Metodología AGILE en RH, ¿Qué es y cómo aplicarla?

La metodología Agile es una filosofía que apunta a una forma distinta de trabajar y organizarse, para desarrollar proyectos que requieren rapidez y flexibilidad, para lo cual se seccionan en pequeñas actividades que deben completarse y entregarse en un plazo determinado. 

Su objetivo es desarrollar productos o servicios con la calidad requerida, que respondan a las cambiantes necesidades de los clientes, el sector y la sociedad misma. 

Dentro de esta metodología es posible visualizar la gestión de proyectos y eliminar cuellos de botella, sin la necesidad de reunirse constantemente, para que justo como dice su nombre, se ejecuten de forma ágil.

Antecedentes de la metodología AGILE

Estas metodologías nacieron en la industria del desarrollo de software, cuando las compañías del sector comprendieron que la forma tradicional de trabajo retrasaba mucho la entrega del producto final y comprometía la calidad de los entregables, al tratarse de un proceso caracterizado por la escasa comunicación entre los involucrados.

En el año 2001, se reunieron los CEOs de las principales empresas de software en Utah para compartir sus mejores prácticas y crear el “Manifiesto Agile”, un modelo de mejora continua en el que se planifica, se crea, se comprueba el resultado y se mejora, todo esto de forma constante y rápida, con plazos de entregas reducidos que buscan evitar la dispersión y centrar toda la atención en una tarea encomendada.

Hoy esta filosofía se ha ido extendiendo a otras industrias, incluida la financiera, marketing, comercial, llegando incluso a la administración general de los recursos, y han surgido muchos tipos de metodologías Agile entre las que están: Agile Modeling, Agile Unified Process, Crystal Clear o Scrum entre otras.

Con esa metodología, se espera obtener las siguiente ventajas en los proceso:

• Mejorar la calidad: Minimizando errores en cada entrega, mejorando la experiencia y funcionalidad para el cliente.
• Incrementar compromiso: Se fomenta una mayor implicación, compromiso y motivación por parte de sus empleados, además de generar conciencia de equipo.
• Mayor rapidez: Disminuye los ciclos de producción y minimiza los tiempos de reacción y toma de decisiones.
• Aumento de la productividad: Al asignar mejor los recursos y trabajar de acuerdo a las prioridades de la empresa.

Características de estas metodologías

Los principios y valores en los que se basan las metodologías ágiles tienen como principal característica realizar entregas rápidas, anticipadas y frecuentes, pero también posee ciertas características que contribuyen en la velocidad con la que se pretende concluir los proyectos, tales como:

• En caso de requerir cualquier modificación, sólo se hace en la parte implicada y en muy poco tiempo.
• Se prevé evitar realizar soluciones de urgencia, o incluso empezar de cero el proyecto.
• Se emplean equipos multidisciplinares que trabajen juntos, incluso por encima de las jerarquías y de la burocracia.
• Establece disciplina, fomenta el trabajo en equipo y la calidad del trabajo en los tiempos establecidos.
• Existe la figura de un supervisor o líder de proyecto, encargado de evaluar el desarrollo y orientar en las siguientes fases para avanzar de forma correcta.

Otra de sus grandes características, es la dinámica de reuniones diarias en las que cada miembro tiene que explicar tres cosas: qué tareas ha completado, cuáles está por completar y los impedimentos que no le han permitido avanzar, en caso de que los haya. 

Estas reuniones llamadas «dailys» sirven para que todos los integrantes del equipo sepan en qué punto de trabajo está cada uno y sean conscientes de cómo pueden colaborar para que el proyecto siga avanzando.

Metodología AGILE en el entorno laboral

El mercado laboral está en continuo cambio y los departamentos de Recursos Humanos saben que deben permanecer a la vanguardia y que las metodologías ágiles son una opción ideal para ello.

Pero, ¿En qué beneficia el uso de las metodologías Agile por parte del departamento de RR. HH.?

La respuesta es simple: acorta tiempos de entrega y cambia la forma de trabajo.

Por una parte, le permitirá responder rápidamente a las demandas de los procesos y de los trabajadores mismos, reduciendo los tiempos y dando pie a una dinámica laboral enfocada en la conclusión de los proyectos en tiempo y forma. Además de hacer que esta filosofía permee hacia todos los niveles de la organización, dando como resultados una empresa mucho más eficiente.

Los métodos más usados de Agile en recursos humanos

Metodología Agile Scrum. Consiste en seccionar los proyectos en entregas que se van revisando en periodos cortos para mejorar o corregir posibles errores que vayan surgiendo. En ésta, la planificación no es secuencial, es decir que no necesariamente se espera que termine una para iniciar otra, sino que pueden empalmarse diferentes fases del desarrollo.

Una de sus características es que los equipos se autogestionan, por lo que su motivación, implicación y productividad sueles ser mayor que en un proceso jerárquico tradicional.

Metodología Agile Kanban. Este método facilita la visualización de los flujos de trabajo y las actividades relacionadas a cada uno de ellos, a través del uso de tarjetas de colores a través de las cuales los colaboradores pueden conocer el estado de las tareas específicas y del proyecto en general.

El método Kanban se fundamenta en tres pilares:

• Visualizar el trabajo y establecer las fases del ciclo de producción.
• Especificar el estatus de las actividades, con énfasis en el trabajo en curso.
• Medir el tiempo que requiere completar cada tarea para establecer el promedio.

Metodología Agile Lean. Metodología que se basa en medir y obtener datos de forma continua para eliminar o corregir aquellas tareas o procesos que no aportan valor al producto o cliente final, y para potenciar aquello que sí aporta valor, todo esto con el foco puesto en la mejora continua.

Esta metodología se centra en construir un equipo cohesionado y preparado para realizar cualquier tarea en el menor tiempo posible, priorizando al equipo motivado, unido y comprometido ante los procesos y la burocracia tradicional.

¿Cómo aplicar la metodología Agile desde el área de RR. HH.?

Para empezar a usar la metodología Agile es recomendable seguir los siguientes consejos:

• Identifica las áreas o procesos que requieren adoptar nuevos modelos de organización y gestión.
• Forma equipos multidisciplinarios y acuerda el método de trabajo, para que puedan involucrarse en los proyectos sin dejar de lado las actividades de cada uno. Procura fomentar la flexibilidad para el intercambio de ideas entre departamentos y un buen clima laboral. 
• Facilita la comunicación constante, tanto entre los involucrados para generar confianza, dar pie a la retroalimentación y estar informados sobre el estatus y/o necesidades emergentes, como hacia la organización entera para dar a conocer los nuevos proyectos. 
• Elige entre el método Agile más adecuado para las necesidades de tu organización. 
• Sensibiliza a los colaboradores acerca de los beneficios que se pueden obtener a través de esta técnica y por qué se ha decidido utilizarla, así el proceso de adaptación será más sencillo y estarán más receptivos a la transformación.

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