De acuerdo con un estudio realizado en diversos países, sobre el impacto financiero de las ausencias de los empleados, en México éste representa 7.3% de la nómina de las empresas.
Visto a pequeña escala, las ausencias podrían no parecer merecedoras de tanta atención. Pero qué sucede cuando esto escala, ya sea por el tamaño de una empresa, por situación específicas de los centros de trabajo o peor aún, cuando toda la responsabilidad recae en los supervisores o managers inmediatos.
La labor de Recursos Humanos comienza a hacerse más laboriosa e incluso compleja, porque las ausencias no solo es un tema que impacta en la nómina y la cultura organizacional, sino también los procesos de las empresas y por ende la productividad.
Descarga esta plantilla para la gestión de ausencias en tu empresa
Antes de darte algunos consejos básicos para eficientar la gestión de las ausencias en una organización, aquí te compartimos una plantilla que puede apoyarte en esta tarea. Aún así, es cierto que hacer este proceso de modo manual, con este tipo de documentos y plantillas, hace la labor mucho más complicada y costosa. Sin olvidar los errores que puede conllevar.
5 consejos para gestionar las ausencias en tu empresa
Un correcta gestión de esta puede ayudar a los jefes inmediatos y a la misma área de RR.HH. a identificar incluso, insatisfacción con el trabajo, falta de interés o compromiso u omisiones por parte de la empresa, por ello te presentamos 5 tips para una correcta gestión de ausencias en tu empresa:
1. Asegúrate de tener políticas claras y que todos las conozcan
Las políticas sobre las ausencias, ya sea de vacaciones o de otro tipo, deben estar clara y formalmente asentadas en un documento conocido o incluso entregado a todos los colaboradores
En éste debe detallarse la forma en cómo se deben abordar estas situaciones: con cuánto tiempo de anticipación se debe avisar, métodos para solicitarlas y autorizarlas, cuántas son el límite máximo que pueden faltar, las sanciones en caso se superarlas, ausencias injustificadas que pueden resultar en suspensión o despido, quiénes son los encargados de gestionarlas, etc.
Es importante que estas políticas estén disponibles para su consulta inmediata y poder remitirse a ellas en caso de alguna aclaración.
2. Sé congruente
Tal como indicó Alejandro Kasuga en entrevista con Pandapé sobre liderazgo ejemplar, si para ti como líder es importante la puntualidad y asistencia, debes promoverla con el ejemplo y sancionar a quien no cumpla las políticas con la calidad moral que te da el hecho de también cumplirlas aún desde tu posición de liderazgo.
Así que la recomendación es sensibilizar a directivos y managers sobre la importancia de ser congruente.
3. Actúa desde el primer día
Para evitar que esto se convierta en un problema más adelante o se cree la idea de que existen preferencias, es recomendable actuar desde el primer día que se presenten estos casos. Esto también puede incluirse en las políticas de la empresa, es decir que desde la primera vez que se de una ausencia injustificada o la acumulación de éstas, procederá una sanción.
Además, analizar las ausencias y el contexto en que se desarrollan, puede ayudar a identificar el motivo por el que se dan y tratar de darles solución cuanto antes, para evitar que continúen sucediendo.
4. Involucra a mandos medios
Es importante que el análisis de las ausencias y los motivos que las originan, se den en diferentes niveles, es decir tanto los jefes inmediatos como la dirección de RR.HH. deben estar involucrados. Esto es especialmente útil en los casos en que el problema esté relacionado con los líderes inmediatos.
Además éstos últimos deben asumir responsabilidades como:
- Garantizar que todos su equipo conozca las políticas de ausencia y los procedimientos.
- Realizar entrevistas para conocer y evaluar las razones de ausencia.
- Aplicar procedimientos disciplinarios en caso de ser necesario.
La relación entre estas dos figuras en las empresas, también debe contemplar la parte de capacitación para los supervisores, sobre cómo gestionar adecuadamente el absentismo en su departamento.
5. Apóyate en un software para el manejo de ausencias
Si bien siempre han existido métodos manuales para la gestión de ausencias (como la plantilla que te compartimos en este artículo), este proceso puede ser muy difícil si no utilizas soluciones que te permitan automatizarlas, especialmente si cuentas con una gran cantidad de colaboradores.
Con una herramienta tecnológica para la gestión de recursos humanos, es posible configurarlas de acuerdo a las politicas de la empresa, personalizarlas por departamento, equipo o centro de trabajo, elegir a quien deberá moderarlas.
Supervisores y RR.HH. podrá recibir información de las ausencias en tiempo real, analizar la información y detectar tendencias gracias al sistema de reporting, así como automatizar el proceso de prenómina.
En conclusión…
Gestionar las ausencias de la plantilla es importante para tener mayor control de tu compañía, mantener un buen ambiente y formar equipos de trabajo productivos.
Analiza si tus políticas funcionan o requieren un ajuste, sé congruente con ellas y asegúrate de que todos lo sean o aplica las sanciones necesarias para no perder credibilidad y por último, evalúa la posibilidad de implementar el uso de software que te ayude a detectar las faltas las faltas y gestionar los diferentes tipos de ausencias.
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