Esquema de trabajo híbrido: qué es y cómo implantarlo

Luego de que la pandemia dejara al descubierto todo el potencial del home office, muchas cosas han cambiado a nivel organizacional. 

Y es que haber conocido los beneficios de este esquema no solo ayudó a que muchas empresas de todo giro se replantearan la posibilidad de migrar a ésta por todos los beneficios que representa, sino que también cambió radicalmente las prioridades de los profesionistas en busqueda de oportunidades laborales. 

Así lo confirma el “7° estudio de búsqueda de empleo por internet en México 2020”, el cual arrojó que el formato de teletrabajo es el sexto beneficio más buscado por candidatos y el segundo más ofrecido por las empresas. Mientras que los “horarios flexibles” se encuentran en el noveno lugar en ambos casos. 

Y si bien estos datos nos hablan sobre el interés de ambas partes por adaptarse a los cambios sociales y tecnológicos, también habla de un esfuerzo de las empresas por vincular la atención de las necesidades personales de sus colaboradores, con el desempeño. Sin embargo, todavía existen circunstancias que quizá impiden llevar el método al 100%, para esos casos existe la opción del Esquema híbrido.

Un reporte publicado por Microsoft señala que el 73% de los trabajadores quieren opciones de trabajo remoto y 66% de los tomadores de decisiones en las empresas están considerando rediseñar sus espacios físicos para acomodar mejores esquemas de trabajo híbrido.

Pero, ¿qué es el trabajo híbrido?

El esquema híbrido es aquel en el que se alterna el trabajo desde casa, con el trabajo presencial.

Es decir, que empresa y colaborador llegan a un acuerdo para determinar qué días se puede cumplir con la jornada laboral desde casa (un coworking o desde donde el colaborador lo deseé) y cuáles deberán cumplirse en el centro de trabajo. 

¿Cuáles son los beneficios de este esquema de trabajo? 

Aunque siempre puede haber sus excepciones, el trabajo híbrido representa grandes beneficios tanto para los colaboradores, como para las empresas. Por ejemplo, estas últimas han encontrado beneficios como:

• Ahorro de costos derivados de la renta, infraestructura y servicios de un espacio para toda la plantilla.
• Aumento de las oportunidades de atracción de talento y eliminación de barreras geográficas. 
• Capacidad para agregar más colaboradores, con la posibilidad de compartir lugares.
• Aumento de la productividad con el seguimiento del desempeño por objetivos.
• Mayor motivación laboral de los trabajadores.
• Menor absentismo laboral.

Por su parte, los colaboradores tienen la posibilidad de:

• Equilibrar el trabajo con su vida personal. 
• Evitar traslados y los gastos que éstos generan (gasolina, casetas, transporte público y/o estacionamiento).
• Elegir su lugar de residencia sin estar sujeto al lugar de trabajo. 
• Aplicar a trabajos sin importar desde donde se encuentren.

Cómo implementar el trabajo híbrido en mi organización

Si bien no existe una fórmula mágica ni exacta para la implementación del trabajo híbrido, ya que cada empresa y cada cultura organizacional es un mundo, existen aspectos que podemos tomar en cuenta para tratar de hacerlo de la mejor forma posible.

Algunos de los más importantes tienen que ver con realizar un autoanálisis, escuchar a los colaboradores, desarrollar un plan de acción y estar conscientes de que será un proceso constante de prueba y error. 

A continuación te mostramos cuatro principales consideraciones, que desde Pandapé creemos que pueden ayudarte a facilitar la migración al trabajo híbrido:

1. Considera la cultura de tu organización

Antes de cualquier decisión o intención de cambio, es importante que quienes dirigen la empresa se tomen un momento para pensar en los beneficios de migrar a un esquema flexible, considerando aspectos como: 

• ¿Se han hecho ejercicios de flexibilidad laboral? ¿Cómo han resultado?
• ¿Qué tan factible resultaría implementar el esquema híbrido?
• ¿Qué tan sencillo sería?
• ¿El giro o actividades se presta para este esquema?
• ¿Qué necesitarían para llevarlo a cabo?
• ¿Cuáles serían los ajustes necesitarán para dar cumplimiento a la ley con respecto a este tema?*

Teniendo claro el escenario en el que se encuentran, podría ahora sí, empezar a pensar en los siguientes pasos. 

2. Conoce la opinión de tu plantilla

El primer consejo, una vez que se decidió a migrar a un esquema flexible, sería hacer un censo sobre las preferencias de tu plantilla con respecto al trabajo flexible. 

Aunque parece muy atractivo, existen personas cuyas personalidades y formas de trabajo no se ajustan a estos esquemas o incluso para quienes resulte muy importante el contacto personal y la socialización, para quienes trabajo de forma remota, quizá no sería buena opción. 

Una vez que conoces los resultados puedes empezar a considerar los planes de acción. Considerando que los esquemas flexibles, son justo eso “flexibles” puedes incluso plantear varios escenarios que se ajusten a lo que tus colaboradores requieren. 

3. Desarrolla el plan de acción acorde a las características de tu empresa

En este punto se incluye desde cómo se lo vas a informar a la plantilla, hasta los lineamientos y acuerdos a los que se deberán llegar y la evaluación constante de resultados, enfrentandote a preguntas como: 

¿Qué trabajo se hace mejor de manera presencial? ¿Cuál se presta más para hacerse vía remota?

Por muchas buenas intenciones que tenga tu empresa al implementar este esquema, puede ser que no aplique para todos y quizá sea válido según como plantees los lineamientos. Por ejemplo, que algunos departamentos o puestos de acuerdo a su naturaleza puedan implementarlo u otros no, o si puede depender de una cuestión de desempeño, etc.

¿Qué días y en qué horario se asistirá a la oficina? 

Quizá la respuesta deba ser al azar y establecer un tiempo de prueba antes de llegar a una cantidad definitiva, o quizá esta decisión puede ir en función del espacio disponible (en caso de que se divida a la plantilla). 

Es importante que consideres que de acuerdo con la LFT, se considera teletrabajo y aplican las regulaciones correspondientes, cuando se realiza más de un 40% de la jornada laboral desde casa.*

¿Al trabajar de forma remota, se deberá cumplir con el horario habitual? 

Aunque lo más justo sería que sí, quizá quieres llevar el nivel de flexibilidad a otro nivel y consideres prudente hacer ajustes también en el horario. 

Todo depende de los acuerdos a los que se lleguen, recordando no transgredir el contrato o la ley, en el caso de que consideraras incluso aumentar las horas. 

¿Cómo debo evaluar el desempeño de mis colaboradores? 

Este punto es sumamente importante porque a partir de esta definición de indicadores podrás descubrir qué tan efectivo o no, está resultado el esquema.

Recuerda que debes olvidarte del “tiempo silla”, y enfocarte en los resultados medibles. 

Para que la gestión de la productividad funcione, es recomendable establecer dinámicas en las que se pueda hablar de estos indicadores, ya sea uno a uno, o en equipo.

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4. Prueba, evalúa y ajusta

Recuerda que como lo nuevo que es, la implementación de este esquema en tu organización pasará por muchos ajustes y será necesario probar cosas, ajustaras y cambiarlas, a veces incluso radicalmente.

Apóyate de la evaluación constante para saber si este modelo sigue funcionando a lo largo del tiempo y si no, toma las medidas necesarias para que lo haga. Toma las decisiones correctas y fundamentadas, en pro del bienestar de los colaboradores y la organización misma.

Conclusión

Los aspectos anteriores, pueden resumirse en 6 claves para que la flexibilidad laboral sea un éxito de las que ya hemos hablado otras ocasiones en nuestro blog, cuando nos referimos a la implementación de los nuevos esquemas laborales:

1. Realiza un diagnóstico de tu organización y con base en él presenta propuestas de flexibilidad. 
2. Involucra al colaborador para incrementar el nivel de personalización y sentido de responsabilidad.
3. Mide el desempeño con base en el resultado de los objetivos, más que en el tiempo que toma alcanzarlos.
4. Establece reglas claras que incluyan «dónde, cuándo, cómo, qué y quién» y formalízalas como políticas.
5. Fomenta la conexión entre el equipo y el propósito de la empresa.
6. Difunde las políticas a través de un plan de comunicación que incluya los beneficios y objetivos de trabajar así.

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