Para gestionar las vacaciones laborales en Colombia, al igual que en otros países, existen regulaciones específicas que establecen los derechos y las condiciones en las que los trabajadores pueden acceder a ellas y lo que implica para las empresas.
Para cumplir con todas las obligaciones que determina la ley laboral y garantizar el descanso, a continuación te damos todos los detalles.
Vacaciones laborales en Colombia
En Colombia, las vacaciones laborales son un derecho garantizado en el capítulo IV del Código Sustantivo del Trabajo (CST).
Se trata de un periodo anual de descanso obligatorio que las empresas deben otorgar a sus empleados para que puedan disfrutar de tiempo libre y recuperar su energía.
¿Cuándo se deben conceder las vacaciones laborales?
De acuerdo con el artículo 186 del CST,“los trabajadores que hubieren prestado sus servicios durante un año tienen derecho a 15 días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas”.
En el caso de los profesionales y ayudantes dedicados a la lucha contra la tuberculosis o a la aplicación de rayos X, tendrán derecho a gozar de 15 días de vacaciones remuneradas por cada 6 meses de servicios prestados.
¿Quién y cómo se elige el periodo de vacaciones?
La ley establece que es el empleador quien debe señalar la época de descanso. Esta debe ser señalada a más tardar dentro del año subsiguiente y debe ser concedida a petición del trabajador o cuando el empleador lo considere conveniente (oficiosamente).
Como empleador, para decidir qué días del año se puede otorgar como vacaciones, se debe tener en cuenta que no perjudiquen el servicio o la efectividad del descanso. Para ello, es necesario contar con políticas para organizar las vacaciones y no afectar la continuidad de la producción o del trabajo, y una herramienta de fácil visualización, para tener una previsión clara de las ausencias que se producirán durante el año en la compañía.
Adicionalmente, son obligaciones del empleador dar a conocer con 15 días de anticipación, la fecha en que le concederá las vacaciones y llevar un registro especial de vacaciones en el que anotará la fecha de inicio de cada trabajador, la fecha de inicio y término de sus vacaciones anuales y la remuneración recibida por las mismas.
Una vez que el trabajador ha cumplido el año laboral que le da derecho a sus vacaciones, puede solicitar al empleador que se las otorgue, y el empleador tiene la facultad de fijar la fecha en que serán otorgadas.
Vacaciones a petición del empleado
Para ello, el empleado debe enviar una carta de solicitud de vacaciones laborales, en la que detalle las fechas precisas en las que quiere disfrutar de su descanso remunerado.
Es común que los trabajadores no soliciten sus vacaciones. Esto sucede por falta de conocimiento sobre el periodo que se considera adecuado para pedirlas.
Una práctica recomendada para RR.HH. es hacer del conocimiento general las temporadas en las que pueden tomar sus días de descanso y cuántos días corresponden, así como compartir un formato o medio para la solicitud de vacaciones laborales e informar al personal sobre su derecho al descanso anual remunerado.
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¿Cuántos días de vacaciones tienen los trabajadores colombianos?
A diferencia de otros países de latinoamérica, en donde los días de vacaciones incrementan progresivamente a medida que los trabajadores cumplen años de antiguedad, en Colombia la cantidad de días es fija, es decir que una vez que el trabajador es acreedor del derecho a vacaciones laborales al año de servicio, siempre gozará de la misma cantidad de días de descanso remunerado, es decir 15 días anuales.
¿Cómo se pagan las vacaciones laborales en Colombia?
El derecho a vacaciones laborales garantiza un periodo de descanso remunerado para los trabajadores. El artículo 192 del CST establece que “durante el período de vacaciones el trabajador recibirá el salario ordinario que esté devengando el día en que comience a disfrutar de ellas.”
En caso de que el salario sea variable, las vacaciones se liquidarán con el promedio de lo devengado por el trabajador en el año inmediatamente anterior a la fecha en que se concedan.
Considerando lo anterior, se puede determinar que para calcular el pago de las vacaciones se debe partir del salario que actualmente reciben los trabajadores, excluyendo para la liquidcación de este pago, el trabajo en días de descanso obligatorio (dominical o en días festivos), las horas extras y el auxilio de transporte.
¿Es posible compensar en dinero las vacaciones laborales?
En el CST se contempla la posibilidad de que el trabajador y empleador acuerden una compensación económica por concepto de vacaciones no disfrutadas.
El artículo 189 establece que ambas partes podrán acordar por escrito, previa solicitud del trabajador, que se pague en dinero hasta la mitad de las vacaciones. Estos casos se consideran excepciones y de hecho, la ley lo limita a la mitad para garantizar que el trabajador cuente con un periodo de descanso anual.
¿Los trabajadores pueden acumular las vacaciones?
Otra excepción que contempla el CST es sobre la posibilidad de que el trabajador acumule una parte de este periodo de descanso.
El artículo 190 del Código señala que los empleados deben gozar anualmente, por lo menos, de 6 días hábiles continuos de vacaciones, mismo que no son acumulables. Sin embargo, las partes pueden convenir acumular los días restantes hasta por 2 años.
La ley también especifica que cuando se trate de trabajadores técnicos, especializados, de confianza, de manejo o de extranjeros que presten sus servicios en lugares distintos a los de la residencia de sus familiares, podrán acumular días de descanso anual hasta por 4 años.
¿Cómo puedo notificar el periodo de vacaciones?
El CST no determina la obligación de enviar un documento a los trabajadores para informarles sobre su derecho a vacaciones, ni tiene un modelo de carta único, pero sí determina la obligación de dar a conocer, con 15 días de anticipación, la fecha en que se le concederán las vacaciones.
Para agilizar este proceso, es recomendable contar con un modelo de carta de vacaciones como base para completar y enviar cuando sea necesario. Asimismo, se recomienda que este sea por escrito para conservarlo como un respaldo en caso de conflicto legal.
El modelo de carta de vacaciones, al menos debes contar con:
- Nombre, DNI y dirección postal de la empresa.
- Datos personales del trabajador.
- Fecha de ingreso a la empresa
- Fecha de la notificación.
- Periodo de vacaciones (fecha de inicio y día de reincorporación)
- Firma de la empresa y espacio para la firma del trabajador.
Cabe resaltar que con un software de RR.HH. para la gestión de vacaciones y ausencias como Pandapé, puedes realizar toda esta gestión de forma online y automática.
Otras funcionalidades como el gestor documental, te permitirán poner al alcance de los colaboradores todo tipo de formatos necesarios para tu operación; enviar recordatorios para la consulta de éstos, guardar evidencia de que han sido enviados y recibidos.
¿Cómo gestiono mi registro especial de vacaciones?
Sumado a lo anterior, Pandapé te permite llevar el registro especial de vacaciones, que exige el numeral 3 del artículo 187 del CST, que además indica que se deberá componer de:
- Fecha en que ha ingresado al establecimiento cada trabajador.
- Periodo en que toma sus vacaciones anuales y en que concluyen.
- Remuneración recibida por las mismas.
La ley tampoco determina lineamientos precisos sobre cómo debe crearse este registro, pero las tendencias en materia de gestión de personal apuntan a la digitalización de los documentos, cuyas ventajas son:
- Centralización de la información en un mismo lugar.
- Acceso siempre disponible, para los miembros del equipo autorizados.
- Facilidad para compartir información con los empleados y posibilidad de guardar registro de ello.
- Garantiza de mantener la seguridad de los datos.
- Entre otros…
Ahora ya sabes todos los pormenores para una buena gestión de vacaciones en Colombia. Ahora solo falta que te decidas a digitalizar el procesos y tener los beneficios que la tecnología ofrecer para los departamentos de Recursos Humanos.
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