Como muchos aspectos de la administración del capital humano, la gestión de vacaciones del personal es uno de los que incrementa su grado de dificultad en función de la cantidad de colaboradores que se vayan sumando a la empresa.
Es posible que cuando una empresa es pequeña y tiene pocos colaboradores resulte relativamente sencillo manejar las solicitudes de vacaciones y ausencias incluso a mano, realizar el proceso de firmas de los supervisores para aceptarlas o denegarlas y, posteriormente, considerarlas en el proceso de prenómina y llevar un registro de ellas.
Pero para evitar que este proceso se convierta en un problema más adelante, es importante que desde RR.HH. se establezcan pasos bien definidos a seguir y se recurra a herramientas que agilicen dicho proceso.
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A continuación compartiremos aspectos fundamentales para llevar una correcta gestión de vacaciones de personal en una empresa:
1. Establece los lineamientos y condiciones
Ya sea de manera muy formal, en el reglamento general de la empresa o a nivel de departamento, es necesario que se establezcan los lineamientos para solicitar las vacaciones.
Independientemente de si una empresa ofrece las vacaciones por ley o da más, es necesario señalar:
- Con cuánto tiempo de anticipación se deben pedir.
- Qué miembros del equipo no las pueden tomar juntos.
- Hasta cuántos días corridos se pueden tomar.
- En qué épocas del año es preferible no tomarlas, etc.
2. Implementa un medio para solicitarlas
Es común que en muchas empresas se comparta un formato que debe llenarse ya sea a mano o a computadora, en el que se incluyen datos como nombre y número de empleado, años de antigüedad, días de vacaciones por año y días a tomar.
Pero de manera simultánea, pedir días de vacaciones supone acciones como:
- Ponerse de acuerdo con los compañeros con quien se comparte tareas.
- Hablar con el supervisor inmediato.
- Corroborarlo con el gerente o jefe de área (tarea que se complica si éste tiene muchas labores que atender).
- Y posteriormente llevarlo con RR.HH.
3. Usa la tecnología a tu favor
Dejar de gestionar las vacaciones del personal en plantillas u hojas de cálculo es posible. Actualmente existen alternativas a los cuadrantes de vacaciones en papel y a las plantillas tradicionales, herramientas tecnológicas como Pandapé permiten reducir todos los pasos de esta tarea a un par de clics:
- El administrador deberá configurarla de acuerdo a la cantidad de vacaciones por año y tipo de ausencias permitidas en la empresa. Incluso podrá personalizarlas por departamento y seleccionar quién estará encargado de aceptarlas.
- El colaborador por su parte, solo deberá dirigirse a la sección “Ausencias” y seleccionar los días que desea tomar, desde un calendario que facilita la visualización.
- Desde la pantalla principal, todos los colaboradores podrán visualizar con anticipación las ausencias de sus compañeros, para evitar que se empalmen.
- El encargado de moderarlas, recibirá una notificación y también podrá corroborar que no se empalmen y aceptarlas o realizar alguna observación de por qué no puede tomarlas
- Por último, el departamento de RR.HH. podrá preparar la prenómina con esta información sobre las vacaciones y ausencias y analizar los datos a través del sistema de reporting.
Navidad, semana santa y otros periodos vacacionales…
Prevé y evita que tu operación se convierta en un caos
Llegan el periodo vacacionales y con él, los planes de muchos colaboradores por pasar unos días de descanso y recreación a lado de sus seres queridos. Las peticiones de vacaciones se vuelven una constante y de no gestionarse correcta y anticipadamente, pueden convertirse en un verdadero dolor de cabeza.
Para evitar que el caos se apodere de tu empresa, te compartimos algunas recomendaciones para optimizar la planificación y gestión de vacaciones de tu empresa en Navidad o cualquier otro periodo vacacional, en los que las empresas deben continuar su operación, con un número menor de colaboradores.
Cómo organizar a tus trabajadores en Navidad
El primer paso es detectar los picos de trabajo de acuerdo al sector o naturaleza de la actividad económica y crear tu estrategia de organización de vacaciones con base en ello.
▶ Por ejemplo, si se trata de una empresa dedicada a la organización de eventos, quizá la época decembrina resulte un mal momento para solicitar vacaciones. Por el contrario, si se trata de una institución educativa, es probable que los picos más altos se den en época de inscripción como en febrero, o en al inicio escolar, como en agosto. ◀
Y en función e esto, se deben establecer los lineamientos y condiciones, actividad vital sobre todo en época vacacional. Quizá incluso valga la pena incluir un apartado especial sobre ello, para que los colaboradores sepan qué es posible y qué no, tratar de evitar malentendidos y que ellos mismos se anticipen y hagan el procedimiento correcto.
Este apartado independiente, puede ser tan detallado como lo requieras, considerando aspectos mínimos como:
- Con cuánto tiempo de anticipación se deben pedir las vacaciones.
- Cuál es el proceso y método para pedirlos, ya sea personalmente, llenando un documento o de forma digital.
- Qué puestos no deben tomar vacaciones de navidad al mismo tiempo o cuáles no pueden quedarse solos.
- Qué labores y cómo se deben repartir o anticipar, para evitar dejar pendientes urgentes.
- Si se dará prioridad de jerarquía, antigüedad o productividad.
Con esos puntos bien definidos, puedes comenzar a distribuir los días. Una opción es pedir a cada supervisor que organice guardias para evitar dejar labores desatendidas, proceso en que deberá platicar, considerar las preferencias de los colaboradores, llegar a acuerdos y reasignar tareas.
Cuadra las vacaciones de forma sencilla, de la mano de la tecnología
Recuerda que siempre puedes apoyarte de la tecnología para simplificar la planificación y gestión de las vacaciones y ausencias, sin destinar más tiempo y recursos de los necesarios, con Pandapé:
- Establecer la cantidad de días de vacaciones y la tipificación de otras ausencias.
- Visualizar con cuántos días de vacaciones disponibles cuenta cada colaborador.
- Evitar que las vacaciones se empalmen.
- Posibilidad de que los seleccionen y elijan de forma muy sencilla e intuitiva.
- Visualizar las próximas ausencias solicitadas, para evitar solicitar las de compañeros con actividades relacionadas.
Mantener el control de las vacaciones de toda la plantilla con todas las variables que supone y sin cometer errores puede ser difícil, sin embargo con un poco de organización, administración previa y la ayuda de la tecnología, se puede reducir el número de incidentes relacionados.
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