Isso mostra que o desafio não está em coletar os dados, mas em transformar essas informações em ação.

Agora, quando o acompanhamento dos KPIs é feito com estratégia, os resultados aparecem. Confira algumas dicas para te ajudar nesse processo:

Boas práticas para acompanhar KPIs de recrutamento (e fazer deles aliados de verdade)

1. Monitore seus dados com frequência

Não deixe os números parados. Verificar os resultados regularmente ajuda a identificar gargalos, processos fora do comum ou quedas que merecem atenção.

2. Atualize os indicadores conforme suas metas mudam

O que você acompanha hoje pode não fazer sentido daqui a seis meses. Ajuste seus KPIs conforme o foco da empresa muda — como expansão, redução de custos ou foco em diversidade.

3. Garanta a qualidade da coleta de dados

Dados bagunçados ou inconsistentes geram decisões ruins. Com um sistema automatizado como o Pandapé, esse risco é muito menor.

4. Tenha um painel de métricas claro e visual

Nada de planilhas gigantes e difíceis de interpretar. Use dashboards que mostrem os dados de forma fácil, com filtros, comparativos e gráficos — o Pandapé entrega isso pronto, com filtros intuitivos.

5. Compartilhe os resultados com quem importa

Líderes, gestores e stakeholders precisam entender os KPIs de recrutamento. Mostrar essas métricas com clareza gera engajamento, aprovações mais rápidas e decisões mais estratégicas.

Benefícios práticos dos KPIs de recrutamento

Quando a análise é feita corretamente, os indicadores ajudam a identificar oportunidades, eliminar gargalos, melhorar a qualidade das contratações e tornar o recrutamento muito mais eficiente.

Veja alguns dos principais ganhos que seu time pode ter ao usar os dados a favor das decisões:

Vantagem	Impacto direto na operação de RH
Redução no tempo de contratação	Vagas preenchidas mais rápido e com menos esforço
Aumento da qualidade dos candidatos	Talentos com mais aderência ao perfil da vaga e cultura
Identificação de falhas no funil de seleção	Menos desistências e descartes desnecessários
Otimização de canais de divulgação	Economia de recursos e mais retorno por vaga
Melhor planejamento e previsibilidade	RH mais estratégico e conectado com metas de negócio

Com dados bem estruturados, cada decisão ganha mais agilidade, embasamento e conexão com os resultados da empresa.

Mas afinal, quais indicadores acompanhar na prática? Vamos conferir a seguir!

Principais KPIs de recrutamento para manter no radar

Todos os KPIs têm seu valor, mas os mais relevantes vão variar conforme os objetivos da sua estratégia de recrutamento. Para te ajudar nessa escolha, listamos os principais indicadores que merecem atenção, especialmente se você busca eficiência, agilidade e qualidade nas contratações.

1. Efetividade das fontes de recrutamento

Mostra quais canais (Infojobs, LinkedIn, indicações, site da empresa, etc.) estão gerando mais candidatos para suas vagas.

Como medir: compare o volume de candidatos vindos de cada canal
Por que importa: ajuda a entender quais fontes realmente funcionam, evitando gastos desnecessários com canais pouco eficientes.

2. Origem dos candidatos contratados

Indica de onde vêm os talentos que realmente são contratados.

Como medir: cruze os dados entre “candidatos aplicados” e “candidatos contratados” por canal.
Por que importa: mostra quais canais trazem qualidade, não só volume.

3. Andamento das vagas

Acompanha o status de cada vaga — aberta, em andamento, pausada, finalizada ou arquivada.

Como medir: faça o mapeamento em um painel de controle.
Por que importa: permite gerenciar o funil de forma ativa, identificar gargalos e manter o processo sob controle.

4. Tempo médio de fechamento de vaga

É o SLA da vaga, ou seja, tempo que leva para fechar uma vaga, desde a abertura até a contratação do candidato.

Como medir: divida o tempo total gasto no processo pelo número de vagas preenchidas.
Por que importa: tempo excessivo pode indicar problemas na divulgação, triagem ou tomada de decisão.
Dica: metas realistas evitam decisões apressadas ou lentas demais.

5. Motivos de descarte

Revela por que os candidatos estão sendo reprovados ou desistindo.

Como medir: categorize os motivos (falta de aderência, salário, soft skills, etc.) e analise as frequências.
Por que importa: ajuda a ajustar critérios, comunicações e descrições de vagas.

6. Canais de mensagens mais eficientes

Mostra quais meios de contato geram mais engajamento (e-mail, WhatsApp, SMS, etc.).

Como medir: compare taxas de resposta por canal.
Por que importa: melhora a comunicação com os candidatos e reduzir desistências por falta de resposta.

7. Custo por contratação

Mostra o total gasto para contratar um novo colaborador.

Como medir: some todos os custos do processo (divulgação, ferramentas, entrevistas, headhunters, treinamento, etc.) e divida pelo número de contratações realizadas no período.
Por que importa: permite controlar os investimentos em recrutamento e buscar formas de economizar sem perder eficiência.

8. Vagas fechadas dentro do prazo

É o percentual de vagas que foram preenchidas dentro do tempo estimado.

Como medir: divida o número de vagas fechadas dentro do prazo pelo total de vagas concluídas, e multiplique por 100.
Por que importa: mostra se o planejamento está funcionando e ajuda a prever demandas com mais precisão.

9. Motivos do atraso nas contratações

Trata-se de uma análise qualitativa das razões pelas quais algumas vagas extrapolam o prazo previsto.

Como medir: categorize os principais motivos (falta de candidatos, perfil exigente, demora do gestor, etc.) e acompanhe com regularidade.
Por que importa: permite agir sobre os verdadeiros gargalos, otimizando os fluxos e evitando atrasos recorrentes.

10. Turnover nos primeiros meses

Mostra a rotatividade de pessoas contratadas que deixam a empresa logo nos primeiros meses (geralmente 3 ou 6).

Como medir: divida o número de desligamentos precoces pelo total de contratações no mesmo período e multiplique por 100.
Por que importa: indica falhas no recrutamento, onboarding ou alinhamento cultural.

11. Custo de rotatividade

Valor total gasto com desligamentos, reposições e recontratações.

Como medir: some os custos de rescisão, novas seleções, treinamentos e adaptação dos novos colaboradores.
Por que importa: a rotatividade impacta o orçamento, sobrecarrega o time e compromete a produtividade.

12. Taxa de propostas aceitas

Calcula a porcentagem de candidatos que aceitaram a proposta da empresa.

Como medir: divida o número de propostas aceitas pelo total de ofertas feitas, e multiplique por 100.
Por que importa: mede a atratividade da empresa e a competitividade das suas condições.

13. Taxa de absentismo em entrevistas

É a proporção de candidatos que não comparecem às entrevistas agendadas.

Como medir: divida o número de ausências pelo total de entrevistas marcadas.
Por que importa: alto absenteísmo pode indicar comunicação ineficaz ou baixa atratividade da vaga.

14. Qualidade da contratação

O que é: desempenho dos novos colaboradores após um período de experiência (3, 6 ou 12 meses).

Como medir: combine a avaliação de desempenho com o feedback de líderes diretos.
Por que importa: revela se o recrutamento está entregando talentos com fit cultural, que realmente agregam valor ao negócio.

15. Diversidade nas contratações

Mostra o grau de representatividade de grupos diversos nas novas admissões.

Como medir: acompanhe o preenchimento de vagas por recortes como gênero, raça, idade, PCDs, entre outros.
Por que importa: fortalece o compromisso da empresa com a diversidade e melhora o ambiente organizacional.

Tecnologia no RH: como o Pandapé pode ser seu aliado na análise de KPIs de recrutamento

Hoje, quem trabalha com RH não precisa mais fazer tudo manualmente.

Tecnologias como o Pandapé automatizam a coleta de dados, organizam relatórios, atualizam os números em tempo real e ainda permitem a visualização clara da performance do recrutamento. Com isso, você gasta menos tempo preenchendo planilhas e mais tempo agindo com inteligência.

Recursos do Pandapé que fazem a diferença:

• Painéis gerados instantaneamente com uma visão abrangente do desempenho do processo de contratação com indicadores-chave;
• Modelos de relatórios prontos;
• Dados sobre atração, recrutamento e desempenho;
• Filtros por vaga, recrutador, canal ou período;
• Exportação em Excel para reuniões ou auditorias;
• Indicadores atualizados em tempo real.
  

Tudo isso ajuda o RH a ser mais estratégico, rápido nas respostas e focado em resultados.

Conclusão: KPI é mais inteligência, menos achismo

Acompanhar KPIs de recrutamento é mais do que medir números: é transformar dados em decisões inteligentes. Quando bem aplicados, esses indicadores revelam o que realmente funciona, onde estão os gargalos e como tornar o processo seletivo mais eficiente, econômico e humano.

Com o Pandapé, acompanhar esses dados fica muito mais fácil! Em vez de gastar tempo montando planilhas ou correndo atrás de relatórios manuais, você tem informações organizadas, atualizadas e prontas para ação.

Quer transformar seus dados em decisões mais assertivas? Agende uma demonstração e veja o Pandapé na prática.