Offboarding, la importancia de decir adiós en los mejores términos

Todo lo que inicia tiene un final —y sin importar cuánto se esfuercen las empresas en reducir su porcentaje de bajas— las relaciones laborales también expiran y lo mejor que pueden hacer las empresas es tomarlo con normalidad e incluso positivismo. 

Ya sea como un aprendizaje sobre lo que podrían haber hecho para evitarlo, o  asegurándose de terminar la relación en tan buenos términos que, si bien perderán un colaborador, ganen un potencial embajador de la empresa.

Conoce qué es el offboarding, por qué es tan importante y cuáles son los pasos que implica este proceso.

¿Qué es el offboarding?

El offboarding o desvinculación laboral es el proceso que tiene lugar cuando se termina la relación entre un colaborador y la empresa, ya sea por renuncia, despido, terminación de contrato o jubilación.

Consiste en una serie de etapas que puede incluir la transferencia de responsabilidades laborales, el papeleo formal, la desactivación de accesos y contraseñas, la entrega y revisión de equipos y la realización de entrevistas de salida. 

¿Cuál es el objetivo del proceso de offboarding o desvinculación laboral?

La finalidad del offboarding es evitar salidas problemáticas y asegurar que el funcionamiento de la empresa siga su curso con normalidad.

Esencialmente, esta desvinculación pretende garantizar que no haya cabos sueltos cuando un empleado se marcha, de ahí la importancia de establecer una guía de pasos a seguir para evitar omitir alguno. 

Por ejemplo para asegurarse que antes de firmar su renuncia formalmente, el colaborador entregue las herramientas proporcionadas y no hacerlo una vez que se ha perdido la conexión. 

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¿Por qué es importante el proceso de desvinculación?

Como lo vimos en nuestra entrada sobre el ciclo de vida del empleado, si bien el trayecto de un colaborador concluye cuando este deje de formar parte de  la empresa, esto no tiene porqué ser sinónimo de peleas o asperezas, por el contrario puede ser el inicio de su transición a portavoz o “defensor”.

Es decir, si durante toda su estancia en tu empresa tuvo una buena experiencia, incluso al final de ésta, puede ser que a donde quiera que vaya hable de lo grato que fue formar parte de ella, la recomiende como empleador o como líder en su sector.

Por el contrario, si un excolaborador tiene una mala experiencia, es probable que se convierta en adversario, no recomendarán tu empresa e irá comentando todo aquello que vivió y con el tiempo, eso puede perjudicar a la empresa. Recuerda que hoy en día existen muchas plataformas en donde las personas pueden compartir su opinión y rankear a las empresas, en su papel de empleadoras.

Como puedes ver, asegurar un buen proceso de offboarding es fundamental.

Otros beneficios del offboarding

Además de promover una relación saludable con los antiguos colaboradores y evitar detractores, crear un plan de offboarding permite: 

Asegura la continuidad de la operación

Es decir que la empresa sea capaz de continuar operando de manera regular a pesar de que un empleado haya partido. 

Para ello se requiere anticipación y planeación, saber qué hacer en estos casos:

• ¿Quién realizará las funciones del empleado que se ha ido? 
• ¿Cómo se coordinará el equipo hasta que el puesto sea ocupado? 
• ¿Cómo se gestiona la solicitud para un nuevo proceso de selección?

Evita pérdidas financieras o vulnerabilidad de la información

Comunicar a tiempo las bajas, puede incluso evitar que se comentan errores como seguir pagando a los empleados que ya no forman parte de la empresa.

Asimismo, permite gestionar el acceso a información importante a la que ya no debe poder tener acceso.

• No dejes cabos sueltos

Tener mapeadas las fases del proceso, te permitirá saber cada acción que se debe llevar a cabo desde la empresa y a quién le corresponde hacerla, para evitar olvidar algo. Ya sea desde trámites legales y firmas, hasta el recibimiento de alguna herramienta.

• Mantén todo en regla

Asegúrate de que el colaborador próximo a salir, firme todos los documentos correspondientes y quede todo en regla, para evitar el riesgo de denuncias laborales.

• Obtén información valiosa

Los empleados que dejan una empresa son una gran fuente de retroalimentación. Es probable que, al ya tener nada que perder, o ninguna relación, se sinceren sobre el funcionamiento de la empresa.

Aprovecha para realizar entrevistas de salidas en las que conozcas las razones de su partida y saber qué podría hacer la empresa para evitar que esto se replique.

El offboarding en casos de despido

No siempre es miel sobre hojuelas, también hay casos en los que los colaboradores no se van por decisión propia. 

Cuando se trata de despidos ciertas etapas tendrán más importancia que otras, por ello el proceso debe contemplar estos casos y señalar los puntos más importantes. Esto permitirá reducir las probabilidades de vulnerabilidad de la información o demandas laboral, por mencionar algunos inconvenientes. 

Aspectos a considerar durante el proceso de offboarding 

A continuación te compartimos algunos pasos para llevar a cabo durante tu proceso de offboarding, pero recuerda que siempre es importante adaptarlo a las necesidades de tu empresa y a la razón de la partida: 

• Crea una lista con todos los pasos a seguir, los departamentos y personas involucradas.
• Reúne la documentación necesaria para realizar los cálculos según corresponda y los trámites legales. 
• Informa al equipo de contabilidad. 
• Consulta con el empleado cómo quiere despedirse o incluso si desea hacerlo. 
• Determina, con la ayuda del organigrama, a quién impactará su salida y quién podría encargarse de sus actividades temporalmente.
• Informa a clientes y/o proveedores con quienes tenía relación y canalizalos con otro colaborador.
• Recupera las herramientas de la empresa (teléfono, computadora tarjetas de acceso, etc.). 
• Realiza una entrevista de salida.
• Retira permisos y accesos (correo, softwares, bases de datos, etc.).
• Informa al equipo en general.

Aunque hay quienes aseguran que este proceso no es relevante, ahora que ya conoces su impacto, sabes que claro que lo es, no solo porque beneficia la continuidad de la operación sin complicaciones, sino porque permite darle un cierre amable a la relación con quienes un día formaron parte de tu empresa y cuya labor trajo beneficios al equipo.

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