Estructura organizacional: qué, para qué y cómo crearla

Definir de qué forma se organizará una empresa y sus colaboradores es parte fundamental para el logro de los objetivos. Y puesto que cada empresa es única por sus objetivos, dinámica y estilos de liderazgo, cada una requiere un tipo de estructura organizacional muy particular.

¿Qué es la estructura organizacional?

La estructura organizacional es la forma en cómo se distribuyen las funciones y responsabilidades que debe cumplir cada miembro que forma parte de una empresa para alcanzar los objetivos propuestos.

Es decir, el sistema jerárquico elegido para organizar a los colaboradores en el  organigrama empresarial, gracias al cual se reparte el trabajo y las responsabilidades y se aborda la organización interna y la coordinación.  

Toda empresa debe planificar el proceso de sus tareas y definir los puestos y responsabilidades de las personas que integran la organización, con base en las necesidades de la misma organización. Es decir, una universidad no requerirá los mismos niveles jerárquicos que una fábrica, al menos a nivel operativo.

¿Para qué sirve diseñar la estructura de la organización?

Una estructura organizacional bien planificada sirve para dar dirección a las diferentes áreas que componen la empresa hacia los mismos objetivos, además de:

• Coordinar y dar orden y certeza a los colaboradores.
• Entender cómo funciona la cadena de mando. 
• Determinar las áreas de funcionamiento que integran la organización.
• Establecer los perfiles de puestos para definir las tareas y responsabilidades.
• Diferenciar tareas por departamentos, identificar a quién le corresponden y asignar a quienes los integrarán.
• Permitir que los trabajadores identifiquen su lugar en la empresa y a quiénes le rendirán cuentas.
• Identificar si es necesario contratar más personal para alguna área o actividad en particular.

Esta estructura define la división de tareas y permite que se desarrollen con eficiencia, reduciendo en medida de lo posible las confusiones y/o conflictos.

Características de la estructura organizacional

La estructura de una organización, es la conformación de la empresa es sí. Requiere coordinación y el establecimiento de protocolos estandarizados por departamentos, pero con una estrategia y objetivos comunes bien definidos.  

La estructura organizacional puede ser centralizada o descentralizada, según quienes tomen las decisiones principales, ya sea altos cargos o cada departamento. La estructura elegida depende de la filosofía de la organización, es decir su visión, misión y valores.

Tipos de estructura organizacional

Entre los modelos de estructura organizacional más comunes que una empresa puede aplicar, se encuentran los siguientes:

1. Lineal. Se basa en los niveles de autoridad y se maneja un sistema de decisión centralizada. Su estructura es de forma piramidal, en la que disminuyen los puestos en la jerarquía más alta, pero aumentan las responsabilidades.

2. Horizontal. En esta estructura existen pocos mandos medios de autoridad, por lo que las personas que ocupan los niveles más altos de autoridad entran en contacto directo con todos los trabajadores de primera línea.

3. Funcional. Agrupa y ordena a las personas que ocupan puestos similares dentro de la empresa. Se basa en las tareas que tiene que desarrollar cada jefe y su grupo de trabajo y se organiza en departamentos especializados, al mando de un supervisor. Por ejemplo, departamento de marketing, ventas, contabilidad, producción, etc.

4. Divisional. Organiza a los colaboradores por tipo de producto o de servicio específico que se ofrece al mercado, siendo cada uno de ellos, responsable del flujo de tareas.

5. Matricial. En este sistema, la organización divide el esquema de trabajo tanto por cada área de funciones como por los tipos de proyecto que se desarrollan. Funciona como una matriz en la que cada empleado reporta a dos jefes inmediatos; un supervisor de proyecto y un supervisor de funciones.

6. Central. Común en empresas muy grandes y con una forma de trabajo más compleja en la que cada empleado debe responder a muchos supervisores que se encuentran en diferentes áreas o en diferentes localizaciones.

Elementos que conforman la estructura organizacional

Toda estructura organizacional cuenta con ciertos componentes fundamentales que las distinguen, siendo los más representativos los siguientes:

Cadena de mando

Es la base del modelo organizacional y se refiere a una línea de autoridad que desciende desde la dirección, hasta los puestos más bajos. Su objetivo es definir a quién hay que dirigirse según el tema que se desee tratar o la petición que se desee hacer.

Según Henry Mintzberg, la estructura de la cadena de mando se compone de cinco elementos: 

• Cumbre estratégica. Encargados de la responsabilidad general de la organización, con intereses estratégicos.
• Línea media. Directores de departamento que intercambian información entre las partes de la organización, intervienen en las decisiones, administran recursos y desglosan la estrategia.
• Núcleo de operaciones. Quienes asegurar los insumos, transformarlos, distribuirlos, y proveer apoyo directo a las funciones anteriores.
• Tecnoestructura. Analistas que planifican y controlan el trabajo de otros pero su función es staff.
• Staff de apoyo. Miembros de staff otorgan otro tipo de servicios indirectos.

Nivel de centralización

Esto contribuye directamente en la velocidad del proceso de toma de decisiones y en si se trata de una organización más o menos democrática en su forma de actuar. 

Margen de control

De acuerdo al tamaño de la empresa y los equipos, así como del nivel de centralización, se debe considerar cuántos empleados controla un mando directivo. Entre más colaboradores sean, mayor será el margen de control.

Grado de especialización

Si los empleados cuentan con una especialización alta y son expertos en su campo, se espera que sean más productivos. Cuando el grado de especialización es menor, la plantilla es más flexible y versátil, por lo que ambas opciones tienen sus ventajas y desventajas. 

Dentro de una organización, las tareas se distribuyen en distintos niveles y lo ideal es encontrar el nivel de especialización adecuado para la actividad de la empresa según sus necesidades, o incluso cierto equilibrio entre ellas.

Formalidad estructural

El grado de formalidades busca mantener cierta armonía, siendo el ideal un equilibrio entre rigidez y libertad que permita trabajar ágilmente, pero sin eliminar las relaciones entre los trabajadores ni su creatividad.

Formación de departamentos

Las diferentes actividades de una organización se dividen en departamentos, cada uno de ellos con sus propios proyectos, indicadores y objetivos.

Cómo crear la estructura organizacional de una empresa 

La creación de la estructura organizacional de una empresa consta de dos pasos:

1. Analizar tareas, subtareas y definir metas de la organización, para después llevar un control de la evaluación de objetivos. 
2. Síntesis y reparto de las tareas. Asegurarse de que con el reparto de tareas, se aproveche al máximo los recursos con los que se dispone.

Representarlo gráficamente y que toda la plantilla esté al tanto de la estructura no siempre es sencillo, pues depende del tamaño de los equipos y la cantidad de departamentos. 

Para ello, primero se deben distinguir las partes que componen un organigrama.

• Elementos estructurales. Son las diferentes unidades en las que se dividen las tareas de la empresa (departamentos, servicios de apoyo, puestos, etc.) 
• Relaciones estructurales. Red que se teje alrededor de los elementos estructurales y que define las relaciones entre todos ellos.
• Sistema de dirección. Serie de elementos gráficos que facilitan la comprensión del organigrama: cajas, líneas, flechas, etc.

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Como conclusión, la estructura organizacional ayuda a determinar la cantidad de recursos humanos necesarios para desarrollar las funciones de los departamentos, dar orden, evitar confusiones y delimitar claramente las responsabilidades de cada miembro del equipo, contribuyendo en su conjunto, al correcto desempeño de la empresa.

Existen herramientas tecnológicas para su gestión que entre otras funciones, facilitan la configuración y creación del organigrama, y para los colaboradores, la identificación de su lugar en la empresa funciones y personas con las que debe dirigirse para determinadas peticiones o proyectos.

Con el módulo de organigrama y expediente digital de Pandapé podrás importar los datos de tus colaboradores y genera el organigrama de manera automática cada que haya un cambio en la plantilla; personalizar la visibilidad de la información; agregar fotografías para hacerlo más atractivo y visual.

Y paralelamente, crear el expediente digital, manteniendo toda la información digitalizada y en un solo lugar.

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