Para las empresas, la gestión documental es fundamental para su productividad, desde temas de capacidad de almacenamiento, localización y accesibilidad de la información, hasta asegurar el formato adecuado para dar cumplimento a la ley.
Actualmente existen herramientas tecnológicas que permiten no solo mantenerla centralizada, organizada y a la mano, sino utilizarla de forma automática para otros procesos importantes como el desarrollo del organigrama o de la prenómina.
¿Qué es gestión documental?
La gestión documental consiste en la metodología llevada a cabo para la recolección, almacenamiento y organización de documentos, que facilita la recuperación y extracción de información, así como el resguardo o depuración, según sea el caso.
¿Qué es un sistema de gestión de documentos?
Un sistema de gestión de documentos o Document Management System es una herramienta que permite almacenar, organizar, resguardar, aprobar y categorizar documentos digitalizados.
Este tipo de softwares funcionan como un repositorio de documentos con lo que se agilizan los flujos de trabajo, consulta de la información e incluso acciones de confirmación, como notas de entrega o firmas digitales.
En el área de los recursos humanos, los gestores documentales se encargan de administrar y gestionar el flujo de los documentos de los colaboradores, manteniéndolos centralizados para su consulta y facilitando otros procesos del área.
Ventajas de un gestor documental
En términos generales, un gestor documental colabora en el aumento de la productividad de las empresas a través de la optimización de sus procesos y organización de la información, otorgando beneficios como:
- Fácil acceso. Gracias a la digitalización y la organización, este tipo de herramientas permiten que los administradores accedan a los documentos desde cualquier sitio y en el momento que lo requieran.
- Localización ágil. Al tratarse de un repositorio de documentos ordenados por categorías, la búsqueda de un dato en particular se hace mucho más sencilla.
- Ahorro de tiempo. Al facilitar el acceso a los documentos y encontrar los datos de forma eficiente, permite reducir el tiempo de búsqueda en archivos físicos y evitar desplazarse a una área determinada.
- Seguridad de la información: Con este tipo de herramientas es posible controlar quién accede y manipula la documentación, por lo que la información está protegida.
- Colaboración: Gracias a la administración de accesos, más de una persona puede visualizar los documentos y hacer modificaciones, lo que permite el trabajo colaborativo.
- Ahorro económico. Un software de este tipo no implica una inversión considerable, por el contrario…representa un ahorro a mediano y largo plazo, tanto por temas de rendimiento, como por reducción de gastos por la compra de papel, impresiones, fotocopias, mantenimiento de equipos y acondicionamiento de espacios de almacenamiento.
Como vemos, un sistema de gestión de documentos mejora el flujo de trabajo, permitiendo la accesibilidad, ahorro de tiempo, seguridad y colaboración, sin una gran inversión, beneficios que sin duda mejoran la eficiencia de los encargados de hacer estas actividades y por supuesto, del área de Recursos Humanos.
Gestor documental: tu mejor aliado en las auditorías
Actualmente las evidencias de tipo documental o los registros a que aluden las normas y se solicitan en las inspecciones, pueden mostrarse de manera impresa o en medios electrónicos, debiéndose conservar por determinado tiempo, aspectos en los sin duda un gestor de documentos resulta fundamental.
Esta herramienta favorece la agilidad con la que se localizan y muestran los documentos, disminuyendo la espera de los visitantes e incluso el nivel de estrés del encargado en presentar dichas evidencias.
Sobre la preservación de los documentos, además, el uso de repositorios digitales evita el desgaste, extravío o robo de la información.
Software de gestión documental
Pandapé incluye entre sus funcionalidades, el módulo de gestión documental, que además de mantener la información centralizada, permite:
- Crear carpetas personalizadas para cada tipo de documento y para cada colaborador.
- Notificar a tus colaboradores cada vez que subas un nuevo documento.
- Compartir nóminas, justificantes de ausencias y contratos, entre otros.
- Recibir documentos solicitados a los colaboradores sin necesidad de mails externos a la plataforma.
- Subir los recibos de salario de forma masiva y asignar fácilmente a qué empleado pertenece cada nómina, manteniéndolos de forma confidencial y 100% segura.
- Certificar la recepción y lectura de tus comunicaciones, documentos y políticas gracias al sistema de firma electrónica simple.
Si te gustaría optimizar tu trabajo, manteniendo la documentación organizada y en mismo lugar, solicita una demo de Pandapé.
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