Reuniones Kick Off: qué son y cómo se usan en las empresas

Kick Off es un término utilizado en el fútbol americano para referirse a la patada inicial que indica el inicio de un partido.

Las Kick Off Meeting o reunión de inicio del proyecto, es la aplicación de esta expresión en los ambientes organizacionales, la cual hace referencia a una primera reunión en el que se presentan proyectos y se explica a cada equipo o miembro cuál es su nivel de involucramiento o responsabilidad, con el objetivo de asegurar la correcta planificación y  ejecución de las labores. 

¿Qué son las reuniones kick off?

En el ámbito empresarial, las reuniones Kick Off son el punto de partida de un proyecto. A ellas se convoca a todos los departamentos o colaboradores involucrados.

¿Cuál es el objetivo de una kick off meeting?

Estas reuniones de inicio tienen el objetivo de dar a conocer todos los detalles de un programa: objetivos, alcance, acciones a  ejecutar, organización, responsables, etc., así como para asegurar el compromiso.

Estas también son un gran espacio para discutir los requerimientos del proyecto con la presencia de todos los involucrados para asegurar la correcta planificación, organización, alineación y ejecución de las labores para que éste se lleve a cabo de la mejor manera.

¿Cuáles son los beneficios de las reuniones de kick off?

Además de ayudar a poner sobre en común los pormenores de los proyectos emergentes, este tipo de reuniones sirve como una oportunidad para fomentar el compromiso, involucramiento y el espíritu de equipo entre los implicados.

Algunos de sus beneficios son los siguientes:

• Establece los roles de equipo con claridad.
• Delimita tareas y las responsabilidades.
• Promueve el trabajo en conjunto y la confianza mutua entre los profesionales.
• Otorga niveles de responsabilidad acordes a los cargos y necesidades del proyecto.
• Refuerza el liderazgo.
• Permite mostrar las habilidades blandas y duras de cada colaborador involucrado.
• Motiva al equipo porque sus miembros están involucrados directamente.
• Controla los procesos del proyecto.
• Se cierran acuerdos.
• Reduce la posibilidad de errores, malentendidos o imprevistos.

Consideraciones para llevar a cabo una reunión Kick Off

Para que estas reuniones de  inicio de proyecto sean tan efectivas como se busca, debes considerar ciertos aspectos al momento de planificarlas.

Previamente

• Determina quiénes serán convocados de acuerdo a su nivel de responsabilidad, el área a la que pertenecen o las habilidades que poseen. Quizá se podría convocar previamente solo a los líderes o que únicamente estos asistan a la reunión kick off y después lo transmiten a sus colaboradores.

• Prepara materiales con dicha información, como presentaciones, videos, estadísticas, etc. 

• Define herramientas para el seguimiento y control del flujo de trabajo. 

• Asegúrate de que los equipos audiovisuales, el internet o cualquier herramienta que requieras pueden usarse de forma correcta.

• Haz una agenda con los puntos a tocar, tanto para asegurarse de abordar cada uno de ellos.

Durante la sesión

• Recuerda presentar a los asistentes, pues es posible que aunque trabajen en la misma compañía, no se conozcan o nunca hayan colaborado entre sí.

• Deja en claro los objetivos al inicio de la sesión y a lo largo menciona la estrategia a seguir y los siguientes pasos. 

• Asigna un encargado para tomar notas.

• Define responsabilidades y roles y prioridades.

• Revisa el cronograma y los entregables.

• Prepara las respuesta a posibles preguntas y asigna un momento durante o al término de la sesión para resolverlas. 

• Presenta las conclusiones y aprovecha para incentivar al equipo a concretar los objetivos. 

• Levanta una acta con los acuerdos para llevar el control de los asistentes y lo que se vio, así como los siguientes pasos y próximas reuniones.

Después

• Realiza sesiones cada tanto para revisar el cronograma y revisar los entregables.

Un Kick Off puede constituir un punto de partida valioso para el éxito de un proyecto y que además logre motivar, involucrar y fortalecer la elación entre los colaboradores.

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