¿Qué es el outsourcing?, ¿en qué consiste la reforma de subcontratación de personal?, ¿qué dice ahora la Ley Federal del Trabajo?, ¿es legal subcontratar?, ¿qué hay que hacer para no incurrir en ilegalidades? ¿qué plazos existen?…
Todos hemos estamos atentos a las noticias sobre cualquier novedad de la reforma del outsourcing y la Ley Federal del Trabajo. ¡Aquí tienes las respuestas a tus dudas!
Reforma de Outsourcing en México: Contexto y antecedentes
Empieza la cuenta atrás para que todas las empresas se adapten a las líneas marcadas en la reforma del outsourcing o subcontratación de personal. El 20 de abril, el Senado aprobó esta reforma y el 24 de ese mismo mes entró en vigor.
Este paso llegó después de que las empresas solicitaran un plazo de tiempo ante la iniciativa de ley en materia de subcontratación presentada por el presidente Andrés Manuel López Obrador en noviembre de 2020 y luego de que el pasado 5 de abril de 2021 se reunieran con el mandatario, los principales representantes de los sectores obrero y empresarial, funcionarios del Gobierno de México y representantes del Poder Legislativo, para retomar dicha iniciativa.
El principal objetivo de este trámite legislativo es eliminar prácticas que dañan los derechos laborales, evitar la evasión de obligaciones patronales y la defraudación fiscal.
¿Qué es el outsourcing o subcontratación?
Según la Ley Federal del Trabajo, el trabajo en régimen de subcontratación tiene a un patrón denominado contratista que ejecuta obras o presta servicios con sus trabajadores bajo su dependencia. Lo hace a favor de un contratante, una persona física o moral, quien fija las tareas del contratista y lo supervisa en el desarrollo de los servicios contratados.
Es decir que el outsourcing es una modalidad de trabajo donde las empresas tercerizan algunas de sus actividades a través de la subcontratación o externalización de una o varias de sus actividades.
A partir de ahora y según la nueva reforma, para ser legal, el outsourcing debe cumplir con ciertas condiciones que veremos más abajo resumidas en 8 puntos.
Ejemplos de outsourcing
En México, algunas empresas utilizan el outsourcing para hacer más fácil la gestión de recursos humanos, reducir tiempo y costos para su negocio.
De acuerdo con Mercer, la mayoría lo hace con servicios como limpieza, comedor, seguridad… aunque también es común en servicios como contabilidad, publicidad, recursos humanos, promotoría, soporte informático, entre otros.
Con las nuevas disposiciones de la Ley, la clave es la siguiente: es legal subcontratar obras o servicios especializados siempre y cuando NO sean el core business de la empresa contratante.
Por ejemplo:
▶ Si tu empresa se dedica a la fabricación de muebles NO puedes subcontratar a quienes los hacen, pero quizá podrías externalizar la distribución, promotoría y venta de estos, así como la limpieza, contabilidad, publicidad, etc. Todas estos servicios deberán brindarse por proveedores legalmente registrados ante la STPS.
▶ Si por el contrario, tu acta constitutiva indica que te dedicas a la fabricación , distribución y ventas de muebles NO podrías externalizar la contratación de quienes los hacen, distribuyen o venden. Todos ellos tendrían que formar parte de tu plantilla.
¿Por qué se decidió regular el outsourcing?
A principios de 2021, la STPS público que durante el primer operativo para supervisar el correcto cumplimiento de la Ley Federal del Trabajo, realizado en septiembre de 2019 en coordinación con el IMSS, el SAT, la Procuraduría Fiscal, el Infonavit y la Unidad de Inteligencia Financiera, se evidenciaron una serie de medidas que han afectado a millones de trabajadores en México, las cuales no les permitían:
- Generar antigüedad
- Ser partícipes del reparto de utilidades
- Recibir aguinaldo ni prima vacacional
- Y ejercer libremente sus derechos colectivos
Algunos de los hallazgos en las empresas inspeccionadas fueron:
- 83% tenía subcontratada al total de su plantilla.
- 17% tenía subcontratado al 95.5% de la plantilla.
- 75% de los trabajadores eran registrados ante el IMSS con salarios menores a los reales e incluso algunos estaban registrados en actividades diferentes a las que realmente desempeñaban, a fin de bajar su prima de riesgo.
- 29% de las empresas inspeccionadas renovaba mensualmente los contratos, provocando la incertidumbre de saber si el próximo mes tendrían empleo.
Otro dato es que el 95% de las empresas inspeccionadas conseguía a sus trabajadores a través de entre 3 y 6 empresas contratistas, las cuales fungían como intermediarias para evadir ciertas obligaciones.
Consecuencias de la reforma laboral sobre el outsourcing
El objeto de la reforma es que sirva para incrementar el empleo formal, así mismo la nueva ley en materia de subcontratación pretende:
- Combatir la simulación, elusión y evasión fiscal que hacen algunas organizaciones.
- Que dé mayor seguridad y calidad en el empleo a los trabajadores y sirva para regular la prestación de los servicios especializados de personal.
- Algunos expertos temen las consecuencias negativas que pueda tener en cuanto a cifras de empleo.
- Muchas empresas tendrán nuevas necesidades y retos a la hora de gestionar su capital humano.
La Reforma en Materia de Subcontratación en México, en 8 puntos
Te contamos de qué va la reforma en 8 puntos fundamentales:
1. Se prohíbe la subcontratación de personal.
2. Se permite la subcontratación de servicios y obras especializadas que no formen parte del objeto social, ni de la actividad económica preponderante.
3. Registro obligatorio de empresas de subcontratación especializada en el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados y Obras Especializadas (REPSE), previa acreditación de cumplimiento de sus obligaciones laborales, fiscales y de seguridad social.
4. Las empresas que reciban los servicios especializados deberán responder frente a los trabajadores en caso de incumplimiento.
5. Se homologan los criterios del Código Fiscal, de la Ley del ISR y la del IVA con la Ley Federal del Trabajo, para evitar simulación y defraudación fiscal.
6. Se endurecen las sanciones para el caso de incumplimiento.
7. Plazos de la Reforma: 1 mes a partir de la publicación de la reforma para que la STPS emita los lineamientos para el registro; 3 meses para que las empresas se regularicen y reconozcan a sus trabajadores, una vez publicados los lineamientos. Cada 3 años las empresas tendrán que actualizar su registro ante la STPS.
8. Se reforma la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, para que en el Gobierno Federal ya no exista la subcontratación de personal. Se iniciará un proceso de diagnóstico para regularizar al personal subcontratado.
¿Qué pasará con las empresas?
De acuerdo con la encuesta “Termómetro de Teletrabajo y Subcontratación” de Mercer, al menos el 60% de las empresas encuestadas tiene personal tercerizado y 38% de ellas, recurre a un esquema de insourcing; es decir, que sus empleados están contratados a través de otra razón social creada por la misma organización.
A partir del 1 de mayo de 2021, estas empresas deberán realizar ajustes para cumplir con las nuevas disposiciones y únicamente podrán subcontratar servicios u obras especializadas que no formen parte de su actividad económica preponderante.
Las empresas tendrán tres meses para incorporar a sus trabajadores que están subcontratados como empleados permanentes. Con excepción de aquellos servicios o de ejecución de obras especializadas, siempre que el contratista esté registrado en el REPSE.
Sobre si podrán absorber a todos los trabajadores subcontratados, hasta el momento, cerca del 85% de las empresas reportó que le será posible contratar directamente a una proporción elevada de trabajadores.
Principales retos a enfrentar por las empresas
En nuestro webinar “Pasos para adaptarte a la ley de subcontratación”, en conjunto con la firma HRM Consulting, revisamos cuáles son los principales desafíos o acciones necesarias que han detectado las empresas y cómo se pueden resolver de forma sencilla, eficiente y asequible.
A continuación los enunciamos de acuerdo al orden en que las empresas los irán encontrando:
- Registro en la plataforma REPSE para temas de servicios especializados.
- Adecuación en el objeto social y actividad preponderante.
- Ajustes y adecuaciones en los perfiles de puesto en la organización.
- Reducción en la deducibilidad fiscal.
- Aumento en las cargas obrero patronales.
- Cambios en materia laboral y seguridad social.
- Disminución y pérdida de empleos temporales.
- Complejidad para hacer frente a proyectos especiales o temporales.
Y paralelamente deberán hacer frente a todo lo que implica absorber a los colaboradores (antes tercerizados), a su plantilla:
- Aumento de capacidades instaladas en cuanto a herramientas, plataforma, recursos, etc.
- Incremento en la carga administrativa y laboral.
Adicionalmente, Joan Vila Casanovas, Partner de Delvy México nos compartió algunos otros desafíos durante su participación en la primera edición de nuestro Digital Talent Talks:
- Nuevo modelo para determinar el pago de las utilidades a los trabajadores, como parte de la reforma de outsourcing.
- Inscripción en el portal de Prevención al Lavado de Dinero.
- El registro antes el REPSE implica la coordinación y cercanía con el IMSS, el SAT y la Procuraduría Fiscal. Con ello, se prevé que la autoridad intensifique las inspecciones para verificar que cumplan las nuevas reglas previstas en la LFT.
- Por último, es fundamental estar pendiente del impacto que ha tenido la reforma en cuanto a efectos fiscales.
¿Y qué pasa con el outsourcing y la NOM 035?
Más allá de todas estas dudas sobre la reforma del outsourcing y su posible impacto, sabemos que existen también dudas sobre cómo aplica la NOM 035 en este caso.
Hemos considerado algunos puntos sobre aplicación de la NOM 035 en casos de subcontratación:
- Al pasar a ser reconocidos como trabajadores directos de las empresas, estas estarían obligadas a la gestión de sus funciones y obligaciones, siendo una de ellas la aplicación de la norma.
- Debido a que ahora las empresas y las prestadoras de servicios especializadas tendrán responsabilidad solidaria, dentro de la empresa se deberán aplicar las mismas medidas de prevención de riesgos psicosocial y violencia a los trabajadores subcontratados.
- Las empresas que tercerizan serán encargadas de implementar la NOM-035 y realizar un plan apropiado para cada empresa a la que presta el servicio. Lo que implica conocer el contexto de los factores de riesgo psicosocial a los que se enfrentan los colaboradores en cada una de ellas. Ambas partes tendrían que diseñar un plan de trabajo preventivo y crear un comité de seguimiento del cumplimiento de las políticas implantadas.
Multas outsourcing: en caso de incumplir la ley…
Las modificaciones aprobadas, contemplan reformas a la Ley Federal del Trabajo para imponer multa de hasta 4 millones 481,000 pesos (hasta 50,000 UMA) para quien realice o preste servicios de subcontratación, sin contar con registro correspondiente.
Asimismo, se establecerán cambios al Código Fiscal de la Federación para considerar esta figura como delito de defraudación fiscal, el cual se castiga hasta con tres años de prisión.
En caso de que un patrón no permita la inspección y vigilancia de las autoridades será acreedor de una multa de entre 22 mil y 448 mil pesos.
¿Cómo quedaría el sistema de outsourcing en México?
A modo de resumen, podemos destacar que la Reforma del Outsourcing determina en:
La subcontratación, prohibida
Salvo excepciones específicas, se prohíbe la subcontratación de personal que consiste en que una persona física o moral proporcione o ponga a disposición trabajadores propios en beneficio de otra.
El outsourcing, permitido cuando sean servicios especializados
Queda permitida únicamente la prestación de servicios especializados o la ejecución de obras especializadas, que no forman parte del objeto social ni de la actividad económica de la empresa beneficiaria de los mismos.
Responsabilidad solidaria
Las empresas o patrones que recurran a la prestación de servicios especializados con un contratista que incumpla las obligaciones con sus trabajadores, serán responsables solidarios en temas laborales y fiscales.
Por esta razón, deberán solicitar comprobantes del pago de las cuotas de Seguridad Social e Infonavit; declaración de las retenciones de impuestos; comprobantes fiscales por concepto de pago de salarios, de las retenciones de ISR y del IVA, así como verificar el cumplimiento formal del subcontratista en materia de Prevención de la Lavado de Dinero.
Autorización de la STPS
Las empresas que presten servicios especializados requerirán autorización por parte de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, a ser renovada cada 3 años; además, quedarán inscritas en un padrón público.
Agencias de colocación
Quedan permitidas las agencias de colocación, pero solo podrán intervenir en el proceso de contratación (reclutamiento, selección, entrenamiento y capacitación, entre otras actividades) y en ningún caso se considerarán patrones.
Multas por incumplimiento de la reforma laboral
El incumplimiento de las nuevas disposiciones implica multas de hasta 50,000 veces la UMA. Es decir, hasta 4 millones 481,000 pesos para quien realice o preste servicios de subcontratación, sin contar con registro correspondiente y hasta tres años de cárcel por delito de defraudación fiscal.
Implicaciones fiscales del outsourcing
Los pagos por concepto de subcontratación de personal no tendrán efectos fiscales de deducción o acreditamiento. Asimismo, las irregularidades se procesarán como un delito de defraudación fiscal.
Sistemas de gestión automatizada de trabajadores
Con esta reforma del sistema de contratación de outsourcing, muchas empresas van a encontrarse con nuevas obligaciones frente a sus trabajadores.
Puede ser un nuevo reto para algunas organizaciones, que tendrán que contratar a sus colaboradores como personal propio. Además, surgirán nuevas necesidades, como el control horario de esa fuerza laboral o, a nivel más general, todo lo que supone la gestión de capital humano.
Pero atención, porque gestionar estos equipos de colaboradores no tiene que suponer un problema para ninguna organización. Existen plataformas digitalizadas esenciales para estas tareas y que facilitan enormemente todo lo relacionado con gestión de capital humano dentro de una organización.
Una plataforma de gestión automatizada ayuda a las organizaciones a optimizar la tareas de la gestión de talento humano:
– Prenómina
– Control de asistencia
– Gestión de vacaciones y ausencias
– Desempeño de los colaboradores
– Productividad
…entre otras responsabilidades del área
Pandapé es una herramienta de automatización de tareas de RH y gestión de talento diseñada a medida para las PYME mexicanas, que a través de módulos se adapta a la perfección a las necesidades de cada empresa.
Si quieres saber cómo Pandapé puede ayudarte a adaptarte a las nuevas necesidades marcadas por la reforma del outsourcing, contacta con uno de nuestros consultores.
Descubre más información:
- Uso de herramientas predictivas en el reclutamiento: qué hay que tener en cuenta
- Oportunidades y retos de la Gig Economy en el Perú
- ¿Qué es un Empleador Registrado (EOR)?
- 🇨🇱 El impacto de Ley de Protección de Datos Personales en Chile
- El rol del líder de RR.HH. ante la transformación digital
Disclaimer: la información contenida en el presente sitio web no constituye asesoramiento legal de ningún tipo por parte de DGNET Ltd (Pandapé). Este artículo no puede ser considerado como un consejo o recomendación legal. Si desea asesoramiento legal específico sobre los temas tratados en el presente documento, deberá consultar a un abogado.
