Cómo beneficia a las empresas el entorno colaborativo

Enriquecer, aportar, sumar conocimientos y experiencias… en eso se basa un entorno colaborativo: un sistema empresarial en el que personas de diferentes departamentos se reúnen para aportar sus ideas y conocimientos con un objetivo común. 

Recientemente las empresas están intentando nuevas dinámicas de trabajo, una de ellas es el entorno colaborativo. Su principal beneficio es el fomento de una cultura basada en la participación, compromiso, responsabilidad y apoyo mutuo.  

Cada miembro posee un bagaje único, ya sea por su formación, experiencia profesional e incluso por su personalidad. Esto le permite aportar y nutrir un proyecto  encomendado a un equipo multidisciplinario. 

De esta manera, un entorno colaborativo se convierte en una forma de aprovechar el conocimiento de cada una de las personas que integran la empresa y crear un aprendizaje colectivo.

¿Qué es el trabajo colaborativo?

Un entorno colaborativo es un sistema empresarial en el que personas de diferentes departamentos se reúnen para aportar sus ideas y conocimientos con un objetivo común. 

En este sistema se dejan fuera las jerarquías y todo los miembros tienen la misma oportunidad de participar de igual forma.

Si bien requiere de una planeación y gestión adecuada, es una forma de enriquecer los proyectos de la organización, impulsar las capacidades individuales y grupales e incluso favorecer el ambiente laboral.

Importancia de fomentar entornos colaborativos

Actualmente, con los colaboradores trabajando en la modalidad de home office, el entorno colaborativo puede ser una forma de disminuir la ansiedad y los sentimientos de soledad y exclusión, más aún si se incluye a nuevos integrantes del equipo.

De esta manera no solo se aprovecha el conocimiento y perspectiva de cada individuo, sino que al hacerlos partícipes, se les transmite la sensación de que su opinión y conocimientos son valiosas para el equipo. 

Debido a que el entorno colaborativo se adapta fácilmente al ambiente digital —y que de hecho es así como se ha estado trabajando durante el confinamiento—, las medidas que se tomen en la transición a la nueva normalidad podrán ser mucho más sencillas de implementar si un equipo es capaz de enriquecer su trabajo en equipo, a través del uso de plataformas tecnológicas. 

Y es que el entorno digital facilita y dinamiza enormemente el intercambio de información y documentación, así como el almacenamiento, por lo que no importa desde donde se disponga a trabajar un colaborador, podrá hacerlo con unos cuantos clics. 

Beneficios de la colaboración en el trabajo

Además del evidente intercambio de conocimientos que da paso al aprendizaje individual y grupal, un entorno colaborativo ofrece muchos otros beneficios que impactan positivamente al rendimiento de la empresa, tales como:

• Mejorar la productividad.
• Fomentar el trabajo en equipo.
• Crear una cultura de colaboración.
• Facilitar el flujo de la comunicación. 
• Maximizar las capacidades del equipo de trabajo.
• Fortalecer los lazos de cooperación entre los integrantes.
• Desarrollar habilidades necesarias para el entorno digital.

Otros de sus beneficios son que a través de este se puede:

• Reforzar su sentimiento de pertenencia.
• Responder a los cambios de forma más ágil.
• Incrementar el compromiso de los colaboradores. 
• Identificar colaboradores más preparados para liderar o realizar cierto tipo de proyectos y actividades.

Características del trabajo colaborativo

• Flexibilidad. Para realizar el trabajo colaborativo se puede utilizar herramientas digitales que facilitan la comunicación de los participantes sin la necesidad de estar en un mismo lugar, agilizando el proceso de planteamiento de problemas, propuesta de ideas y establecimiento de soluciones.
  
• Creatividad. Con las ideas de varias personas y sus perfiles distintos, se obtienen soluciones más creativas e incluso más innovadoras.
  
• Menor tiempo. Reduce el tiempo invertido en determinado proyecto porque todos los integrantes lo ven desde su propias áreas de acción, buscan soluciones particulares y las enfocan en un mismo resultado.
  
• Mayor eficacia. A través de la repartición de tareas específicas y con representantes de todas las áreas, se trabaja en soluciones de forma rápida, sencilla y con el menor margen de error. 

Probables retos ante la implantación de entornos colaborativos

Conseguir que todos los departamentos de una organización cooperen y se integren, puede resultar complicado. Si estás encargado de dicho proceso, quizá enfrentarás situaciones como:

• Resistencia a nuevas formas de trabajar, de quienes lideran dichos departamentos. 
• Dificultad para gestionar equipos multidisciplinarios a distancia. 
• Incomodidad de los colaboradores para trabajar con personas ajenas a su departamento. 
• Falta de organización. 

Sin embargo, todos esos “obstáculos” se pueden atender con un mayor involucramiento por parte del área de gestión de talento. A través de capacitaciones, más información de lo que la empresas espera de ellos como grupo y creando ambientes de confianza.  

Claves para implementar un trabajo colaborativo con éxito

Ya hablamos de qué es y por qué es importante implementar entornos colaborativos, si deseas iniciar una estrategia para promoverlos o si ya trabajan de esta forma en tu empresa pero te gustaría conocer algunos consejos para optimizarlo, considera estas 8 claves para llevarlo a cabo de la mejor forma: 

Adapta el espacio de trabajo

Ya sea de forma física o digital, debes considerar contar con los requisitos que permitan al equipo ponerse en sintonía. Podrían ser espacios abiertos o herramientas intuitivas, en ambos casos puedes fomentar la creatividad.

Crea equipos

Multidisciplinarios y pequeños es lo ideal. Gestionar equipos con un menor número de integrantes es más sencillo, además facilita las oportunidades de que cada uno participe, contrario a un grupo grande en donde tomaría más tiempo que cada uno diera su punto de vista.  

Designa funciones

Antes mencionamos que en el entorno colaborativo, las jerarquías quedan fuera.

Y es que esta metodología de trabajo se caracteriza por la igualdad de sus participantes, sin embargo es necesario que una vez identificadas las áreas en las que mejor se desenvuelve y se siente cómodo cada integrante, se definan las funciones que desempeñará. 

Centraliza la comunicación

Además de facilitar el intercambio de información síncrona, también es fundamental que cada integrante pueda acceder a datos y documentos relacionados con un determinado proyecto en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Esto se puede lograr con la ayuda de la tecnología, concentrando la información en una misma plataforma con la que se pueda garantizar que todos están informados. 

Fomenta la retroalimentación

Como en todo trabajo en equipo, en el ambiente laboral es necesario que todos los integrantes sean conscientes de que sus aportaciones pueden estar sujetas a la retroalimentación de otros integrantes y que de igual forma, se espera que ellos aporten a las opiniones de los demás. 

Crea un ambiente de confianza

Para que la comunicación fluya en un equipo es necesario que exista confianza entre sus integrantes. De esta manera se podrá trabajar de forma libre, expresarte sin temor a equivocarse y aumentar el compromiso con el proyecto.  

Usa la tecnología a tu favor

Al igual que en el caso de centralizar la comunicación, la tecnología simplifica otros aspectos del trabajo colaborativo. 

Por ejemplo existen softwares para el registro de las actividades, en donde es posible que cada integrante haga aportaciones o realice anotaciones relevantes, para su posterior consulta en equipo.

También existen soluciones para crear reuniones, hacer lluvia de ideas de forma creativa, enviar mensajes, organizar actividades, entre otras.  

Propicia la colaboración

Es necesario que en la empresa permee una cultura de  trabajo en equipo y no de individualismo, de lo contrario se estaría contradiciendo e incluso sería confuso y mal visto entre sus integrantes.

Hoy más que nunca, con los equipos trabajando a distancia, enfrentado nuevos retos y con la interrogante si las dinámicas de trabajo volverán a ser como las conocíamos, resulta imprescindible que las empresas se abran a nuevas formas de trabajar, centradas en aprovechar lo mejor que cada colaborador pueda aportar, sacándolo de su zona de confort y haciéndolo aplicar su conocimiento en algo más allá de su labor diaria. 

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