Folha de pagamento: o que é e como fazer o cálculo

Independente do tamanho ou setor da empresa, a tarefa de gerenciar a folha de pagamento é parte do trabalho do RH ou departamento pessoal, com o objetivo de garantir o pagamento justo e preciso aos colaboradores. 

Assim, a folha de pagamento está entre os domínios e atividades essenciais em qualquer empresa, pois reúne todas as informações sobre os pagamentos de cada colaborador, auxiliando a organização no cumprimento dos salários acordados e demais quesitos fiscais.   

Embora esse processo possa parecer burocrático, seguindo o passo a passo correto, ou digitalizando algumas etapas do ponto, é possível realizar uma gestão eficiente e evitar erros. Além de preencher com mais facilidade a folha de pagamento, incluindo o cálculo de valores, descontos e proventos. 

Ou seja, quanto mais organizado e otimizado for esse processo, melhor será para o funcionamento das contas da empresa. Nesse artigo, vamos te explicar como a folha de pagamento funciona e como ter esse documento padronizado.

O que é a folha de pagamento? 

A folha de pagamento é um documento que tem como objetivo registrar as remunerações de cada colaborador na empresa e deve ser emitido regularmente pelo setor de Recursos Humanos (RH) ou Departamento Pessoal (DP), conforme estabelecido nos artigos 464 e 225 do Decreto 3048/1999. 

Embora não haja um formato padrão, a folha de pagamento precisa incluir informações básicas como salário bruto e líquido, nome do colaborador e dias trabalhados. Para que esteja em conformidade com a lei, uma folha de pagamento completa deve conter:

• Nome do colaborador;
• Cargo, função ou tipo de serviço realizado;
• Número de dias trabalhados;
• Salário bruto e líquido;
• Parcelas que compõem a remuneração;
• Parcelas não remunerativas, como ajudas de custo;
• Descontos legais aplicáveis, como INSS, FGTS, vales, entre outros;
• Informações sobre a empresa;
• Classificação dos segurados (empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual, temporários);
• Dados sobre colaboradoras em licença-maternidade e número de quotas de salário-família, quando aplicável;
• Forma e data de pagamento;
• Qualquer outra informação contábil pertinente ao pagamento final.

A legislação exige que todas as empresas elaborem e calculem a folha de pagamento mensalmente, mantendo uma cópia dos documentos e recibos no local de trabalho. 

O que a lei diz sobre a folha de pagamento?

Existem leis específicas que regulam a folha de pagamento, destacando a obrigatoriedade deste documento, mas não existe um modelo padronizado para sua elaboração sendo essa uma responsabilidade das organizações. Ou seja, as empresas têm liberdade para definir o layout da folha, desde que incluam todos os itens exigidos por lei.

A obrigatoriedade da folha de pagamento está prevista no Decreto 3.048/99, em seu artigo 225, inciso I, parágrafo 9º, que detalha as obrigações das empresas. O artigo determina que:

> “Art. 225. A empresa é também obrigada a:  

> I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;”

O parágrafo 9º complementa os itens que devem estar presentes na folha de pagamento:

• Nome dos segurados, com indicação de cargo, função ou serviço prestado;
• Agrupamento dos segurados por categoria: empregado, trabalhador avulso, empresário, autônomo ou equivalente, entre outros;
• Identificação específica das seguradas em licença-maternidade;
• Discriminação das parcelas que compõem e não compõem a remuneração, assim como os descontos legais;
• Número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado ou trabalhador avulso.

Agora que você sabe que a folha de pagamento é obrigatória por lei, fica claro que ela precisa incluir todas essas informações essenciais.

Atributos e cálculos da folha de pagamento: 

O item mais importante da folha de pagamento é o salário bruto, pois serve de base para o cálculo de todos os tributos e benefícios. Além de representar a remuneração acordada pelo serviço prestado, sendo determinado conforme os valores mínimos legais e a média do mercado.

Outro tipo de remuneração são as gratificações, que podem ser concedidas, por exemplo, quando a empresa alcançar resultados específicos ou como reconhecimento ao bom desempenho de um colaborador.

Valores adicionais

Além disso, há adicionais, que são valores pagos junto ao salário, como:

• Horas extras: pagas ao colaborador quando ele trabalha além da jornada normal;
• Adicional noturno: para trabalhadores com jornada entre 22h e 5h;
• Adicional de insalubridade: para ambientes com condições adversas, como exposição a produtos químicos, ruídos ou temperaturas extremas;
• Adicional de periculosidade: para funções que envolvem riscos à vida, como contato com materiais inflamáveis ou equipamentos de alta tensão;
• Ajuda de custo: como o auxílio para home office ou atividades externas à rotina.

Descontos na folha de pagamento

Entre os principais descontos estão os tributos obrigatórios e benefícios legais:

• INSS (Previdência Social): descontado para que o funcionário tenha acesso a benefícios como aposentadoria, auxílio-doença e salário-maternidade. É calculado com base na tabela atual de alíquotas e incide sobre a remuneração total.
• IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): outro desconto importante, com alíquotas que variam de 7,5% a 27,5%, dependendo da faixa salarial do colaborador. Esse valor é subtraído do salário bruto após o desconto do INSS.
• Vale-transporte (VT): garantido para os colaboradores pela CLT, o desconto pode ser de até 6% do salário. Se o custo de transporte ultrapassa esse limite, a empresa cobre a diferença.

Descontos variáveis

Existem outros descontos que também podem entrar na folha de pagamento e variam de acordo com cada empresa e acordos: 

• Contribuição sindical: com a Reforma Trabalhista, a contribuição sindical é opcional e só é descontada se o colaborador optar.
• Faltas: em caso de ausências não justificadas, ou seja, sem abono de falta, a empresa pode descontar o valor correspondente ao dia de ausência e o descanso semanal remunerado (DSR).
• Atrasos e saídas antecipadas: muitas empresas permitem uma tolerância mínima, mas atrasos maiores podem ser descontados no banco de horas.
• Plano de saúde e odontológico, vale-refeição: são benefícios opcionais e podem ter descontos, como o do vale-refeição, que é limitado a 20% do salário.

Benefícios e adicionais

Além dos descontos admissionais, existem benefícios que são concedidos em momento específicos: 

• Salário-família: benefício concedido aos colaboradores de baixa renda com filhos menores de 14 anos, conforme a tabela do INSS.
• Férias: também previstas por lei, são calculadas com base no salário fixo com adicional de um terço do valor.
• 13º salário: esse é um benefício pago em duas parcelas, uma até 30 de novembro e outra até 20 de dezembro. Se o colaborador tiver menos de um ano de serviço, o valor é proporcional.

Como fazer a folha de pagamento?

Como você viu, embora não haja um modelo fixo para a folha de pagamento, é essencial incluir informações importantes como nome do colaborador, dados da empresa, salário bruto e líquido. Já para realizar o cálculo, some todos os proventos (salário, benefícios e adicionais) e subtraia os descontos legais. A fórmula é a seguinte:

Salário líquido = Salário bruto – descontos obrigatórios + benefícios + horas extras + férias + 13º salário

Na hora de preencher o contracheque, certifique-se de que todos os dados e cálculos estão corretos. Aqui estão os passos para garantir um preenchimento preciso e evitar erros:

Mantenha controle do quadro de colaboradores atualizados

Organize-se para gerenciar contratações e demissões. Isso ajuda a evitar atrasos e erros no pagamento de colaboradores ativos e garante que não sejam feitos pagamentos para ex-funcionários.

Acompanhe mudanças nos dados do colaborador e na legislação 

Promoções, mudanças de cargo, aumentos salariais, férias e licenças devem ser considerados na folha de pagamento. Além disso, o RH precisa estar atento a alterações na legislação, como possíveis atualizações nas alíquotas de impostos como o IR.

Inclua pagamentos extras no cálculo 

Parcelas extras, como horas extras, devem ser consideradas. Horas extras durante a semana têm acréscimo de 50%, enquanto nos finais de semana são pagas a 100%. Se houver trabalho em dias de descanso, inclua vale-transporte e vale-refeição adicionais.

Desconte os impostos que incidem no salário 

Impostos como INSS e IRRF devem ser subtraídos do salário. Verifique se todos os descontos foram aplicados corretamente para evitar problemas.

Calcule os valores com precisão 

Depois de definir os valores a serem pagos e os descontos, faça os cálculos com atenção para evitar erros que podem resultar em pagamento a mais ou a menos.

Organize-se para cumprir o prazo de pagamento 

De acordo com a CLT, o salário deve ser pago até o quinto dia útil do mês. Se o pagamento atrasar, a empresa deverá pagar com correção monetária e juros, conforme o número de dias em atraso.

Importância do controle da folha de pagamento 

Como você viu até aqui, a folha de pagamento é uma obrigação fiscal de todas as empresas e deve seguir as exigências legais. Contudo, além de cumprir um requisito obrigatório, gerenciar a folha de pagamento com precisão traz vantagens também para a gestão de pessoas da empresa e para as finanças.

Um bom controle permite à empresa monitorar todos os custos com os colaboradores e assegurar que está em conformidade com a legislação, comprovando o pagamento correto das verbas trabalhistas.

Por isso, manter a folha em dia, respeitando os prazos e utilizando ferramentas confiáveis, é essencial para evitar conflitos com colaboradores ou problemas legais. Esse processo eficiente beneficia não só a empresa, mas também reforça a confiança dos colaboradores na organização.

Ter um bom controle de ponto auxilia no acompanhamento da jornada de trabalho, o que também tem relação com a folha de pagamento.