Un contrato de confidencialidad es un acuerdo legal entre dos o más partes que establece términos y condiciones acerca del manejo de información considerada confidencial y compartida entre ellas.
Este tipo de contrato puede ser utilizado para proteger la propiedad intelectual, secretos comerciales, estrategias de negocios, información financiera o cualquier otro tipo de información confidencial que se considere valiosa y que necesite ser protegida de divulgación no autorizada.
A continuación te contamos todo lo que necesitas saber acerca del contrato de confidencialidad: qué es, cuál es su importancia y cómo mejorar su implementación con ayuda de la tecnología.
Contrato de confidencialidad en RRHH
Este tipo de contrato es de gran relevancia para los profesionales de Recursos Humanos, ya que se encargan de manejar información confidencial y personal tanto de los empleados como de la empresa. Algunas de las razones por las que un contrato de confidencialidad es importante son:
Protección de la información
Este tipo de documento es una herramienta que permite proteger la información confidencial de la empresa y de los empleados, garantizando que no sea divulgada o compartida sin autorización.
Cumplimiento de las regulaciones
En muchos casos, las leyes y regulaciones obligan a las empresas a proteger la información confidencial de sus empleados y de la empresa en general. El contrato de confidencialidad es una manera de asegurar que se cumplan estas regulaciones.
Fomento de la confianza
Cuando los empleados saben que su información confidencial está protegida, se sienten más seguros y confiados al trabajar en la empresa. Esto puede mejorar la moral y la satisfacción laboral.
¿Qué regulaciones existen al respecto?
En México existe una regulación específica relacionada con los contratos de confidencialidad. La Ley Federal de Protección a la Propiedad Industrial (LFPPI) establece las disposiciones legales relacionadas con la protección de secretos industriales y de negocios, así como la forma en que se pueden proteger estos mediante el uso de contratos de confidencialidad.
La LFPPI define los secretos industriales y de negocios como información de propiedad exclusiva de una empresa que no es de conocimiento público y que puede ser explotada económicamente debido a su valor comercial.
La información de un secreto industrial podrá constar en documentos, medios electrónicos o magnéticos, discos ópticos, microfilmes, películas o en cualquier otro medio conocido o por conocerse.
Ley Federal de Protección a la Propiedad Intelectual
La ley establece que el titular de un secreto industrial o de negocios puede exigir a terceros que firmen un contrato de confidencialidad para proteger su información. Sin embargo, se debe recalcar que los datos personales de los colaboradores debe recibir el mismo tratamiento ya que así lo establece la Ley Federal de Protección de Datos Personales.
El responsable o terceros que intervengan en cualquier fase del tratamiento de datos personales deberán guardar confidencialidad respecto de éstos, obligación que subsistirá aun después de finalizar sus relaciones con el titular o, en su caso, con el responsable.
Ley Federal de Protección de Datos Personales
Un contrato de confidencialidad debe procurar la protección de información de todas las partes involucradas ya que así lo establece la Ley y de esta forma se establece un piso parejo tanto para las empresas como para los colaboradores.
¿Qué información debe contener un contrato de confidencialidad?
Los profesionales de Recursos Humanos suelen manejar información personal y confidencial tanto de los colaboradores como de la empresa, por lo que la redacción de un contrato de confidencialidad debe ser clara y detallada, y debe incluir los siguientes elementos:
Identificación de las partes involucradas: El contrato debe especificar quienes son las partes involucradas, es decir, el titular de la información confidencial y la persona o entidad que se compromete a mantener la confidencialidad.
Descripción de la información confidencial: Se debe describir claramente cuál es la información confidencial que será protegida, incluyendo cualquier documentación, datos o información relacionada con el negocio o la propiedad intelectual.
Obligaciones de confidencialidad: El contrato debe establecer las obligaciones específicas de confidencialidad que ambas partes deben cumplir para proteger la información confidencial.
Plazo y vigencia: El contrato debe establecer el plazo y la vigencia del acuerdo de confidencialidad.
Excepciones a la confidencialidad: El contrato debe especificar las excepciones a la obligación de confidencialidad, por ejemplo, en el caso de que la información confidencial sea requerida por una autoridad gubernamental o para cumplir con una ley aplicable.
Clausula por incumplimiento: El contrato debe establecer las consecuencias por incumplimiento de las obligaciones de confidencialidad, que pueden incluir el pago de daños y perjuicios, así como la rescisión del contrato.
Es importante destacar que el contrato debe ser redactado por un abogado especializado en propiedad intelectual y/o contratos, con el fin de asegurar su validez y eficacia en caso de una disputa o controversia.
Tecnología al servicio de RH
Dicho lo anterior ha quedado claro que la labor de los profesionales de RRHH implica un manejo cuidadoso y responsable de documentos. Afortunadamente existen herramientas digitales que pueden ayudarte con los contratos de confidencialidad de varias maneras:
Onboarding digital: Consiste en un sistema que permite prediseñar las etapas del onboarding y dar seguimiento de los documentos básicos solicitados, como el contrats de confidencialidad, lo que ayuda a asegurar que los empleados firmen y cumplan con toda su documentación desde el inicio de su trayectoria.
Gestor documental: Un software de Recursos Humanos puede proporcionar un sistema de gestión documental que permita almacenar y acceder a los contratos de confidencialidad de manera segura y organizada.
Firma electrónica: Algunos software de Recursos Humanos ofrecen opciones de firmas electrónicas para simplificar y agilizar la corroboración de que se conoce el contrato de confidencial y hacer que el proceso sea más seguro.
En resumen, un software de Recursos Humanos puede proporcionar una solución integrada y eficiente para la gestión de los contratos de confidencialidad, lo que puede ahorrar tiempo y esfuerzo, mejorar la seguridad y el cumplimiento, y simplificar el proceso de seguimiento y auditoría.
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Disclaimer: la información contenida en el presente sitio web no constituye asesoramiento legal de ningún tipo por parte de DGNET Ltd (Pandapé). Este artículo no puede ser considerado como un consejo o recomendación legal. Si desea asesoramiento legal específico sobre los temas tratados en el presente documento, deberá consultar a un abogado.
