¿Cómo hacer un organigrama para mi empresa? [Incluye plantilla]

El organigrama representa un pilar fundamental dentro de la comunicación empresarial. Mejora la comunicación, favorece los flujos de trabajo, elimina trabajos duplicados, impulsa la transparencia, visibiliza las responsabilidades y jerarquías… Estos son solo algunos de los beneficios de tener acceso a un organigrama empresarial, pero te contamos más razones sobre por qué es importante tenerlo y cómo puedes hacerlo. ¡Además te ofrecemos una plantilla descargable gratuita!

Descarga la plantilla para tu organigrama

Descarga esta plantilla editable para crear tu organigrama. Se trata de una hoja de cálculo en el que te ofrecemos dos plantillas de organigrama: organigrama departamental y organigrama funcional. Puedes modificarlos según tus necesidades:

Qué es un organigrama de empresa

Un organigrama de empresa es un esquema jerarquizado que muestra de manera visual la estructura interna de una compañía. 

Es una especie de “quién es quién” que permite visualizar rápidamente:

• La jerarquía de una empresa
• Los equipos que la conforman
• Los responsables de los equipos
• Quién reporta a quién

¿En qué te ayuda tener un organigrama de tu empresa?

Algunos de los beneficios de tener un organigrama que represente la estructura de tu organización son:

• Mejorar la comunicación.
• Entablar relaciones entre los miembros del equipo.
• Complementar y enriquecer los onboardings. 
• Definir de forma clara y visual la organización de los equipos y la cadena de mandos. 
• Ofrecer una visión transparente de la jerarquía, puestos, funciones, responsabilidades…
• Favorecer la coordinación de los equipos.
• Optimizar los flujos de trabajo.

¿Por qué es importante tenerlo organizado?

Antes de explicarte cómo podemos hacer el organigrama de nuestra empresa, repasamos brevemente algunas de las principales razones por las que es importante disponer de esta herramienta:

• Realización de onboardings más enriquecedores: El nuevo colaborador descubre su posición en la empresa desde el primer momento. Sabrá cuál es la jerarquía en la empresa, cómo se organizan los departamentos, quién forma parte de cada equipo, quién es el responsable, a quién hay que reportar, cuáles son los cargos y responsabilidades de cada miembro del equipo… Es decir, un quién es quién visual y con toda la información que la empresa decida hacer visible.
• Mayor integración del equipo: Sentirse integrado, parte del equipo, es muy importante para fomentar un buen ambiente laboral. Con un organigrama claro y visual, todos los colaboradores tendrán visibilidad. Además, la situación de home office puede dificultar las relaciones entre los compañeros, así que saber quién se encuentra en su equipo les ayudará a establecer una relación más fácil y cercana.
• Resolución y gestión eficaz de tareas entre diversos departamentos: Los colaboradores sabrán a qué personas pueden recurrir cuando necesiten la ayuda de otro miembro de su compañía. Establecer un organigrama ayuda delimitar las funciones, así como las obligaciones y los límites que se deben cumplir. Permite saber a quién debemos dirigirnos y ahorra tiempos a la hora de encontrar los responsables de ciertos cometidos.
• Mejores flujos de trabajo: El organigrama nos permite también establecer de manera visual los flujos de trabajo y coordinarnos de manera más productiva, evitando errores y detectando fallos. Por ejemplo, si alguna tarea se duplica en más de un puesto.
• Mejora la comunicación: Todos los puntos comentados giran en torno a una necesidad común: la comunicación. Establecer vínculos con los compañeros, así como generar un equipo capaz de entenderse, resulta clave para la gestión de una empresa. ¿Qué colaborador de Monterrey se encarga de las mismas tareas que el de Ciudad de México? Un organigrama nos aporta toda esta información.

¿Que empresas necesitan un organigrama?

La importancia del organigrama se fundamenta en la cohesión y comprensión del equipo. De esta manera, aunque trabajemos en una empresa pequeña, es crucial dejar claro los roles de cada persona.

Algunos casos en los que el organigrama resulta imprescindible:

• Empresas que recurren al trabajo temporal.
• Grandes compañías.
• Pequeños negocios que buscan prosperar.
• Empresas con diferentes sedes.
• Aquellas cuyos departamentos sean muy diferenciados, y no acostumbren a trabajar en equipo.
• Necesidad de establecer home office.
• Locales de venta al por menor.
• Fábricas y otros sectores con largas cadenas de mando.

Como puedes ver, un organigrama resulta muy útil en cualquiera de las circunstancias ya mencionadas. Los beneficios que aporta pueden comportar una mayor estabilidad en tu empresa, así como impulsar su productividad.

Cómo armar un organigrama de empresa

Tanto si buscas un organigrama para una empresa de servicios, industrial, comercial u otro tipo, debes tener en cuenta siempre lo mismo:

• Número de trabajadores.
• Posición a la que pertenecen.
• Departamento al que pertenecen.

Pasos para hacer un organigrama de empresa

• Empieza por localizar los diferentes departamentos y ordénalos en función de la cadena de mandos.
• Ten en cuenta que aquellas personas al mando o CEOs, encabezarán la lista.
• Segmenta cada departamento por los diferentes puestos que lo conformen. Un ejemplo de ello sería director creativo y diseñador gráfico júnior o sénior.
• Deja claro qué personas están a cargo de un equipo u otros compañeros. Un colaborador debe saber quienes serán sus superiores, así como sus subordinados.   
• Te aconsejamos que añadas el nombre de todos los empleados que se encuentran en un determinado puesto. Esto puedes hacerlo en el mismo organigrama o en un directorio adjunto, si tu empresa es demasiado extensa para ello.
• Trata de establecer un organigrama fácil de leer e intuitivo.

Además, de todo esto, existen cuestiones de estilo y contenido que deberás decidir, en función de tus necesidades.

Tipos de organigrama

Podemos segmentar los diferentes tipos de estructura en función de dos puntos diferenciados. Deberás tenerlo en cuenta antes de establecer tu organigrama de empresa, ya que esta decisión determinará la forma final que adquiera.

Según contenido

Podemos rellenar la información sobre los colaboradores de diferentes maneras. A continuación, te ponemos unos ejemplos. Puedes tomar la decisión de incluirlos de manera total o parcial:

• Identificación: Nombra a cada persona de tu equipo en el organigrama, sabiendo quién se encuentra en cada lugar.
• Función: Designa cada eslabón del organigrama dependiendo de las tareas que deban cumplir. No es lo mismo un diseñador gráfico junior, que un director creativo.
• Departamento: Los departamentos acostumbran a estar presentes siempre, ya sea un organigrama identificativo o funcional.

También puedes optar por destacar tan sólo los departamentos en tu organigrama, haciéndolo más minimalista. Te recomendamos que si lo haces de esta manera, adjuntes un listado de los empleados que conforman cada equipo.

Según forma

Una vez establecida la información que desees mostrar, podrás escoger el formato en el que mostrarás tus empleados.

Te damos algunos ejemplos:

• Horizontal: La jerarquía establece su punto más alto a la izquierda, y va desglosando los diferentes departamentos, dejando los puestos más bajos a la derecha del organigrama.
• Vertical: Similar al horizontal, pero esta vez el organigrama empezará en la parte superior, y terminará en la inferior.
• Circular: La persona al mando (CEO) se encontrará en el centro del círculo. A su alrededor se irán formando círculos concéntricos donde se establecerán los puestos jerárquicamente. El círculo exterior pertenecerá a los puestos más bajos.
• Mixto: Encontramos tanto información vertical como horizontal. Un ejemplo de ello sería el orden jerárquico en vertical, y el nivel de responsabilidad que cada uno conlleve en horizontal. También podemos jugar con otras variables, como es la localización o los departamentos.

¿Cómo tiene que ser un organigrama de empresa?

Podemos entender como organigrama un esquema que muestra de manera gráfica y eficaz los miembros de una plantilla y su posición correspondiente dentro de la empresa.

Para conseguir un organigrama eficaz, debe cumplir los siguientes requisitos:

• Ser claro y sencillo de comprender. No olvidemos que se trata de un esquema básico para hacernos una idea de qué colaboradores trabajan juntos.
• Dar opción a la transformación y/o la evolución. Un equipo de trabajo puede estar en constante cambio, y a consecuencia, el organigrama tal vez se expanda o mute.

Automatización del organigrama de empresa, la solución más sencilla

Si prefieres automatizar la tarea de crear y mantener actualizado tu organigrama sin tener que rellenar manualmente archivos de Excel o rehacer pdfs con cada cambio en tu plantilla, existen herramientas digitales como Pandapé, la plataforma de gestión de procesos de RRHH.

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