Processo de onboarding: como evitar erros comuns nos primeiros dias

Você já deve ter percebido que os primeiros dias de um novo funcionário são decisivos, né? É nessa fase que a pessoa começa a se sentir parte da equipe ou já pensa se vale a pena continuar ali.

O processo de onboarding, também chamado de integração, é exatamente o conjunto de passos que a empresa toma para fazer essa chegada ser boa de verdade. Quando isso não acontece da melhor forma, o risco de a pessoa desistir cedo, ficar perdida ou desmotivada é gigante.

Neste artigo, você vai entender o que engloba o processo de onboarding, por que investir nele é tão importante, onde a maioria das empresas escorregam e como você pode evitar esses tropeços para garantir que o time que entra fique e cresça na sua empresa.

O que é processo de onboarding, afinal?

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, onboarding não se resume à recepção e entrega do crachá. Na verdade, ela engloba um conjunto de ações que começam antes mesmo do primeiro dia para integrar o novo colaborador na cultura, nos processos, no time, e mostrar que ele importa.

Isso significa preparar o terreno para que a chegada seja tranquila, como por exemplo:

• Enviar informações importantes com antecedência;
• Organizar o espaço físico ou o acesso aos sistemas;
• Apresentar a equipe;
• Alinhar expectativas.

Se o onboarding for só no primeiro dia, com uma apresentação rápida e nada mais, o colaborador pode se sentir perdido, desmotivado ou até inseguro. O contrário do que queremos.

Por isso, um bom processo de onboarding ajuda o profissional a entender o papel dele na empresa, como seu trabalho impacta os resultados e qual a cultura que ele vai viver no dia a dia.

Quando isso acontece, a adaptação é mais rápida, o engajamento aumenta e a chance de o colaborador ficar por mais tempo cresce bastante.

Por que vale a pena investir no processo de onboarding?

Se você acha que onboarding é só formalidade, vale pensar de novo. Um estudo de 2023 da Fundação Getúlio Vargas (FGV) mostrou que processos confusos e mal estruturados são a maior barreira para a integração eficiente dos novos profissionais no Brasil.

Segundo o estudo, 51% dos colaboradores entrevistados disseram que sofreram dificuldades por falta de clareza nas etapas de integração. Isso não só gera estresse e insegurança no colaborador, como também afeta diretamente a produtividade.

Além disso, o estudo apontou que processos de onboarding mal organizados aumentam o tempo que o profissional leva para se sentir confortável e produtivo na função — o que pode gerar atrasos em entregas e impacto nos resultados da empresa.

Outro ponto importante é que a falta de um onboarding claro contribui para o aumento da rotatividade. O estudo mostrou que profissionais que passaram por onboarding confuso têm maior chance de sair da empresa nos primeiros meses, o que gera custos altos para o RH e perdas para o negócio.

Então, investir tempo e atenção no processo de onboarding não é só uma questão de gentileza: é uma estratégia para garantir eficiência, reduzir custos e aumentar a satisfação dos colaboradores.

Ou seja: quanto mais organizado, claro e acolhedor for seu onboarding, maiores as chances de reter talentos e acelerar a produtividade.

Etapas básicas para um onboarding positivo

Vamos deixar bem claro: um onboarding de qualidade precisa de planejamento. Não dá para deixar para improvisar no primeiro dia ou jogar um monte de informação na cara do cara e esperar que ele decore tudo. Abaixo, você confere um passo a passo que realmente funciona:

1. Antes do primeiro dia: já começa o onboarding

Antes mesmo da pessoa entrar, você já pode dar um gostinho do que vem por aí. Enviar um e-mail de boas-vindas com as principais informações ajuda bastante. Nesse e-mail, vale passar o horário do primeiro dia, quem vai receber, o que levar, um resumo da empresa e outras informações práticas.

Exemplo:

“Olá, [Nome]! Estamos muito felizes em te receber na [Nome da empresa]! 🙂

Seu primeiro dia será no dia [data], às [horário]. Você será recebido(a) por [nome do responsável], que vai te apresentar o time e tirar todas as suas dúvidas. 

O endereço é [endereço do escritório] (ou, no caso de trabalho remoto, instruções para acesso). Não esqueça de levar [documentos, equipamentos, etc.].”

Dica: se possível, anexe algum material digital, como um manual ou um vídeo curto, para a pessoa já começar a se ambientar com a cultura da empresa. Além disso, é fundamental preparar tudo para receber essa pessoa: a mesa, o computador, os acessos aos sistemas. Nada pior do que o primeiro dia chegar e não ter o que usar.

2. Primeiro dia: foco no acolhimento

O primeiro dia precisa ser um momento acolhedor e tranquilo. Para garantir isso, você pode:

• Começar apresentando o novo colega para o time: crie um ambiente amigável e receptivo. Uma boa ideia é preparar uma breve apresentação da empresa, falando sobre missão, valores e o que é importante para a cultura. Isso ajuda o profissional a se sentir parte de algo maior e já entender o que a empresa valoriza;
• Mostrar o espaço físico ou o ambiente digital onde a pessoa vai trabalhar: explique as rotinas básicas e como as coisas funcionam no dia a dia. Aqui, o foco é garantir que a pessoa saiba onde está e o que esperar. Evite sobrecarregar com muitos detalhes técnicos ou processos complexos logo de cara;
• Organizar um café, almoço ou um momento descontraído com a equipe: essas interações ajudam a quebrar o gelo e a construir relacionamentos. Esse é um bom momento para o colaborador começar a se sentir parte do time, sem a pressão do trabalho logo de início.

No fim do dia, vale fazer um rápido check-in para saber como o colaborador está se sentindo, se há algo que ele precisa ou se tem dúvidas.

3. Primeira semana: aprendizado na medida certa

Agora que o clima já está mais leve, começa a parte de aprendizado. Mas cuidado: nada de incluir o profissional em diversos treinamentos em um dia só. O segredo é distribuir as informações ao longo da semana e tornar o processo mais natural.

Aqui estão algumas práticas que vão ajudar:

• Programe reuniões com áreas importantes: marque encontros com diferentes times para que o novo colaborador conheça outras áreas e entenda como tudo se conecta. Isso vai ajudá-lo a entender o papel dele dentro do todo e a se integrar melhor com os colegas;
• Explique processos e ferramentas: mostre o básico de como as coisas funcionam, mas de forma gradual. Você pode apresentar as ferramentas que ele vai usar no dia a dia, os principais processos internos e até quem procurar quando tiver dúvidas;
• Defina as expectativas para as primeiras semanas: deixe claro o que você espera que o colaborador aprenda e entregue nesse período inicial. Definir metas pequenas e alcançáveis vai ajudar a criar um senso de progresso, sem pressão demais.

4. Primeiro mês: mais autonomia e integração

Depois da fase de adaptação, o ideal é que o colaborador comece a ganhar mais autonomia no dia a dia. Ele já entendeu o básico, já sabe com quem contar, agora é hora de se aprofundar no que vai entregar.

Mas isso não significa largar a pessoa sozinha. Pelo contrário: é nesse momento que ela vai ter mais dúvidas práticas, e precisa saber que tem espaço pra perguntar.

É importante envolver o colaborador nos projetos do time, deixar que ele contribua com o que já sabe e vá ganhando ritmo aos poucos. E quanto mais clareza ele tiver sobre o que se espera dele nas próximas semanas, melhor.

O feedback também precisa continuar rolando, de preferência de forma leve, no dia a dia. Não precisa esperar reunião formal pra isso. Comenta o que está funcionando, sinaliza o que pode ser ajustado e mostra que você está acompanhando.

Outra coisa importante: reforçar os valores da empresa no dia a dia. Não adianta falar de cultura só na apresentação institucional. A pessoa precisa viver isso na prática — nas conversas, nas decisões, nos exemplos do time.

Se no fim do mês esse colaborador estiver se sentindo seguro, já entregando valor e alinhado com o jeito da empresa, é sinal de que o onboarding está funcionando como deveria.

5. Até os 90 dias: acompanhar de perto

Como dissemos no começo deste artigo, o onboarding não termina quando o profissional recebe o crachá e conhece o time.

Os primeiros três meses ainda fazem parte desse processo, e acompanhar de perto nesse período é essencial para garantir que a pessoa esteja realmente se adaptando.

Aqui, já dá pra observar o desempenho de forma mais clara, entender como o colaborador está lidando com as entregas, se conseguiu se organizar, se está à vontade com o time e com a liderança.

Também é uma boa hora para conversar sobre desenvolvimento. Quais são os próximos passos? Onde ele quer chegar? Que tipo de apoio ou aprendizado ainda faz sentido nesse momento?

E claro, os feedbacks continuam sendo parte importante da jornada. Não só de cima pra baixo, mas em dois sentidos: o colaborador também precisa ter espaço para falar o que está sentindo, trazer percepções e sugerir melhorias. Isso ajuda a ajustar a rota e mostra que a escuta ativa faz parte da cultura da empresa.

Chegar aos 90 dias com confiança, clareza e engajamento é um sinal de que o onboarding foi bem feito e de que o colaborador tem tudo para seguir crescendo junto com o time.

O maior erro que as empresas cometem no processo de onboarding

Alguns erros no onboarding não são gritantes, e talvez por isso, passem despercebidos. Mas é aí que mora o problema: eles parecem pequenos, mas afetam diretamente engajamento, retenção e desempenho a longo prazo. Abaixo, você confere os mais comuns:

1. Mensagem desalinhada com a cultura real da empresa

Quando a experiência de quem chega não reflete o que foi comunicado no processo seletivo, a confiança se desgasta logo nos primeiros dias. Onboarding é o momento em que a cultura se materializa. Se isso não acontece, o vínculo já começa frágil.

2. Lideranças pouco envolvidas

O papel do gestor direto é central. Ele é quem traduz expectativas, direciona prioridades e mostra, na prática, como as coisas funcionam. Quando esse líder não participa ativamente da integração, a adaptação tende a ser mais lenta, confusa e solitária.

3. Jornada genérica para perfis diferentes

Aplicar o mesmo roteiro para todos, sem considerar o contexto, o histórico ou o momento profissional de quem está chegando, é um erro sutil, mas bastante comum. Uma pessoa que vem de uma estrutura muito diferente, por exemplo, pode precisar de mais tempo e contexto para se adaptar.

4. Falta de indicadores para guiar ajustes

Muitas vezes, o onboarding não evolui porque ninguém está medindo. Sem olhar para indicadores como tempo até a produtividade esperada, percepção de integração por parte da liderança e feedbacks dos próprios colaboradores, é difícil identificar o que precisa ser ajustado.

5. Encerrar o acompanhamento cedo demais

O processo de adaptação não termina na primeira semana. Os 90 primeiros dias são decisivos para consolidar o pertencimento e a segurança psicológica. Quando o acompanhamento é interrompido antes disso, o risco de desconexão e rotatividade aumenta e, muitas vezes, sem sinais aparentes.

Como medir se seu onboarding está funcionando?

Não basta só dizer que o processo existe. É importante acompanhar resultados claros para saber se o onboarding está dando certo de verdade. Confira algumas métricas que ajudam a entender isso, e como analisar cada uma:

Resumo final

O processo de onboarding é a porta de entrada para o sucesso do novo colaborador na empresa. Fazer isso bem significa dar o primeiro passo para um time motivado, produtivo e fiel.

Errar nessa etapa é comum, mas você pode virar esse jogo com planejamento, cuidado e uma abordagem humana.

Lembre-se: a chegada do novo funcionário é uma oportunidade de mostrar o quanto a empresa se importa. Aproveite para construir uma relação que pode durar anos.