El proceso de reclutamiento y selección es fundamental para garantizar que las organizaciones se conformen del talento más calificado, el que se ajuste a su cultura y sea capaz de impulsar el crecimiento del negocio.
El flujograma o diagrama de flujo de reclutamiento y selección, es una herramienta visual y secuencial, que facilita la comprensión del proceso, permitiendo a los responsables de recursos humanos seguir un conjunto de pasos y actividades claramente definidos, optimizando así el tiempo y los recursos invertidos.
A continuación, te explicaremos en detalle qué es un flujograma, para qué sirve y cómo elaborarlo.
¿Para qué sirve el flujograma de reclutamiento y selección?
El flujograma actúa como una guía para el equipo de reclutamiento y selección, orientándolos desde la identificación de la necesidad de un nuevo empleado hasta su contratación. Además, permite documentar elementos clave como:
- Personas y departamentos que participan en el proceso.
- Etapas que deben cumplirse.
- Tareas y actividades principales que se deben realizar.
- Puntos de interacción con los candidatos.
- Momentos de decisión que permiten el avance de una etapa a otra.
La estructura del diagrama de flujo del proceso de reclutamiento variará según las prioridades de contratación de cada empresa. Una ventaja de esta herramienta es su flexibilidad para adaptarse a las necesidades específicas de cada proceso y organización.
5 aspectos por los que un flujograma de reclutamiento es fundamental
Existen varias razones para utilizar un flujograma en la contratación de personal, entre las principales se encuentran:
- Permite que el equipo de RR.HH. siga su progreso fácilmente, siguiendo las indicaciones del diagrama.
- Da claridad sobre las responsabilidades de cada uno, asegurando que todos cumplan con sus tareas sin retrasar a los demás.
- Ayuda a mantener una gestión coherente y disminuir el riesgo de omitir pasos cruciales.
- Permite evaluar si el proceso está funcionando de manera eficiente, identificar en qué etapas hay obstáculos o detectar qué miembros del equipo de RR.HH. podrían estar teniendo un rendimiento inferior.
- Ayuda al equipo de RR.HH. a optimizar el proceso y asignar los recursos de manera más eficiente.
Planificación del flujograma de reclutamiento
Previo a la creación del flujograma de reclutamiento, es esencial la planificación. Esto implica definir las etapas, evaluar las necesidades y objetivos, y considerar qué pasos aplican de forma específica para el proceso de reclutamiento de la empresa.
Puntos clave dentro de la planificación del diagrama de flujo de reclutamiento:
Identificar quiénes participarán del proceso
El proceso de reclutamiento y selección involucra a muchas personas, más allá del equipo de reclutamiento. Es importante contemplar a quienes desempeñan funciones cruciales y quien tendrá la última palabra sobre cada candidato. Estos suelen ser:
- Profesionales de RR.HH., quienes además de sus funciones administrativas, orientan a los gerentes de contratación en la toma de decisión.
- Gerentes de contratación, responsables de definir los requisitos de cada puesto, seguir de cerca el avance de los candidatos e incluso de tomar decisiones de contratación.
- Managers, que dependiendo de la organización, el área y puesto, puede darse que varios miembros del equipo participen en las etapas de entrevista y evaluación de competencias.
- Directores, quienes en algunos casos revisan y aprueban las decisiones de reclutamiento y selección, especialmente para puestos de alto nivel.
Al definir claramente las funciones y responsabilidades de cada involucrado, hay más posibilidades de crear un flujograma de reclutamiento que represente con precisión todo el proceso.
Establecer objetivos claros
El éxito de los procesos de reclutamiento depende de cuán alineado esté con los objetivos de la empresa. Por lo que es importante establecer metas claras y para ello, puedes orientarte con preguntas como:
- ¿Qué puestos deben cubrirse? Identifica los roles laborales específicos para los que se crea el proceso.
- ¿Qué criterios estás buscando? Determina conocimientos, habilidades y experiencia requerida.
- ¿Cuál es el cronograma? Establecer la línea de tiempo permite identificar cuánto tarda la empresa en cubrir vacantes y cuáles son las fases que llevan más tiempo.
- ¿Cuál es el presupuesto? Conocer los aspectos financieros es vital para asignar recursos de manera eficiente y entender el retorno de la inversión.
- ¿Cómo medir el proceso? Es necesario definir indicadores para el reclutamiento. Ya que estos permiten evaluar el éxito de la gestión.
Ajustar el flujograma a las características de la empresa
Es importante tener en cuenta que no existe un flujograma único para todas las organizaciones, ya que es una herramienta que debe adaptarse a las características y las necesidades de la empresa. Por ello, ten en cuenta los siguientes criterios al momento de crear este documento:
- Cultura organizacional. Por ejemplo, una compañía que se caracteriza por la innovación, puede tener un enfoque de entrevistas o evaluaciones diferente al de una compañía que valora lo tradicional.
- Industria. Por ejemplo, el reclutamiento IT suele priorizar evaluaciones técnicas más exhaustivas y se debe contemplar en el diagrama.
- Tamaño. Por ejemplo, las PYME suelen tener procesos más simplificados e involucran a menos personas, mientras que las organizaciones grandes pueden requerir diferentes niveles de aprobación, incluir más pasos y más involucrados, por lo que pueden llevar más tiempo.
Cuanto más adaptado esté el flujograma a las particularidades de la empresa, mayores serán las probabilidades de que se ajuste al contexto específico, asegurando un funcionamiento más eficaz y preciso.
Pasos para crear un flujograma de contratación
A continuación, te presentamos 5 pasos esenciales para diseñar tu diagrama de reclutamiento y selección:
Define todas las fases y sus elementos
Aunque pueden variar según la empresa, las etapas generales del proceso de reclutamiento incluyen:
- Identificación de la necesidad de un nuevo empleado.
- Creación de la descripción del puesto y del perfil deseado.
- Atracción de talento mediante la publicación de la oferta de empleo.
- Revisión y filtrado de currículos.
- Preselección de candidatos.
- Evaluaciones y pruebas de selección.
- Entrevista formal.
- Análisis de candidatos y selección final.
- Presentación de la oferta de trabajo.
Una vez que tengas claras las etapas, incorpóralas en el diagrama de flujo, asegurándote de incluir también las actividades específicas dentro de cada fase.
Asigna responsables para cada tarea
Asegúrate de asociar cada miembro del equipo a la fase correspondiente y especifica sus responsabilidades y tareas dentro del proceso.
Organiza las fases y actividades
En lugar de simplemente listar las etapas, colócalas en un orden cronológico que siga la secuencia natural del proceso. Por ejemplo:
- Inicio: Identificación de la necesidad de un nuevo empleado y creación de la descripción del puesto.
- Desarrollo: Difusión de la oferta de empleo, revisión y filtrado de currículos, y preselección de candidatos.
- Conclusión: Evaluaciones, entrevistas formales, análisis de candidatos, selección, y presentación de la oferta de trabajo.
En estas etapas, se desarrollan las siguientes etapas:
- Identificación de la vacante: Puede deberse al crecimiento de la empresa, la creación de un nuevo puesto o la salida de un empleado.
- Aprobación de la vacante: La necesidad de contratación debe ser aprobada por el área correspondiente implica revisan si el presupuesto y la estrategia de la empresa permiten la incorporación de nuevo personal.
- Descripción del puesto: Una vez aprobada la vacante, se procede a redactar una descripción clara y detallada del puesto, incluyendo responsabilidades, requisitos, y competencias necesarias.
- Búsqueda de candidatos: En esta etapa se decide el método de búsqueda, que puede incluir la publicación de la oferta en bolsas de trabajo, redes sociales o el uso de bases de datos internas.
- Recepción y filtrado de CV: Una vez recibidas las solicitudes, se realiza un filtrado inicial para identificar a los candidatos que cumplen con los requisitos básicos del puesto.
- Entrevistas iniciales: Los candidatos seleccionados pasan por una primera ronda de entrevistas, que puede ser telefónica, virtual o presencial. El objetivo es evaluar sus habilidades, experiencia y motivación.
- Pruebas y evaluaciones: Dependiendo del puesto, se pueden aplicar pruebas técnicas, psicométricas o de habilidades específicas para evaluar de manera más objetiva las competencias de los candidatos.
- Entrevista final: Los candidatos que superan las evaluaciones previas son entrevistados nuevamente, esta vez con mayor profundidad, y en muchos casos, por la alta dirección o el jefe del área en la que se integraría el nuevo empleado.
- Oferta de empleo: Una vez seleccionado el candidato ideal, se le hace una oferta de empleo formal, detallando las condiciones laborales, beneficios y salario.
- Incorporación: Finalmente, si el candidato acepta la oferta, se procede a su incorporación, que incluye la firma del contrato y la realización de un proceso de inducción.
Conecta las fases y actividades de manera secuencial
Es fundamental que cada fase y actividad estén vinculadas de forma secuencial, ya que cada etapa depende de la anterior. Al diseñar tu flujograma, utiliza criterios visuales como flechas o números para indicar cómo progresa el proceso.
Compártelo con los involucrados
Para que el flujograma sea una herramienta útil, todos los involucrados deben tener acceso al documento. Invita a los participantes a colaborar añadiendo información o marcando las tareas completadas, de manera que el equipo pueda seguir el progreso y saber cuándo intervenir.
Dado que el proceso de reclutamiento y selección es una tarea colectiva, el diagrama de flujo es ideal para este propósito.
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En la competencia por eficientar los procesos de reclutamiento y selección, herramientas como un flujograma son útiles, pero no suficientes. Y mientras que el diagrama ayuda con la estructura, la tecnología es esencial para la simplificación.
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