En ocasiones, los conflictos laborales no resueltos impactan negativamente en el clima y la cultura organizacional, generando problemas como alta rotación y baja productividad. Por eso, es crucial contar con mecanismos como los canales de denuncia para prevenir y controlar los conflictos a tiempo.
Un canal de denuncias es un mecanismo establecido por las empresas que permite a los empleados y otras partes interesadas informar de manera confidencial y segura sobre cualquier conducta inapropiada, irregularidades o violaciones de políticas y normativas dentro de la organización.
Este tipo de canales pueden variar su funcionamiento e implementación dependiendo del país o región en la que nos encontremos. Por eso en este artículo te brindamos una guía básica para implementarlo en tu organización.
¿Qué es un canal de denuncias y por qué es importante contar con uno?
Un canal de denuncias o whistleblowing, es un mecanismo planeado para prevenir y contrarrestar los conflictos que puedan surgir en una organización, así como de implementar medidas correctivas que permitan reestablecer la paz, impactando lo menos posible en el clima laboral.
Asimismo, promueve una cultura de transparencia y responsabilidad ya que permite a los empleados comunicar cualquier preocupación sin temor a represalias, al mismo tiempo que se abordan y corrigen los conflictos antes de que se conviertan en problemas mayores.
Sin embargo, estos no son los únicos beneficios que tiene contar con un sistema de denuncias seguras, ya que además permiten gozar de:
Cumplimiento normativo y legal: Un canal de denuncias ayuda a la empresa a cumplir con las regulaciones legales vigentes. Permite que la empresa aborde y resuelva rápidamente cualquier violación de normativas internas o externas, evitando posibles multas o sanciones legales.
Protección de la marca y la reputación: Al abordar rápidamente los problemas y conflictos internos, el canal de denuncias protege la reputación y la imagen de la empresa tanto interna como externamente. Muestra el compromiso de la empresa con la integridad y el cumplimiento de altos estándares éticos.
Fomenta la cultura de denuncia ética: Al establecer un canal de denuncias, la empresa fomenta una cultura de denuncia ética, donde se anima a los empleados a reportar cualquier comportamiento inapropiado o irregular. Esto crea un ambiente en el que se valora la honestidad y la ética en todas las áreas de la empresa.
¿Cuáles son las regulaciones que la respaldan?
Si bien cada país cuenta con sus propias regulaciones lo cierto es que parecen estar de acuerdo en que deben existir mecanismos de alerta dentro de las empresas. Organismos como la Organización Internacional del Trabajo (OIT) han hecho distintas recomendaciones, señalando la importancia de los canales de denuncia para combatir problemas como el acoso y la violencia en las organizaciones.
“Debe existir un mecanismo interno de queja y denuncia de fácil acceso, seguro, justo y eficaz, así como un sistema de resolución de conflictos para que los trabajadores o cualquier tercero puedan denunciar o buscar ayuda ante cualquier incidencia de violencia y acoso en el lugar de trabajo”. OIT
En el caso de México existen regulaciones como la NOM-035 que señala la obligación de brindar un medio de comunicación a través del cual los colaboradores puedan informar sobre los conflictos y actividades que afectan al entorno de trabajo.
“Para la prevención de los factores de riesgo psicosocial y la violencia laboral, así como para la promoción del entorno organizacional favorable, los centros de trabajo deberán disponer de mecanismos seguros y confidenciales para la recepción de quejas y para denunciar actos de violencia laboral”. Diario Oficial de la Federación
Además, esta misma ley señala que la correcta implementación de medidas puede favorecer el sentido de pertenencia de los trabajadores a la par que mejora el entorno laboral. Siendo de esta forma una alternativa conciliadora para la resolución de conflictos.
¿Cómo implementar un canal de denuncias en una empresa?
El funcionamiento de un canal de denuncias puede variar según la empresa, país o región. Sin embargo, por lo general, se busca cumplir con los siguientes puntos para asegurar su correcto funcionamiento:
Creación y divulgación: Es importante que las empresas establezcan y comuniquen la existencia del canal de denuncias a todos los empleados y otras partes interesadas. Se proporciona información sobre cómo acceder al canal y se garantiza la confidencialidad de las denuncias.
Reporte confidencial: Los colaboradores pueden presentar sus denuncias de manera confidencial, ya sea a través del canal de comunicación interna, un formulario en línea o una dirección de correo electrónico específica.
Recepción y registro: Una vez que se recibe una denuncia, un equipo designado, como el departamento de Recursos Humanos o el área de ética y cumplimiento, registra y documenta los detalles de la denuncia de manera confidencial.
Investigación y resolución: Dependiendo de la naturaleza de la denuncia, se puede realizar una investigación interna para determinar la veracidad de los hechos reportados. El objetivo es resolver el problema de manera justa y adecuada.
Comunicación y seguimiento: Una vez concluida la investigación, se comunica el resultado al denunciante y de ser necesario, se toman medidas correctivas para abordar el problema reportado.
Protección contra represalias: Es importante que la empresa tenga políticas para proteger a los denunciantes de posibles represalias por presentar una denuncia de buena fe. Los denunciantes deben sentirse seguros al informar sobre cualquier preocupación.
El papel del departamento de RR.HH.
Como hemos mencionado anteriormente el manejo de un canal de denuncias está a cargo de profesionales de distintas áreas. Sin embargo es necesario remarcar la participación de los profesionales de Recursos Humanos durante todo el proceso.
Una de las principales tareas del profesional de RR.HH. es establecer y gestionar el canal de denuncias, garantizando la confidencialidad y seguridad de los denunciantes. Además, reciben y registran las denuncias para evaluar su gravedad y relevancia, permitiendo identificar las que requieren acción inmediata o una investigación más detallada.
También desempeñan un papel crucial en promover una cultura ética, fomentando la transparencia, la honestidad y la integridad en toda la organización. Además, al alentar a los empleados a reportar conductas inapropiadas a través del canal de denuncias, se construye un ambiente de trabajo seguro y confiable para todos.
¿Cómo mejorar la gestión de denuncias en una organización?
Un software de Recursos Humanos puede mejorar significativamente la gestión de un canal de denuncias al ofrecer funcionalidades especializadas, garantizar la confidencialidad y la seguridad de la información y facilitar el proceso de manejo de las denuncias.
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